Sarà capitato a tutti di ricevere delle newsletter, o comunque delle email pubblicitarie se non indesiderate quantomeno non richieste. Si tratta di qualcosa di abbastanza normale, di solito siamo noi che ne abbiamo autorizzato l’invio digitando sul tasto concedi l’autorizzazione, prima di entrare su un sito. Tutti i principali siti infatti ci chiedono, prima di accedere, di autorizzare l’uso dei nostri dati personali per poter accedere ai contenuti del sito. Pochi sono quelli che prima di farlo cliccando sul pulsante che ci dà maggiori informazioni consentendoci di scegliere quali autorizzazioni concedere. La maggior parte scelgono di accettare in blocco tutte le opzioni.

Proprio da questa scelta di concedere l’uso dei nostri dati personali deriva l’invio di un sacco di emali a scopo pubblicitario di cui noi non sentivamo il bisogno. Questa però non significa che noi ne abbiamo accettato l’invio vita natural durante. Noi abbiamo sempre il diritto di recedere dal consenso prestato. E dobbiamo inoltre poterlo fare seguendo una procedura semplice e efficace. Non costituisce una scusa il fatto che il sistema non funzioni o che ci siano degli intoppi di tipo tecnologico. Lo dice il Garante della Privacy che è intervenuto sanzionando un’azienda che rendeva difficile se non impossibile ai propri utenti disiscriversi dalle newsletter.

Che cosa sono le newsletter

Il termine inglese newsletter può essere tradotto in italiano come bollettino informativo. Si tratta in sostanza del corrispondente digitale degli opuscoli informativi di un’azienda che un tempo venivano consegnati per posta. Le aziende sia private che pubbliche usano le newsletter per informare i propri utenti effettivi o potenziali delle ultime novità. Spesso la newsletter è un bollettino informativo che viene inviato ad alcune categorie di persone che per esempio sono clienti di un’azienda, o soci di un circolo. 

Altre volte le newsletter sono invece un insieme di annunci pubblicitari e di offerte che vengono inviate in massa a un numero molto elevato di indirizzi. In questo caso quindi le newsletter non contengono necessariamente informazioni che siano di interesse dell’utente che le riceve, possono anzi diventare anche moleste nel caso siano spedite con una frequenza elevata.

Come viene reperito il nostro indirizzo per inviarci le newsletter

Nel caso si tratti di un’associazione che contatti i propri soci, di solito le newsletter sono inviate solo a chi espressamente chiede che gli siano inviate. In genere questo tipo di newsletter sono gratuite, ma è anche possibile che sia richiesto un pagamento. In questo caso viene considerato come un servizio ed è sottoposto alle regole del commercio.

Nel caso si tratti di newsletter che abbiano un contenuto commerciale la nostra legge richiede che sia dato un’esplicita autorizzazione. Questa regola è fissata dal regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali. Questo regolamento si occupa di tutti i dati che possano essere considerati personali e tra questi rientra anche il nostro indirizzo di posta elettronica, che deve essere conosciuto dall’azienda che ci vuole inviare una newsletter.

Come diamo il consenso all’invio di newsletter

Il nostro Garante della Privacy in proposito ha precisato che

il fatto che un dato personale sia facilmente accessibile non ne giustifica qualsiasi uso e fatto da chiunque. Quel dato, può essere usato solo per le finalità che siano state autorizzate. In sostanza il fatto che il nostro indirizzo di posta elettronica sia inserito in un elenco, non significa in automatico che chiunque lo possa copiare e poi usare per inviarci delle newsletter.

Perché l’invio di newsletter sia legale è necessario una espressa autorizzazione. Questa può essere fatta compilando un form nel quale inseriamo i nostri dati e accettiamo il trattamento dei nostri dati personali al fine dell’invio delle newsletter. 

Questa autorizzazione è valida anche nel caso noi autorizziamo in modo generico la cessione dei nostri dati ad altre azienda che le possono utilizzare a fini pubblicitari o promozionali. Di solito questo tipo di autorizzazione viene dato in modo inconsapevole da parte dell’utente che accetta tutte le opzioni. È comunque possibile accedendo al dettaglio delle impostazioni sulla privacy decidere di non accettare questo tipo di opzione e quindi non ricevere newsletter di tipo promozionale.

Diritto a recedere sempre dalle newsletter

Alle newsletter, sia che ci siano inviate su nostra esplicita richiesta, sia che siano la conseguenza del fatto di avere spuntato tutte le opzioni sulla privacy è sempre possibile recedere in ogni momento.

Con recesso si intende che revochiamo l’autorizzazione ad utilizzare i nostri dati personali, nello specifico il nostro indirizzo di posta elettronica, per l’invio di newsletter. Qualunque sia il loro contenuto.

Ogni soggetto che contatti il grande pubblico attraverso le newsletter ha l’obbligo di predisporre un sistema semplice e gratuito per la revoca del consenso all’invio di comunicazioni. In genere in fondo alla newsletter che riceviamo c’è un tasto chiamato disiscriviti. Cliccando su questo tasto si viene reinviati a una pagina dove o ci viene chiesta la conferma della nostra volontà di non ricevere più newsletter di quel tipo, oppure ci viene già confermato che la disiscrizione è avvenuta con successo.

