Con la diffusione dello smart working si fanno sempre più pressanti i dubbi a proposito dei limiti entro cui il datore di lavoro possa verificare l’efficienza dei propri dipendenti. Da un lato c’è il diritto legittimo di chi paga uno stipendio a verificare che chi si trovi in smart working occupi effettivamente il tempo in cui viene pagato dedicandosi al proprio lavoro. Dall’altra c’è la necessità di chi si trovi in smart working di vedere rispettata la propria dignità e la propria vita privata.

Aspetto quest’ultimo particolarmente delicato, visto che in genere chi si trova in smart working lavora da casa. Facile quindi che se per esempio il datore di lavoro ricorra a mezzi di controllo particolarmente invasivi come per esempio videocamere o microfoni installati sul computer aziendale, ad essere controllata non sia solo l’attività del lavoratore, ma anche una buona parte della sua vita domestica. Pensiamo per esempio a conversazioni con i familiari accidentalmente sentite. Ma a prescindere da questo aspetto è l’impianto del diritto del lavoro che pone dei paletti ai controlli a distanza che possono essere fatti anche quando il lavoro venga svolgo all’interno di locali di proprietà dell’azienda.

Controlli in smart working e in azienda

La legge principale che nel nostro ordinamento si occupa di tutela sul luogo del lavoro è lo Statuto dei Lavoratori entrato in vigore per la prima volta nel 1970 e poi oggetto di interventi del legislatore, ma che comunque ha mantenuto l’impianto originario. Tra le altre cose si occupa anche dei controlli consentiti dal datore di lavoro sul luogo di lavoro. Si tratta di norme non pensate espressamente per lo smart working, ma che fissano le regole generali da tenere anche in quel caso. 

L’articolo 4 dello Statuto di Lavoratori dice che

gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti di controllo a distanza dei lavoratori possono essere usati soltanto per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoratore e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato con la rappresentanza sindacale unitaria. Le disposizioni previste al comma 1 non si applicano agli strumenti di controllo degli accessi e agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa.

Le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e che siano fatti nel rispetto della legge.

Da questo articolo deriva che i controlli diretti, per intendersi il datore di lavoro che si aggira in mezzo ai propri dipendenti e vigila sul fatto che prestino attenzione a quello che fanno sono legittimi. Anche in questa ipotesi però sono legittimi solo se palesi. Questo significa che se questi controlli siano fatti in incognito non possono avere effetti sui lavoratori e sono parificati a quelli fatti a distanza.  Legittimi anche quelli fatti a distanza quindi con videocamere, ma in quel caso è necessario un accordo con i sindacati, avvertire il lavoratore facendogli firmare un documento per maggiore tutela del datore di lavoro, oppure apponendo cartelli chiari e ben visibili e avere come obiettivo scopi di sicurezza o di protezione del patrimonio aziendale.

Controllo difensivo dello smart working

La corte di Cassazione ha ribadito più volte che

il controllo, nel caso in esame si trattava di verifica delle email inviate, è sempre legittimo quando si vogliano verificare i danni provocati all’azienda stessa.

Per esempio provocati all’immagine, oppure quando ci siano dei comportamenti che potrebbero configurare un reato. A questi fini la suprema corte decidendo anche su casi che riguardano il lavoro in azienda ha considerato valido il licenziamento di un lavoratore sorpreso a rubare nella cassaforte aziendale e ripreso da una telecamera di sorveglianza non segnalata. Allo stesso modo sono stati considerati legittimi i controlli fatti ricorrendo a un investigatore privato. 

Lo scopo deve però essere sempre quello non di controllare il lavoro e la resa quanto quello di proteggere beni aziendali. Il limite, rimane quello di non invadere la riservatezza del lavoratore. Ne discende che eventuali video registrati non potranno essere usati contro il lavoratore nel caso riguardino fatti che non incidano sulla sicurezza o sulla protezione del patrimonio aziendale. Pensiamo per esempio al lavoratore che faccia una pausa caffè un po’ più lunga, oppure che si lasci andare a un commento sopra le righe sul proprio capo.

Quando è legittimo controllare il computer di chi è in smart working

La sentenza 26682 della corte di Cassazione del 2017 ha deciso che

la duplicazione periodica dei dati contenuti nei computer aziendali preventivamente nota ai dipendenti esula dal campo di applicazione dell’articolo 4 se effettuata anche a tutela di beni estranei al rapporto di lavoro quali l’immagine dell’azienda, e la tutela della dignità di altri lavoratori e non riguardi l’esatto adempimento delle obbligazioni discendenti dal rapporto stesso.

