La firma digitale è uno strumento informatico che viene utilizzato sempre di più da imprese e liberi professionisti, ma può risultare comunque utile e facilitare anche la vita dei privati cittadini. Serve a sottoscrivere atti e documenti di vario genere, come ad esempio le fatture, i contratti, i bilanci ed i documenti verso la Pubblica Amministrazione.

Inoltre ha il vantaggio di avere lo stesso valore legale di una firma "tradizionale". Vediamo quali sono tutti i suoi possibili utilizzi e dove richiederla.

Che cos'è la firma digitale: ecco la sua definizione

Le informazioni riguardanti il che cos'è la firma digitale e la relativa definizione si possono trovare nei primi due commi dell'articolo 24 del Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, riguardante il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), che prevedono espressamente quanto segue:

"La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.

L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente."

Un'altra definizione utile è resa dal Regolamento UE n. 910 del 23 luglio 2014, subentrato per abrogare la Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio Europeo n. 93 del 13 dicembre 1999. In particolare qui è previsto espressamente che:

"La Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici."

Ciò che distingue queste due differenti tipologie di firme è probabilmente la sicurezza che viene associata ad ognuna di esse: in quanto, quella che viene apposta in modalità digitale sarà sicuramente maggiormente soggetta a quelle che sono le frodi e le truffe che circolano ogni giorno su Internet e che attirano centinaia di migliaia di mal capitati ogni volta.

Ma questo, in verità, è probabilmente più un luogo comune che la pura realtà. Questo può essere affermato, dal momento che la firma digitale viene apposta attraverso l'utilizzo di un particolare sistema crittografico e, dunque, riesce a garantire che essa abbia un ottimo livello di sicurezza.

Infatti, questa tipologia di firma viene utilizzata al giorno d'oggi e riconosciuta anche per quanto riguarda le firme che sono richieste per gli atti ed i documenti relativi alla Pubblica Amministrazione, per le fatture, per il bilancio di una società, per i contratti e per qualsiasi altro atto o documento in modo da fargli assumere una validità sotto l'aspetto legale.

Grazie a questo sistema crittografico, questo strumento informatico ed elettronico consente di rispettare i seguenti requisiti (i quali sono indispensabili per essere riconosciuta per gli scopi che abbiamo appena elencato e che andremo a vedere maggiormente nel dettaglio durante il corso del paragrafo successivo):

  • l'affidabilità;
  • l'autenticità, la quale riesce a garantire l'accertamento e la corrispondenza univoca del sottoscrittore;
  • l'integrità, la quale garantisce che questo strumento non possa essere e non sia stato modificato o cancellato, in alcun modo, in un momento successivo all'apposizione di esso;
  • il non ripudio, dal momento che il documento grazie a questo strumento acquisisce un valore sotto l'aspetto legale e, dunque, non potrà essere rifiutato dal sottoscrittore, perché associabile ad un unico soggetto;
  • la validità legale, che si genera grazie alla presenta di tutti questi caratteri indispensabili e che la rende assimilabile ad una firma autografa "tradizionale".

A cosa serve

Iniziamo con lo specificare per quali tipologie di soggetti può essere utile andare ad utilizzare la firma digitale. In particolare, questo strumento serve per:

  • i privati cittadini;
  • i liberi professionisti;
  • le partite IVA;
  • le imprese e le ditte individuali;
  • le società.

Può essere utilizzata in circostanze differenti, sotto l'aspetto aziendale, amministrativo e professionale, sia per quanto riguarda la gestione di una determinata attività d'imprese e sia per quanto riguarda la gestione dei rapporti tra il privato cittadino e la Pubblica Amministrazione.

