Posta elettronica certificata, meglio nota con l’acronimo PEC. Tutti ne hanno sentito parlare, ma quanti sanno realmente che cos’è. Si tratta lo diciamo subito di un obbligo rivolto alle imprese e ai liberi professionisti, molti dei quali comunque se ne erano già dotati in passato, visto l’obbligo di utilizzare solo questo sistema per contattare le pubbliche amministrazioni.

Per i privati, intesi come cittadini che non rientrino tra quelli che sono obbligati ad avere la PEC per legge, invece costituisce per il momento solo una facoltà. Molti però stanno decidendo di approfittarne visti i vantaggi che offre e vista la semplicità per richiederla e per usarla. Non va poi sottovalutata la possibilità di ottenere dai gestori dei periodi di prova gratuiti.

Valore della PEC

L’articolo 4 del DPR 68 del 2011 dice che

la PEC consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

Per i privati che intendono utilizzare il servizio di PEC il solo indirizzo valido ad ogni effetto giuridico è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati e tra questi e le pubbliche amministrazioni. 

La PEC in sostanza ha il valore che le attribuisce la legge solo quando è stata inviata dall’indirizzo che è stato precedentemente segnalato dal mittente. Quando parte da quell’indirizzo ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. E in più certifica anche l’orario esatto della spedizione, che potrebbe essere rilevante in alcuni casi.

Per valore attribuito dalla legge si intende che vale come prova in tutti i casi in cui per esempio si debba dimostrare che un documento sia stato inviato entro un certo termine. Per esempio nel caso si partecipi a un concorso pubblico che ha sempre un termine perentorio entro cui consegnare le domande, la PEC prova la data di spedizione e dell’avvenuta consegna. Lo stesso vale nel caso inviamo la richiesta di interrompere un contratto, piuttosto che contestiamo una fattura o un conto.

Che cosa è una PEC

La PEC in sostanza è un indirizzo di posta elettronica. Per l’utente, una volta completate le procedure di acquisizione dell’indirizzo di posta non cambia nulla rispetto all'uso di quella ordinaria. La differenza sta in quello che c’è dietro, cioè nel lavoro che deve fare il nostro gestore per assicurare che la PEC sia sicura e sia riconosciuta anche a livello legale.

La legge impone che siano utilizzati protocolli di sicurezza tali che ne garantiscono anche il contenuto. Il messaggio contenuto nella PEC, infatti non può essere in alcun modo modificato, né nel contenuto né per la parte riguardante i dati di chi l’ha spedita, la data o gli orari di inoltro. In caso di contenzioso quindi la PEC può essere opposta alla controparte. Questa è evidentemente un’arma a doppio taglio perché non solo chi ha ricevuto, ma anche chi ha spedito la PEC non ne potrà contestare il contenuto o fingere di non saperne niente. Questo tipo di garanzia, tutela anche la nostra riservatezza permettendoci di spedire attraverso la PEC anche documenti riservati con la sicurezza che non saranno violati da terzi, sia con l’intenzione di alterarli sia con quella di impossessarsene o semplicemente di prenderne visione.

Che cosa si intende con il termine certificata per la PEC

Il termine certificata significa che qualcuno si pone come garante del contenuto della PEC. Questo soggetto è il gestore del servizio a cui ci siamo rivolti. Questo gestore è tenuto a rilasciare una ricevuta che costituisce una prova avente valore ai fini legali dell’avvenuta spedizione del messaggio di PEC e degli eventuali allegati. Il gestore del destinatario della PEC, poi invierà al mittente la ricevuta dell’avvenuta consegna. Precisiamo che è possibile inviare una PEC anche a chi non ne abbi una, in quel caso, però la certificazione non è possibile per la parte riguardante la ricezione.

Comunicazioni saranno inviate anche in tutti i casi in cui ci siano stati problemi nell’inoltro della PEC, perché per esempio non partita, sia stato digitato per errore un indirizzo inesistente, o ci siano momentanei problemi di rete. In ognuna di queste comunicazioni saranno sempre indicate le date e gli orari di ogni operazione. Il gestore del servizio conserverà sempre una copia delle comunicazioni per trenta mesi. In caso il mittente dovesse smarrire la propria certificazione potrà averne una copia entro questo termine. La copia avrà lo stesso valore legale attribuito all’originale.

Per chi è obbligatoria la PEC

La PEC a partire dal 2012 era già obbligatoria per tutte le comunicazioni della pubblica amministrazione e tra questa e i privati. Pochi però erano in realtà i privati che avevano deciso di dotarsi di questo sistema. A partire dall’ottobre dello scorso anno con il Decreto Semplificazioni tutte le imprese sono obbligate a dotarsi della PEC, L’articolo 37 della del decreto legislativo numero 76 del luglio 2020 stabilisce che

tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunichino a registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno già provveduto a tale adempimento.

