Potremmo avere la necessità di contattare il nostro avvocato per chiedere in modo formale qualche informazione oppure la consegna di documenti. Inutile ricordare che i documenti scritti, hanno sempre un valore maggiore rispetto alle semplici richieste fatte a voce. Meglio, quindi, invece di fare una telefonata, oppure fare la nostra richiesta in presenza di perdere qualche minuto per scrivere quello che vogliamo segnalare, chiedere o esigere.
Le vecchie lettere oggi sono state sostituite in modo efficace dalle e-mail, che svolgono esattamente la stessa funzione e che anche se più snelle e meno informali, devono comunque seguire delle regole di base legate alla forma e al contenuto minimo. Anche se nella vita di tutti i giorni il legale è un nostro amico, lo stiamo contattando per lavoro e dobbiamo mantenere un certo decoro e distacco.
Come ci si rivolge via e-mail a un avvocato
Se decidiamo di rivolgerci via mail a un avvocato lo dobbiamo fare nello stesso modo usato se lo facessimo con una lettera sia che lo facciamo per chiedere informazioni sia per contestare una parcella. Lasciamo da parte ogni confidenza, rapporto di amicizia o altro. Pensiamo che stiamo facendo qualcosa di formale. Non usiamo mai il tu anche se si tratta di un conoscente di lunga data e anche se verso di noi ha una certa confidenza. Utilizziamo invece il cognome, e anche il nome se nello studio solo il primo potrebbe creare confusione.
Prima del nome dobbiamo indicare il titolo: avvocato se il nostro legale è iscritto a quell’albo, oppure dottore. Possiamo, poi indicare un appellativo come, per esempio, egregio se è un uomo, o gentile se è una donna. Si tratta fino a qui solo di formalità che non inficiano il valore della nostra comunicazione ma che le danno una patente di serietà.
Come scrivere una e-mail a un avvocato
Conclusa la questione dei titoli passiamo alla vera e propria stesura della mail. Precisiamo subito che non serve essere a propria volta degli avvocati e neppure rivolgersi a qualcuno che ce la scriva. A noi non è chiesto di essere degli scrittori, dei tecnici o di conoscere termini specialistici. Ci è però chiesto di essere chiari ed efficaci. In sostanza utilizziamo il minor numero di parole possibili e andiamo direttamente al punto. Siamo cortesi, senza essere compiacenti, fermi nelle nostre richieste senza scadere nella maleducazione.
Si ricorda di prestare particolare attenzione in queste comunicazioni e tenere presente che si tratta di qualcosa di scritto che, come tale, ha la caratteristica di restare. Se per esempio, dovessimo lasciarci scappare qualche epiteto, potremmo sconfinare nell’ingiuria, che non è più un reato, ma che in base al Decreto Legislativo numero 7 del 2016:
“Viene sanzionata con una sanzione pecuniaria civile da 100 a 8.000 euro, se un processo civile accerta l’illecito. Sarà poi fissato dal giudice un risarcimento danni determinato dall’entità dell’offesa e dalla lesione alla reputazione della vittima.”
Concludiamo il nostro scritto con i saluti e con una formula che eventualmente ribadisca che abbiamo fretta di ricevere una risposta. Infine, indichiamo nome e cognome e firma. Ricordiamoci sempre di farci riconoscere, soprattutto se usiamo un indirizzo diverso da quello solito e di indicare anche un numero di telefono o un modo alternativo per contattarci.
In genere è opportuno dedicare qualche minuto in più anche a riempire lo spazio riservato all’oggetto. Si tratta della prima cosa che viene vista quando la nostra missiva arriva all’ufficio. Anche qui siamo sintetici, ma chiari, così che non venga accantonata pensando che si tratti di qualcosa che possa attendere.
Mail o PEC: cosa usare
Dal punto di vista del tempo impiegato per inoltrarle si tratta della stessa cosa usare una normale mail o la Posta Elettronica Certificata, però ha effetti di tipo giuridico diversi. La mail, da sola non ha alcun tipo di effetto giuridico, nel senso che se la persona che l’ha ricevuta dice di non saperne nulla non possiamo dimostrare il contrario. Ha valore al pari di qualsiasi altro documento scritto solo se, anche in modo implicito, chi riceve dichiara di averla letta: per esempio rispondendoci.
La PEC invece ha lo stesso valore che in passato aveva solo una raccomandata con avviso di ricevimento. Se tutte le procedure sono state rispettate si intende come letta del destinatario. L’articolo numero 3 del DPR numero 68 del 2005 stabilisce che:
“Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questo dichiarato.”
In questo secondo caso avremo sempre la prova della spedizione. Rovescio della medaglia è che non potremo neppure negare di avere inviato la nostra comunicazione.
Leggi anche: Perché avere la PEC, 3 motivi per cui conviene.
Come si scrive una mail all’avvocato esempio
Oggetto: richiesta documenti pratica numero
Data e luogo
Alla cortese attenzione dell’avvocato dott. nome e cognome
Gent.le avvocatessa nome e cognome
Inoltro la presente per chiederle l’invio di tutta la documentazione relativa alla pratica indicata in oggetto. Chiedo che sia inoltrata il più celermente possibile a uno dei seguenti indirizzi:
Indirizzo di residenza (casa o lavoro)
O indirizzo e-mail
Certo di una pronta risposta porgo cordiali saluti
Firma