In particolare, questo strumento viene e sarà sempre più utilizzato dalle amministrazioni pubbliche, dal momento che è questa la strada intrapresa dal governo italiano, dalla nostra nazione e anche da tutto il resto del mondo. Ma, ecco alcuni esempi dei possibili scenari e le possibile applicazioni pratiche, all'interno delle quali può essere apposta una firma digitale:

  • per le fatture;
  • per i contratti;
  • per i contratti di acquisto;
  • per i verbali;
  • per il bilancio di un'azienda o di una società;
  • per gli atti dei procedimenti giudiziari telematici;
  • per il cambio di residenza;
  • per la richiesta di bonus o di contributi economici e sociali;
  • per la richiesta di esenzione dai pagamenti;
  • per la risposta e per accedere ad un determinato bando di concorso;
  • per la presentazione di qualsiasi altro atto o documento amministrativo da corrispondere presso la Pubblica Amministrazione;
  • per ogni altra circostanza nella quale può sostituire autografa "tradizionale".

Questo strumento informatico consente di gestire tutto questo e molto altro, in totale sicurezza, anche a distanza, attribuendo una validità legale al documento sottoscritto, come avverrebbe per una normale firma apposta personalmente.

In alcuni casi, addirittura, può risultare obbligatoria la sua predisposizione. Ed, in particolare, quando si parla di:

  • partecipazione a bandi di gara e a concorsi pubblici;
  • atti e documenti ufficiali relativi ad aziende, società o associazioni;
  • bilanci relativi ad aziende, società o associazioni;
  • iscrizione presso i Registri dei Revisori Contabili;
  • presentazione delle pratiche presso il Registro delle Imprese.

Quali sono i provider qualificati che consentono di apporre la propria firma digitale

Ecco quali sono i provider qualificati presso i quali risulta possibile accedere ed apporre questa particolare tipologia di strumento informatico ed elettronico:

  • Actalis, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Aruba PEC, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Banca d'Italia;
  • Cedacri, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Comando C4 Difesa dello Stato Maggiore della Difesa;
  • Consiglio nazionale dottori commercialisti ed esperti contabili;
  • Consiglio nazionale del notariato;
  • In. Te. Sa.;
  • Infocert, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Intesa SanPaolo;
  • Intesi Group, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Lombardia Informatica;
  • Lottomatica;
  • Namirial, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • NexiPayments, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Poste Italiane, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo;
  • Telecom Italia trust technologies;
  • Zucchetti, la quale mette a disposizione il servizio di verifica di questo strumento a livello europeo.

Come si applica

Ecco quali sono i passaggi che devono essere seguiti per poter apporre la propria firma digitale su un determinato atto o documento, in formato elettronico:

  • bisogna collegare al proprio computer il dispositivo che è stato scelto, a seconda che sia stato effettuato l'acquisto sotto forma di smart card oppure di token USB;
  • occorre avviare il software installato;
  • bisogna caricare all'interno del software il file relativo al documento nel quale bisogna apporre la propria sottoscrizione e seguire la procedura indicata.

Quanto costa

La predisposizione e l'apposizione di una firma digitale avrà dei costi variabili in base al servizio che viene scelto e, nello specifico, potrà andare da un minimo di 20/30 euro per i servizi di base, fino ad un massimo che potrà arrivare anche a 70/80 euro, qualora si scelgano i servizi più avanzati.

Ecco, dunque, quali sono i costi che vengono proposti da alcuni tra i provider qualificati, che abbiamo provveduto ad elencare nel corso del precedente paragrafo. In particolare, si potrà spendere:

  • da un minimo di 25 euro fino ad un massimo di 60 euro, IVA esclusa, per i servizi che vengono messi a disposizione da Actalis;
  • un minimo di 29 euro più IVA, per i servizi che vengono messi a disposizione da Infocert;
  • da un minimo di 25 euro fino ad un massimo di 60 euro, IVA esclusa, per i servizi che vengono messi a disposizione dalle Poste Italiane;
  • all'incirca 45 euro più IVA, per i servizi che vengono messi a disposizione da Zucchetti.

Per dover di cronaca, però, bisogna andare ad aggiungere che questo servizio elettronico ed informatico potrà essere utilizzato in maniera gratuita, qualora si sia proceduto con l'iscrizione ad un ordine professionale oppure ad una Camera di Commercio.