Per le imprese che non comunichino la propria PEC è prevista una sanzione che va da 206 euro a 2.064 euro per le società. Per le imprese individuali, invece la sanzione è ridotta ed è compresa tra i 30 euro e i 1.548 euro.

I privati possono chiedere la PEC?

I privati per il momento non hanno alcun obbligo di avere una PEC, anche se questa è un’ipotesi che è già stata sollevata. In particolare in relazione all’introduzione per tutti di un domicilio digitale. Con questo termine si fa riferimento al corrispondente per il web della residenza. Si tratterebbe in sostanza di un indirizzo certo, dove inviare tutte le comunicazioni ufficiali. Dovrebbe poi corrispondere con lo stesso indirizzo della PEC, anche se avrebbe funzioni diverse e più ampie.

Per il momento in assenza di obblighi di questo tipo, Il privato è libero di decidere se voglia avere e usare una PEC. Si tratta di un servizio che in effetti non ha dei costi molto elevati, soprattutto se si decide di accontentarsi del pacchetto base. Tutti i gestori, poi offrono una serie di servizi aggiuntivi in termini di sicurezza, di archiviazione di documenti, o di dimensione degli allegati che possono essere spediti. Tutti questi servizi hanno un costo ulteriore, e vanno valutati sulla base delle proprie esigenze.

Per cosa usare la PEC

I privati innanzitutto possono usare la PEC come un sostituto di una raccomandata. Possono cioè inviare delle comunicazioni di cui vogliono avere la certezza della consegna e ottenere un certificato che attesti che tutto sia andato bene. Ricevuta di questo tipo, poi possono essere usate come prova del proprio adempimento nel caso ci siano contestazioni anche davanti a un tribunale. È vero che spesso i Tribunali hanno accettato anche SMS o WhatsApp, ma in quei casi in genere sono uno degli elementi di prova che devono essere accompagnati da altri fatti o testimonianze.

A fronte dello stesso risultato di una raccomandata, i vantaggi sono in termini di tempo e di costi. Di tempo perché la PEC viene consegnata in tempo reale, mentre le raccomandate comunque devono trascorrere i tempi tecnici sia per recarsi all’ufficio postale, sia per l’effettiva consegna e poi per la restituzione dell’avviso di ricevimento. In termini di costo, è evidente che sono molto ridotti soprattutto per chi debba spedire parecchie PEC, perché ogni raccomandata deve essere pagata a sé, mentre per la PEC in genere c’è una specie di abbonamento annuale.

Oltre a questo molti sono gli usi possibili e in alcuni casi già consolidati per la PEC. Quasi tutti i fornitori di servizi oggi prevedono che la disdetta dai servizi possa essere fatta anche attraverso la PEC, riducendo notevolmente i tempi di attesa e rendendo certo il momento di ricevimento della disdetta. Molte aziende hanno optato per questo mezzo per consegnare buste paga e documentazioni dei dipendenti. Infine chi avesse necessità di inviare documentazioni alle pubbliche amministrazioni lo potrà sempre fare attraverso la PEC avendo la certezza di immediata consegna.

Come si fa ad avere la PEC

La PEC è un servizio che viene offerto da dei gestori che devono avere un’abilitazione che gli consente di gestire e certificare questo tipo di servizio. Un elenco dei gestori che sono abilitati è reperibile sul sito dell’AGID, l’Agenzia per l’Italia Digitale che si occupa della diffusione della digitalizzazione a livello nazionale. Compito di questa agenzia è anche quello di vigilanza su chi gestisce i servizi. Attenzione prima di scegliere un gestore a verificare che rientri nella lista di quelli autorizzati. Se così non fosse, non sono solo si sarebbe vittima di una truffa, perdendo le somme che sono state pagate per un servizio che quel gestore non può offrire, Ma in questo caso le nostre PEC non potrebbero avere la certificazione indispensabile a dare alle nostre comunicazioni valore legale.

Ogni gestore ha una propria procedura per vendere le PEC. In generale però il servizio può essere acquistato direttamente online, compilando un questionario con i propri dati e allegando le copie della documentazione richiesta. Ogni gestore poi offre la possibilità di scegliere tra una serie di servizi indicando sempre il costo di ognuna delle opzioni scelte.

È possibile avere la PEC gratis?

In realtà la risposta non può essere netta. Sì, è possibile avere la PEC gratis, ma solo per brevi periodi, in genere da pochi fino a sei mesi. Molti gestori offrono la possibilità ai propri utenti di provare la PEC in modo assolutamente gratuito per un breve periodo di tempo. Scaduto questo termine, l’utente deciderà se continuare ad avvalersi del servizio, e eventualmente quali opzioni aggiuntive scegliere, oppure di recedere dal periodo di prova, senza nulla dovere in cambio.

Questi operatori si reperiscono con un po’ di pazienza scegliendo tra quelli presenti nell’elenco dell’agenzia per l’Italia digitale e poi verificando sul sito ufficiale quali sono le proposte fatte al pubblico.