Per chi è alle prime armi e, in ambito fiscale, ne sa poco o nulla, è bene informarsi e partire dalle basi, in modo tale da non commettere errori futuri.

Gli adempimenti fiscali, ad un primo sguardo, sembrano complessi e difficili. In effetti, molti di essi lo sono. Altri, invece, richiedono solo il tempo di prenderci la mano.

Compilare ed emettere una fattura, all’inizio, può sembrare un’operazione complessa. Ma, come spesso - o quasi sempre - accade, l’apparenza inganna. Infatti, il segreto è prestare molta attenzione a quei pochi e semplici passaggi che la compilazione della fattura richiede.

Per chi ha appena aperto una Partita Iva e, in generale, per tutti coloro alle prime armi, in questa guida andremo a spiegare passo passo come si deve fare a compilare e ad emettere una fattura, elencando tutti gli elementi che si devono obbligatoriamente inserire nel documento e ricordando i termini da rispettare. 

Ci sposteremo, più avanti, sulla fattura elettronica, analizzando così anche le differenze con quella cartacea. Prima di tutto, però, è bene partire dalle basi, spiegando cos’è la fattura e chi è tenuto ad emetterla.

Chi deve emettere la fattura? Chi è esonerato?

Per far sì che questa guida sia completa, ma soprattutto il più semplice possibile, dobbiamo partire dalle basi. Cos’è la fattura? Si tratta di un documento fiscale che i soggetti titolari di Partita Iva devono obbligatoriamente compilare ed emettere. Per quale motivo? La fattura va ad attestare la prestazione operata verso terzi, la vendita di beni o la cessione di servizi.

Per semplificare ancora di più il concetto e capire il perché è obbligatoria l’emissione della fattura, basta dire che si tratta di un documento che consente di essere in regola con il fisco

Come abbiamo anticipato, la fattura è obbligatoria per i titolari di Partita Iva che cedono beni e servizi o prestano attività professionali a terzi.

Vi sono, tuttavia, alcune differenze tra un professionista e un altro, in relazione alla tipologia di attività che viene svolta.

Alcune attività, infatti, sono esonerate dall’obbligo di emissione di fattura, anche se, sono tenute comunque a rilasciare, al proprio cliente, una ricevuta o uno scontrino fiscale.

Chi sono i soggetti esonerati?

  • I commercianti al dettaglio;
  • Gli ambulanti;
  • Chi presta servizi presso le abitazioni dei clienti;
  • Chi somministra bevande o alimenti;
  • Gli agricoltori che vendono i beni di propria produzione;
  • Chi trasporta persone;
  • Chi offre prestazioni alberghiere.

Anche se i soggetti appena elencati non sono tenuti all’emissione della fattura, sono comunque obbligati a rilasciare ai clienti scontrini o ricevute fiscali.

Inoltre, facciamo un piccolo accenno al caso particolare di alcuni contribuenti. Non sono obbligati all'emissione delle fatture coloro che esercitano l'attività di estetista, parrucchiere, barbiere. Per questi contribuenti, fino al 2019, era obbligatorio il rilascio della ricevuta fiscale cartacea. Dal 2020, è scattato l'obbligo di emettere lo scontrino fiscale elettronico.

Fattura: ecco gli elementi necessari da inserire!

È il momento di analizzare più da vicino una fattura, spiegando quali sono le sue caratteristiche e vedendo quali elementi devono essere necessariamente inseriti.

Prima, però è bene fare una piccola parentesi sulle caratteristiche delle fatture. Sì, lo abbiamo scritto al plurale perché non c’è una sola tipologia di fattura, ma più di una.

Come si legge sul sito laleggepertutti.it:

“[…] le specifiche modalità di emissione di una fattura variano a seconda che si tratti di una ditta individuale, di un’azienda o di un professionista e a seconda che esse siano assoggettabili al regime fiscale ordinario oppure a quello agevolato”.

A seconda di questi casi, quindi, cambiano alcune regole e alcuni elementi che si devono inserire nel documento fiscale. 

In linea generale, però, andiamo a vedere quali dati si devono necessariamente inserire.

Per avere la fattura valida ai fini di legge, essa deve contenere i seguenti dati

  • Il nome di chi emette la fattura o la sua ragione sociale, l’indirizzo, il numero di Partita Iva;
  • I dati del cliente;
  • La data di emissione;
  • L’Iva, ove prevista;
  • La ritenuta d'acconto, ove prevista;
  • La cassa di previdenza, per la fattura dei professionisti;
  • La descrizione del bene o del servizio ceduto;
  • L’importo applicabile al netto dell’Iva;
  • L’importo totale da pagare;
  • Il numero cronologico della fattura;
  • Termini e modalità di pagamento.

Fattura: quali sono i termini da rispettare?

Così come per tutti gli adempimenti in ambito fiscale, anche per l’emissione delle fatture bisogna rispettare alcuni termini.

