Senza dubbio, l’assemblea condominiale rappresenta uno dei momenti più importanti per la vita e l’esistenza di un condominio. Convocare regolarmente l’assemblea condominiale è un adempimento necessario ed indispensabile, perché permette a tutti i condomini di partecipare alla riunione. Per fare in modo che tutti gli aventi diritto abbiano modo di partecipare, l’avviso non dovrà arrivare all’ultimo minuto. È necessario che venga inviato o consegnato entro termini ben precisi, che sono stabili dalla legge e che permettono di rendere valida a tutti gli effetti la convocazione dell’assemblea condominiale.
È necessario tenere a mente che comunicare anticipatamente la data, nella quale è stata fissata la riunione condominiale, non serve esclusivamente ai convocati per organizzare il proprio calendario. Ma permette anche l’esercizio dei poteri di controllo che spettano, per legge, agli stessi condomini. Ricordiamo che nel loro diritto rientra anche la possibilità di visionare, presso l’amministratore, tutta la documentazione sugli argomenti che sono stati inseriti all’ordine del giorno. Tra questi ci sarà senza dubbio il rendiconto condominiale, che dovrà essere approvato. Ma anche i documenti giustificativi delle spese che sono state sostenute, gli eventuali preventivi presentati dalle varie ditte per eseguire i lavorati di manutenzione ordinaria e quelli per la manutenzione straordinaria.
Da segnalare, inoltre, che nel caso in cui non vengano rispettati i termini per la convocazione dell’assemblea condominiale, questo potrebbe comportare l’annullabilità delle delibere. I condomini, che non hanno ricevuto la convocazione nei tempi previsti dalla legge o non lo hanno ricevuto proprio per niente, potrebbero chiedere che le delibere vengano annullate. Il semplice fatto di non aver provveduto a convocare l’assemblea condominiale tempestivamente, potrebbe portare a far annullare tutte le decisioni adottate dalla maggioranza.
Assemblea condominiale: termini per inviare l’avviso
Sulle modalità e le tempistiche entro le quali inviare l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale, la legge è abbastanza chiara. L’articolo 66 disposizioni per l’attuazione del Codice Civile prevede espressamente che
L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione.
Su questo punto la normativa è esplicita: l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale deve necessariamente arrivare cinque giorni prima rispetto al giorno in cui è stata fissata la riunione. Questo lasso di tempo è necessario perché tutti i condomini si possano organizzare per partecipare alla stessa. Il termine minimo è inderogabile: questo significa che, in nessun modo, potrà essere abbreviato, nemmeno da eventuali disposizioni contenute all’interno del regolamento condominiale. Potrà, invece, essere allungato: l’avviso di convocazione potrà arrivare anche 8 o 10 giorni prima.
La data alla quale sarà necessario fare riferimento è quella fissata per l’assemblea condominiale in prima convocazione. Ricordiamo che generalmente è prevista una seconda convocazione il giorno successivo e, come spesso accade, la prima convocazione va deserta e l’assemblea si svolge effettivamente nella data della seconda convocazione (su questo punto vedasi l’ordinanza n. 24041 del 30 ottobre 2020 della Corte di Cassazione).
Assemblea condominiale: come si conteggiano i termini
È molto semplice conteggiare i cinque giorni necessari per provvedere alla convocazione: devono essere calcolati a ritroso, partendo dal giorno che è stato stabilito per la riunione, il quale non dovrà essere calcolato. Si devono calcolare tutti i giorni antecedenti fino al quinto, che dovrà essere incluso nel computo. In questo modo saranno ottenuti cinque giorni complessivi liberi, prima di quando si terrà effettivamente l’assemblea di condominio. Dovranno essere conteggiati anche i giorni festivi e prefestivi, così come prevede l’articolo 155, co. 3, del Codice di procedura civile.
Nel caso in cui l’assemblea condominiale venga fissata per il 25 giugno, l’avviso di convocazione dovrà pervenire entro e non oltre il 20 giugno a mezzo raccomandata, Pec, fax o consegnato a mano. Se a qualche condomino dovesse arrivare a partire dal 21 giugno in poi, le delibere assembleari potrebbero essere annullate.
Quando si invia l’avviso con una raccomandata
L’ordinanza n. 18635 del 30 giugno 2021 della Corte di Cassazione ha ricordato ed espressamente ribadito che la data dell’assemblea non deve essere conteggiata nel termine utile per inviare l’avviso di comunicazione. La data di arrivo dell’avviso dovrà essere considerata come il primo giorno utile dal quale far partire il conteggio dei cinque giorni antecedenti l’assemblea di condominio. Questo discorso vale anche nel caso in cui l’avviso venga inviato tramite raccomandata: la Suprema Corte ha ricordato che, perché la convocazione sia valida, non è sufficiente che l’avviso sia spedito cinque giorni prima, ma deve essere effettivamente ricevuto dal destinatario entro questo termine.
Riprendendo l’esempio fatto in precedenza, se l’assemblea condominiale è fissata per il 25 giugno, la raccomandata con l’avviso dovrà essere ricevuta entro il 20 giugno, perché i termini della convocazione siano validi. Nel caso in cui la raccomandata non venga consegnata a seguito di una momentanea assenza del destinatario, ai fini del computo dei giorni, si dovrà considerare la data di immissione, nella cassetta delle lettere, dell’avviso di giacenza della lettera presso l’ufficio postale, a prescindere dal giorno in cui avverrà l’effettivo ritiro.
Come abbiamo spiegato in precedenza, nel caso in cui non dovesse essere rispettato il termine minimo dei cinque giorni tra la ricezione dell’avviso di convocazione e la data dell’assemblea condominiale, tutte le delibere prese potrebbero essere annullate, nel caso in cui venissero impugnate entro 30 giorni dai condomini dissenzienti e da quelli assenti perché non sono stati convocati correttamente.