La firma elettronica digitale, diciamolo subito, non è obbligatoria per i privati o per i professionisti, lo è nella misura in cui occorre per firmare atti derivanti da procedimenti giudiziari telematici, bilanci aziendali o presentare specifici atti amministrativi alla pubblica amministrazione. 

In generale può essere utile sia ai privati che alle aziende che ne fanno richiesta anche per altre ragioni. Averla non è complicato, ma è necessario affidarsi a dei prestatori di servizi fiduciari accreditati.

Il sito dell’AGID l’Agenzia per l’Italia Digitale, ne fornisce l’elenco, menzionando anche i prestatori che non sono più abilitati a fornirla e quelli naturalmente ancora in essere.

Ma vediamo più nel dettaglio che cos’è la firma digitale e a cosa serve.

A cosa serve la firma digitale

Nell’era del digitale, non poteva mancare la firma elettronica digitale. 

Siamo già abituati ad acquistare su internet e a pagare online, ci sembra strano andare in Banca per predisporre un bonifico, lo facciamo da remoto. Dobbiamo richiedere un certificato alla pubblica amministrazione? Perché dobbiamo andare in Comune, se possiamo richiederlo direttamente dal sito online della stessa Pubblica Amministrazione? Vogliamo saltare la fila alla Posta, prenotiamo il nostro turno tramite App e ci presentiamo direttamente all’appuntamento senza perdere il nostro tempo prezioso. 

La firma digitale non è niente di più e niente di meno, è un servizio e nello specifico è un servizio informatico di firma autografa che sostituisce il fatto che, per predisporre una firma autografa, serva la nostra presenza fisica per firmare il documento oggetto della richiesta di firma.

Usata regolarmente dai professionisti che per lavoro o offerta di servizi evitano di recarsi a fare file chilometriche all’interno di uffici amministrativi, non è vietata certamente a chi ne vuole fare richiesta per comodità o per lavoro.

Secondo il monitoraggio di AGID sui prestatori di servizi fiduciari, l’uso della firma digitale dal 2014 al 2019 è cresciuta notevolmente, è stato accertato che sono 20 milioni gli utenti certificati e qualificati che la posseggono. Di questi, l’80% utilizza una firma digitale remota priva di smartcard o token. Il risultato? Che solo nel 2019 solo state più di 3 miliardi le firme digitali generate.

La firma digitale dunque conferisce validità a tutti i documenti che hanno un valore legale e per i quali servirebbe la firma autografa. Ecco il motivo per cui ha senso averla.

Con la firma elettronica digitale i documenti legali possono viaggiare in rete in sicurezza, in modo autentico perché è univoca, ovvero collegata ad un solo soggetto, sostituendo l’uso di timbri, punzoni e contrassegni.

I principali motivi per cui potrebbe venire richiesta la firma digitale è soprattutto per effettuare gli adempimenti verso le pubbliche amministrazioni, come richiedere dei certificati con valore legale, richiedere i propri contributi, fare richiesta di cambio di residenza o domicilio.

Se utilizzata esclusivamente tra privati può servire a sottoscrivere il resoconto di un verbale o di una riunione, firmare un contratto formale, modificare un assetto societario.

Può essere usata per i servizi camerali o per le procedure telematiche di acquisto. Per partecipare a bandi, concorsi, per il sistema di fatturazione elettronico. E’ valida in tutti i Paesi Europei ed è utile a dematerializzare tutti i documenti cartacei di cui siamo invasi.

La firma digitale permette ai cittadini, ai professionisti e alle imprese di:

  • Assicurare il principio di autenticità: chi firma elettronicamente, firma come se lo stesse facendo di suo pugno, quindi si sta assumendo la responsabilità della propria firma sul documento;
  • Conferisce integrità: significa che il documento firmato, è integro in quanto dal momento della firma sino al momento in cui verrà utilizzato, non ha subito variazioni;
  • Non è possibile ripudiarlo: una volta firmato il documento, è impossibile affermare che la firma non sia la propria, in quanto lo è a tutti gli effetti, pertanto il documento non può venire disconosciuto.

Vediamo in quale modo vengono assicurati in termini di sicurezza tutti questi principi.