Dopo aver compilato tutti i campi e aver inserito tutte le informazioni necessarie, la fattura deve essere inviata o consegnata al cliente. Ci sono, naturalmente, alcune scadenze da rispettare. Infatti, per invio tardivo della fattura sono previste sanzioni.

I termini di invio variano in relazione al tipo di fattura che si predispone. Parliamo della fattura immediata. In questo caso, l’emissione deve avvenire entro dodici giorni da quando viene effettuata l’operazione che si deve riportare in fattura.

Le fatture di questo tipo, in genere, vengono emesse entro le ventiquattro ore del giorno in cui viene effettuata l’operazione. Tuttavia, come abbiamo detto, si può emettere entro i dodici giorni successivi.

Un altro tipo di fattura si chiama differita e si può emettere entro il 15 del mese successivo rispetto a quello in cui è stata effettuata l’operazione.

Passiamo alla fattura anticipata. Nel caso di questo tipo di fattura, come si legge sul sito fattureincloud.it:

“[…] il momento dell’emissione coincide con l’effettuazione dell’operazione e diventa rilevante ai fini IVA!”.

Come abbiamo già detto, bisogna stare molti attenti all’emissione della fattura e rispettare, di conseguenza, i termini previsti per l’invio. Cosa si rischia? Come abbiamo detto, sono previste sanzioni economiche non indifferenti. 

Chi può emettere la fattura semplificata?

Qualche paragrafo fa, abbiamo anticipato che esistono diverse tipologie di fattura, che si devono utilizzare a seconda di un caso o di un altro. Esiste anche un tipo di fattura, detta semplificata che è possibile emettere quando l’importo non supera i 400 euro, Iva inclusa.

Facciamo qualche cenno normativo. La fattura semplificata è disciplinata dal DPR n. 633 del 1972. Inizialmente, la fattura semplificata si poteva utilizzare quando l'importo non superava i 100 euro.

Cosa cambia rispetto alla fattura ordinaria? Le differenze sono consistenti, in quanto la fattura semplificata è un tipo di documento fiscale molto più snello, più semplice da compilare e contenente, naturalmente, molte meno informazioni.

Per esempio, non è indispensabile indicare i dati anagrafici del cliente, ma solo il suo codice fiscale o il suo numero di Partita Iva. I beni e i servizi resi si possono descrivere solo sommariamente, senza scendere in troppi dettagli così come nella fattura ordinaria.

Tutti possono utilizzare la fattura semplificata? Purtroppo no. Non possono emetterla coloro che effettuano, come si legge sul sito sumup.it:

“[…] non si tratti di cessioni intracomunitarie […] o per beni o servizi per cui non valga il principio di territorialità, ovvero quando l'IVA è dovuta nel Paese del committente […]”.

Riassumendo, possono emettere la fattura semplificata i titolari di Partita Iva quando l’importo dell’operazione non supera i 400 euro, comprensivi di Iva.

Fattura elettronica e cartacea: chi può emettere l'una e chi l'altra!

Le fatture, da un po’ di anni a questa parte, hanno subito cambiamenti importanti. Sempre più contribuenti, infatti, sono soggetti all’emissione delle fatture in formato elettronico

Non bisogna pensare, però, che con l’entrata in scena della fattura elettronica, le fatture cartacee siano scomparse. Una fetta ancora consistente di contribuenti può ancora emettere le consuete fatture cartacee.

Ma cosa differenzia le due? Innanzitutto, la fattura elettronica è un documento fiscale digitale. Per essere redatto e inviato, è necessario disporre di un computer oppure di un dispositivo mobile, come uno smartphone o un tablet. È, poi, indispensabile avere una connessione internet.

Oltre a questi due imprescindibili strumenti, è fondamentale disporre di un software per compilare le fatture in formato XML.

Per esempio, l’Agenzia delle entrate rende disponibili tre tipi di programmi gratuiti per compilare le fatture: una procedura web, accessibile al portale “Fatture e Corrispettivi”, un software scaricabile sul proprio computer e un’applicazione per tablet e smartphone. Per maggiori informazioni si rimanda al seguente link.

La fattura elettronica si deve inviare al Sistema di Interscambio (Sdi), il quale ricevuto il file, esegue in automatico i controlli e le verifiche necessarie.

Ma torniamo a chi sono i soggetti obbligati alla fattura elettronica. Prima di tutto, la fattura elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni verso la Pubblica Amministrazione

Successivamente, a partire dal 1° gennaio del 2019, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per le operazioni tra privati. Come si legge sul sito agenziaentrate.gov.it:

“[…] vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer)”.

Quest’anno c’è una novità molto importante. Per i contribuenti che hanno aderito al regime forfetario, per i contribuenti in regime di vantaggio e per le associazioni sportive dilettantistiche, dal prossimo 1° luglio 2022, scatterà l’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico.

Per il momento, questi contribuenti per i quali ancora non vige l’obbligo, possono utilizzare le fatture cartacee.

Per un approfondimento sui nuovi soggetti obbligati, si consiglia la lettura del seguente articolo pubblicato su Trend Online: Forfettari e fattura elettronica: chi ha l'obbligo da luglio