Anche in questo caso, mentre sarebbe illegittimo controllare le email spedite da chi è in smart working per controllare per esempio la resa oraria dal lavoratore, in temine di missive spedite, non lo è se fatto per altre ragioni. Nel caso arrivato avanti alla corte alcuni altri dipendenti avevano ricevuto delle email ingiuriose da parte di un collega, e i controlli del datore di lavoro avevano lo scopo di verificarne la provenienza. In un’altra ipotesi i controlli delle email aveva lo scopo di dimostrare la diffusione di segreti aziendali e quindi di proteggere il patrimonio. Da sottolineare che la Corte di Cassazione ha sottolineato che la duplicazione periodica dei dati deve essere preventivamente nota al lavoratore. Chi si trova in smart working, quindi probabilmente avrà inserito nel proprio contratto, o comunque firmerà un documento dove viene avvertito di questa pratica.

Vietato geolocalizzare chi è in smart working

Al di fuori delle ipotesi sopra elencati, è invece sempre vietato un controllo sistematico e continuato del computer a cui sia collegato che si trovi in smart working che abbia lo scopo di monitorarne i movimenti. Proibiti i software che segnalano al datore di lavoro per esempio quando il lavoratore si connette e si disconnette oppure quelli che verifichino se stia effettivamente lavorando, o se il computer sia solo acceso. Vietato usare a questo scopo anche i normali programmi usati per lavoro, le videocamere installate legittimamente o qualsiasi tipo di tecnologia digitale.

Non è possibile inoltre geolocalizzare il lavoratore in smart working, per monitorare per esempio il tempo che trascorra in casa e quello fuori e in quest’ultimo caso cercare di capire cosa esattamente stia facendo. Proibiti anche i controlli sui siti internet che visita o sulla posta che invia o che legge, sempre che questo non abbia lo scopo di proteggere il patrimonio aziendale.

Controlli di questo tipo vanno contro i fondamenti del nostro diritto del lavoro e quindi non possono essere inserito neppure in un accordo accettato da entrambe le parti. Un accordo di questo tipo portato davanti a un giudice sarebbe considerato illegittimo e annullato. 

Quando i controlli in smart working sono legittimi

Perché i controlli fatti sul lavoro di chi si trovi in smart working siano legittimi è necessario che in proposito, così come succede in azienda ci sia un accordo con le organizzazioni sindacali. In secondo luogo questi controlli vanno fatti attraverso strumenti aziendali. Non vale neppure la pena di sottolineare che un datore di lavoro non potrà mai installare di nascosto un sistema di controllo in casa o sul computer personale del lavoratore. Allo stesso modo escluso che si possa avvalere di un investigatore privato per verificare che chi si trovi in smart working non sia al parco a correre in orario di lavoro. Possibile invece usare una persona terza se ci sono indizi di un reato in corso.

Anche nel caso ci sia l’accordo e si usino solo gli strumenti forniti dall’azienda i controlli sono legittimi ai fini del monitoraggio della resa del lavoratore solo se questo ne sia stato preventivamente informato. Scontato che il datore di lavoro mentre non può vigilare minuto per momento su che cosa stia facendo il proprio lavoratore in smart working, può invece verificare e valutare il risultato finale della prestazione di lavoro. Se ci sono degli obiettivi da raggiungere a una certa scadenza, una valutazione su quelli è sempre legittima.

Vita privata di chi è in smart working sempre protetta

Il nostro ordinamento esclude che le opinioni e le questioni private che non influiscano sul lavoro possano essere oggetto di controllo. Ce lo dice l’articolo 8 dello Statuto dei Lavoratori:

è fatto divieto al datore di lavoro ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro fare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose, o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore.

Mentre chi lavora in azienda, probabilmente è più portato a proteggere la propria riservatezza e la propria vita familiare, per la stessa natura dello smart working, invece lo è meno il lavoratore agile. Per quest’ultimo, visto che lavora da casa ben possibile che nel corso di una videochiamata si veda alle sue spalle per esempio qualcosa che chiara mente identifichi le sue preferenze di tipo politico, religioso o altro. Informazioni di questo tipo, non solo non possono essere cercate dal datore di lavoro, ma se incidentalmente le dovesse vedere non possono essere mai usate contro il lavoratore.

In genere a tutela di chi sia in smart working, prima di iniziare una video chiamata deve essere chiesto il consenso. Questo però non costituisce una implicita autorizzazione a usare quello che si vede o si sente in sottofondo.