Come funziona la firma digitale

Abbiamo visto quali sono i motivi per cui può essere utile avere una firma digitale. Vediamo ora in quale modo viene generata e su quali principi.

Al soggetto che ne fa richiesta, per generare una firma digitale, vengono assegnati una coppia di chiavi crittografate. Si tratta di due numeri binari di 2048 bit così divisi: 

  • Una chiave che sarà affidata solo all’utente che ne sta facendo richiesta e che dovrà essere inserita al momento della richiesta di firma.
  • L’altra chiave pubblica, verrà usata per verificare l’autenticità della firma privata.

Il certificatore che emette le chiavi è l’AGID l’Agenzia per l’Italia Digitale che su richiesta dei servizi fiduciari accreditati di cui stila l’elenco, fornisce al richiedente un certificato che attesta la validità e l’associazione della sua firma alle chiavi.

Solitamente la chiave viene installata su un microchip e può essere utilizzata solo attraverso sblocco mediante PIN.

Assieme al microchip viene rilasciato anche un software di firma. Per usare la firma il soggetto titolare deve usare il software. Il software analizza l’impronta del documento, la decifra con la chiave pubblica, e procede a cifrare l’impronta del documento con la chiave privata. 

Il risultato è la firma autentica sul documento.

Come ottenere la firma digitale

Come abbiamo già anticipato il rilascio della firma digitale avviene ad opera dei certificatori sulla base dei fiduciari accreditati.

La scelta del fiduciario è indipendente, può essere per comodità, per prezzo del servizio, per tipologia di abilitazioni, per supportare persone non vedenti o ipovedenti.

I fiduciari possono offrire due soluzioni di offerta denominati kit:

  • La firma digitale fisica mediante Smartcard o Token che rimane fisicamente in mano al titolare e che deve essere usato in abbinamento al software nel momento della firma
  • La firma digitale da remoto che avviene senza strumenti fisici, ma su riconoscimento mediante  Smartphone o OTP (la firma viene riconosciuta e custodita dal certificatore in questo caso) 

I costi per le due tipologie di servizio variano, a seconda del servizio o del gestore, e partono da cifre intorno ai 20 euro sino circa a un massimo di 100 euro se viene rilasciato un microchip su Usb o Smart Card. 

Come si viene certificati dai certificatori fiduciari

Ultimamente il servizio di riconoscimento viene effettuato anche con lo Spid il Sistema Pubblico di Identità Digitale, sono già due i certificatori che lo effettuano. Basta collegarsi al sito del certificatore che lo possiede con lo Spid e si viene certificati in meno di due minuti senza doversi recare in alcun ufficio.

Oppure normalmente basta collegarsi online al sito del fiduciario e seguire le indicazioni su come identificarsi. Serve una webcam di solito o lo smartphone, in questo caso viene eseguito un video riconoscimento, senza recarsi in nessun luogo o acquistare marche da bollo.

Diversamente se non si è in possesso di questi due strumenti o si è poco smart, c’è sempre la modalità fisica di recarsi presso un pubblico ufficiale per il riconoscimento, acquistando una marca da bollo da 16 euro e firmando fisicamente un contratto che poi dovrà essere mandato al fiduciario mediante raccomandata.

Una volta firmato digitalmente o fisicamente il contratto, il prodotto acquistato viene così spedito:

  • Se la scelta cade sul Token wireless o usb, viene inviata a casa la chiavetta autenticata che funziona sia su desktop che su mobile, in abbinamento al software.
  • Se la scelta cade sulla Smart Card viene spedita a casa la Smart Card che non è altro che una tessera dotata di microchip che con l'ausilio di un lettore USB (da acquistare a parte o compreso) permette di essere letta al momento della necessità di firma.
  • Infine c’è l’opzione di firma remota da Smartphone, che permette di non possedere nulla, né token usb, né Smart Card. Viene rilasciato un software utilizzabile su PC, Tablet o Smartphone, che permette di autenticare la firma già pre depositata in fase di riconoscimento.

Qualunque sarà la scelta effettuata, si avrà in mano un servizio davvero utile, che farà risparmiare molto tempo e molta carta.