Certificato di malattia: quale presentare al lavoro e quando

A chi spetta inviare il certificato di malattia al datore e quale mandare tra telematico e cartaceo: un guida sui certificati medici obbligatori in caso di assenza dal lavoro, anche per un solo giorno, e termini previsti dalla legge.

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Il certificato di malattia del medico di base è un documento formale che serve a giustificare l’assenza di un dipendente dal lavoro per motivi di salute. Grazie ad esso i giorni di assenza sono retribuiti dall’Inps secondo le regole previste dal CCNL di categoria.

A chi spetta mandare il certificato di malattia ed entro quanti giorni? Questi sono due aspetti spesso poco chiari ai dipendenti e che meritano un approfondimento.

Infatti l’invio del certificato di malattia entro i termini è fondamentale per evitare richiami da parte del datore di lavoro e per ricevere l'indennità da parte dell’Inps durante i giorni di assenza. Inoltre serve a comunicare l'indirizzo nel quale può avvenire la visita fiscale.

Bisogna quindi capire qual è la differenza tra certificato di malattia telematico e cartaceo e che valore hanno le certificazioni rilasciate dalla guardia medica o dal Pronto soccorso. 

Se ti stai chiedendo quale certificato presentare al datore e, soprattutto, quando con questo articolo chiariremo tutti i tuoi dubbi!

Certificato di malattia Inps da presentare al datore di lavoro

Quando un dipendente si ammala deve comunicare tempestivamente al proprio datore l'assenza e chiedere il certificato di malattia la medico di base. Se non lo fa può incorrere in richiami, ammonimenti o, nel peggiore dei casi, nel licenziamento per giusta causa (motivato dall’assenza ingiustificata).

Medico di base ed Inps sono i soggetti incaricati di portare a termine questo adempimento formale. Infatti, tramite un sistema online, il medico o la struttura ospedaliera inviano la certificazione direttamente all’azienda in cui paziente è assunto.

Il lavorate, invece, è tenuto a dichiarare al datore l’indirizzo di residenza o domicilio ai fini della visita fiscale. Difatti sia il datore di lavoro che l’Inps possono richiedere una visita domiciliare per verificare l’effettivo stato di salute del dipendente. 

Se il lavoratore non indica l'indirizzo corretto e impedisce l’espletamento della visita fiscale può subire ripercussioni gravi, fino alla perdita dell’indennità di malattia riconosciuta dall’Inps. 

Le fasce orarie in cui può avvenire la visita fiscale sono:

  •  per i dipendenti pubblici, dalle 09:00 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 18:00 7 giorni su 7 compresi i festivi;
  • per i dipendenti del settore privato, dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 17:00 alle 19:00 7 giorni su 7 compresi i festivi.

Tuttavia esistono delle ipotesi particolari in cui il dipendente è esonerato dall’obbligo di reperibilità. Si tratta dei casi previsti dal decreto legge 151/2015 e dal successivo decreto del Ministero della salute dell’11 gennaio 2016:

  • in caso di patologie gravi che richiedano terapie salvavita;
  • in caso di patologie correlate ad una invalidità riconosciuta pari o superiore al 67%.

Sono esclusi dall'obblgio di produrre il certificato medico telematico le Forze armate, i Vigili del fuoco e l’Esercito.  

Chi deve inviare il certificato di malattia al datore di lavoro

Spetta al dipendente o al medico di base mandare il certificato di malattia al datore di lavoro? Da quando è in vigore il certificato telematico questa formalità spetta al medico; invece la consegna della certificazione cartacea da parte del dipendente è una ipotesi eccezionale.

Il medico di base o la struttura sanitaria pubblica (ad esempio dopo un ricovero ospedaliero) compilano il certificato di malattia direttamente online sul portale dell’Inps che, a sua volta, invia la certificazione al datore di lavoro.

Talvolta per velocizzare la ricerca della certificazione il datore di lavoro può chiedere al dipendente di riferire il numero di protollo del certificato di malattia. Si tratta di un codice numerico che il medico comunica obbligatoriamente al paziente al momento dell'emissione del certificato. 

Il lavoratore, se desidera conservare una copia, può chiedere al medico di base di inviare la documentazione anche al suo indirizzo di posta elettronica, come stabilito nel D.Lgs. 165/2001, al comma 2:

“Il medico o la struttura sanitaria invia telematicamente la medesima certificazione all'indirizzo di posta elettronica personale del lavoratore qualora il medesimo ne faccia espressa richiesta fornendo un valido indirizzo.”

Per conoscere come consultare i certificati di malattia Inps online non perdere la guida di Insindacabili.

Certificato di malattia telematico o cartaceo

Quale certificato di malattia bisogna presentare al datore di lavoro? Ne esistono due tipologie:

  • quello cartaceo tradizionale, consegnato a mano al paziente da parte del medico di base curante;
  • quello telematico, inviato dal medico tramite il sistema sviluppato dall'Inps direttamente dal computer.

In passato erano ritenuti validi entrambi i certificati. Ad oggi, invece, salvo casi eccezionali, è ammesso soltanto il certificato di malattia telematico. In tal modo il datore può immediatamente visionare i documenti e verificare i giorni di malattia ma non può vedere il motivo dell'assenza, dato che viene oscurato per tutelare la privacy.