Come ci impediscono di recedere dalle newsletter

IL Garante della Privacy di recente è intervenuto su un fenomeno che probabilmente è successo a tutti. Si tratta del caso in cui si cerchi di disiscriversi da una newsletter, ma le comunicazioni continuino ad arrivare. I casi più frequenti sono quelli in cui il tasto non sia funzionante, oppure quello in cui si viene reindirizzati alla pagina per confermare il desiderio di non ricevere più la newsletter, ma appare una schermata dove si parla di un errore che impedisce di completare l’operazione. 

A questo punto ci dobbiamo rassegnare a continuare a riceve pubblicità che non ci interessano? No, la soluzione c’è ed è quella che hanno adottato alcuni cittadini, inviando una segnalazione al Garante della Privacy.

Come segnalare una newsletter indesiderata

Il diritto a tutelare i propri dati personali è riconosciuto dal regolamento dell’Unione Europea 679 del 2016. Il primo passo è quello di rivolgersi direttamente all’azienda che sta utilizzando i nostri dati personali. Per farlo non è richiesta alcuna formalità particolare. Si può utilizzare una raccomandata, o una email, anche non certificata. Sul sito del Garante della Privacy è reperibile anche un modulo da utilizzare così da essere sicuri di avere indicato tutti i dati necessari.

Entro un mese dall’invio della comunicazione l’azienda dovrà fornire almeno un riscontro di aver ricevuto la comunicazione. Questo termine potrà essere elevato a due mesi nel caso le richieste siano particolarmente numerose. Nel caso non arrivi alcuna risposta, o non sia soddisfacente è possibile rivolgersi al Garante della Privacy.

Reclamo davanti al Garante della Privacy contro una newsletter

Il reclamo contro una newsletter che si ritenga leda i propri dati personali può essere inviato al Garante della Privacy, o consegnato a mano usando il modulo messo a disposizione dell’ente. Il Garante farà un‘istruttoria preliminare cioè un’indagine per verificare quanto sostenuto da chi ha presentato il reclamo. Se del caso inizierà un procedimento amministrativo contro l’azienda segnalata e emetterà delle sanzioni.

Possibile anche inviare una segnalazione indirizzandola al Garante della Privacy, dove indicare quali si ritengano siano le violazioni. Di tutte le segnalazioni l’ente a protezione dei dati personali terrà conto e valuterà se sia il caso di fare indigni ulteriori.

Cone il Garante della Privacy sanziona chi non permette di disiscriversi alle newsletter

Il Garante della Privacy ha negli ultimi giorni del mese di aprile di quest’anno richiamato prima, e poi sanzionato un’azienda che non ha rispettato il diritto degli utenti a cancellarsi alle loro newsletter. In particolare l’ente a protezione dei dati personali ha ammonito l’azienda per non aver dato ascolto ad alcuni utenti che non volevano più continuare a ricevere newsletter promozionali e le ha ingiunto di adottare le misure organizzative necessarie per fornire una risposta rapida e adeguata a chi si opponeva a questa pratica di marketing. Alla società inoltre è stato vietato di utilizzare i dati in proprio possesso senza autorizzazione specifica per l’uso che intendeva farne, cioè inviare newsletter promozionali e le è stata inflitta una sanzione di 30.000 euro.

Il mancato funzionamento del tasto disiscriviti alle newsletter non è una scusa

Nel caso esaminato dal Garante della Privacy gli utenti che hanno presentato un ricorso hanno segnalato tra l’altro che nella newsletter ricevuta in effetti era presente il tasto disisciriviti e quindi teoricamente tutto era in regola. Cliccando il tasto però non si veniva inviati alla pagina che permetteva l’effettiva cancellazione dalle newsletter. Segnalavano inoltre di non avere avuto alcuna risposta dalla società, quando hanno inviato una comunicazione segnalando il disservizio e l’impossibilità di fare valere il proprio diritto.

La società si è difesa sostenendo che la casella di posta elettronica pec utilizzata dagli utenti per segnalare di non voler più ricevere le newsletter non era stata di recente monitorata a causa di problemi tecnici. La società sosteneva poi che gli utenti avrebbero comunque potuto far valere il loro diritti utilizzando la sezione contattaci, come espressamente indicato nel sito.

Questa giustificazione non è stata ritenuta sufficiente dal Garante della Privacy, che ha precisato che verificare il funzionamento del tasto per disiscriversi dalle newsletter è un preciso obbligo dell’azienda che la invia. Allo stesso modo è un obbligo di tale azienda rendersi reperibile indicando all’interno del sito un indirizzo email, attivo, al quale gli utenti possano segnalare i disservizi. Solo in questo modo il diritto di non ricevere posta indesiderata e quello di avere un controllo di quello che viene fatto sui propri dati personali è effettivo.