Lo prevede la circolare dell’Inps 16 aprile 2010, n. 60:

“L’Inps mette a disposizione dei datori di lavoro, sia privati che pubblici, le attestazioni di malattia relative ai certificati trasmessi dal medico curante, accedendo al portale INPS www.inps.it - servizi on-line, previa autorizzazione e attribuzione di un PIN.”

Il certificato cartaceo è ammesso soltanto quando risulta impossibile accedere al sistema telematico dell’Inps (ad esempio per via di un errore del sistema informatico).   

Il certificato di malattia della guardia medica

Può capitare che un dipendente si ammali di sabato o domenica, giorni in cui il medico di base non è reperibile, o in vacanza, lontano dal luogo di residenza. In questi casi per avere il certificato medico e giustificare uno o più giorni di assenza dal lavoro è necessario rivolgersi alla guardia medica.

I certificati rilasciati dalla guardia medica sono equiparabili ai certificati del medico di famiglia curante e, quindi, sono validi a tutti gli effetti sia nei confronti dell'Inps che del datore di lavoro. Esistono però dei limiti a questo tipo di certificazione:

  • deve essere rilanciata di sabato e domenica, cioè nei giorni in cui non è possibile reperire il proprio medico di base o il suo sostituto perché nessuno dei due svolge attività ambulatoriale;
  • ha una durata massima di 3 giorni lavorativi (quindi se la malattia perdura deve essere rinnovata dal proprio medico di famiglia). 

Quanto costa il certificato della guardia medica dipende dal luogo in cui si trova il lavoratore; se nella stessa città dove ha la residenza è gratis mentre se si ricorre alla guardia medica turistica ha un costo che varia dai 15 ai 30 euro.

Il prezzo è più alto se viene richiesta la visita domiciliare. 

Entro quanti giorni presentare il certificato di malattia al lavoro

La trasmissione del certificato di malattia telematica deve avvenire entro e non oltre due giorni dalla data di insorgenza del malanno che ha causato l'assenza dal luogo di lavoro. 

Che succede in caso di ritardo

Posto che la trasmissione dell'attestato di malattia deve avvenire entro 48 ore, può accadere per svariati motivi un ritardo o una dimenticanza. Quali sono le conseguenze del ritardo dal punto di vista sanzionatorio?

In caso di mancato invio tempestivo il lavoratore non ha diritto alla retribuzione garantita dall'Inps per l'assenza per malattia inoltre può subire provvedimenti disciplinari più o meno gravi in base all'entità del fatto. 

Talvolta il ritardo nell’invio del certificato può portare addirittura al licenziamento per giusta causa e senza preavviso da parte del datore.

Questa possibilità è stata confermata in un’importante sentenza della Corte di Cassazione, la n.18956/2020, con la quale si è sancito il ricorso al licenziamento disciplinare per assenze ingiustificate reiterate.  

Certificato di malattia per un solo giorno di assenza

Quando si tratta di certificato medico spesso si pensa, erroneamente, a malattie e degenze lunghe che implicano diversi giorni di assenza dal lavoro. Ma non è così: l’Inps in più occasioni ha precisato che serve il certificato di malattia anche per un solo giorno di assenza.

Senza di esso il dipendente non può essere riammesso al lavoro e, nei casi peggiori, potrebbe subire richiami, ammonimenti o essere licenziato per assenza risulta ingiustificata. 

La conferma di ciò si trova nelle FAQ dell'Istituto previdenziale dove è espressamente indicato che:

“il certificato di malattia deve essere trasmesso anche per eventi di un solo giorno.”

Il certificato del pronto soccorso vale come malattia?

Un dubbio molto comune riguarda la validità del certificato del pronto soccorso per attestare la malattia del dipendente e per giustificare l’assenza dal lavoro. In particolare ci si chiede se sia sufficiente il verbale emesso al momento del rilascio dal Pronto soccorso o se invece serva la certificazione del medico di famiglia.

Per rispondere sono necessarie alcune precisazioni. La legge distingue tra ricovero ospedaliero, visita in Pronto soccorso notturna o diurna. Partiamo con ordine.

Nel primo caso il Decreto del Ministero della Salute del 18 aprile 2012 stabilisce che la struttura sanitaria dove avviene il ricovero può inviare direttamente al datore di lavoro il certificato di malattia telematico. In alternativa, il lavoratore, una volta dimesso, deve richiedere il certificato cartaceo al medico di famiglia dove risulta la data di inizio e termine del ricovero ospedaliero. Tale certificazione si dovrà consegnare negli uffici territoriali dell'Inps e al datore di lavoro entro un anno

C’è anche un’altra ipotesi in cui il certificato del Pronto soccorso vale come malattia. E cioè se il paziente viene trattenuto per accertamenti tutta la notte. La legge, infatti, equipara questa fattispecie al ricovero ospedaliero. 

Negli altri casi però il certificato rilasciato dal Pronto soccorso non vale come certificazione medica e, quindi, non si può presentare al datore. Vuol dire che il lavoratore dovrà informare il proprio medico di base della diagnosi del Pronto soccorso e richiedere una apposita certificazione. 

Sarà il medico di base ad inviare telematicamente il certificato per giustificare l'assenza.