Lo smartworking è uno degli strumenti più tristemente noti in questi due lunghi anni di pandemia. Da totale sconosciuto a arma indispensabile per far fronte all’emergenza sanitaria. Ha consentito, infatti, a molti cittadini di conservare il proprio posto di lavoro.

Con la scadenza dello stato di emergenza, invero, si era temuto in un addio anche alle norme speciali sullo smart working. il legislatore ha infatti introdotto delle deroghe alla disciplina ordinaria, al fine di rendere più semplice l’accesso alla modalità agile. 

Tuttavia, il Governo ha recentemente stabilito di prorogare fino al 30 giugno il regime semplificato di accesso al lavoro agile.

Vediamo cosa c’è da sapere in tema.

Ma sappiamo precisamente di cosa si tratta?

Il Ministero delle Politiche sociali, invero, ha dato una definizione a questo strumento che consente di lavorare in maniera innovativa e flessibile:

“lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Tale strumento è un nuovo modo di gestire il lavoro, che può esser svolto anche a distanza. Proprio questa caratteristica ha consentito di gestire con efficienza l’emergenza pandemica. 

Questo sistema di gestione del lavoro è stato necessario negli ultimi due anni, sebbene non è una nostra invenzione e soprattutto non recente. Soprattutto nei Paese Nord europei è stato introdotto già da alcuni anni. I benefici ai fini della produttività sono molteplici, determinando un impatto considerevole sull’economica ed importanti risparmi per le imprese. 

Un nuovo approccio al lavoro?

Quindi, lo smartworking è sicuramente un nuovo strumento non solo di lotta in emergenza pandemica, ma è un nuovo approccio al mondo del lavoro, é uno strumento di progressivo cambiamento culturale e sociale. 

Come dicevamo poc’anzi sono anni che le imprese straniere hanno ottenuto un significativo beneficio dallo smartworking. Proprio per tale ragione che il Governo ha a lungo riflettuto su come dovremmo regolarci a partire dal 31 marzo quando presumibilmente cesserà lo stato di emergenza, almeno quello legato alla pandemia da Covid - 19. 

Per le aziende è una revisione dell’assetto organizzativo piuttosto considerevole che consente di apportare diversamente. In molti stanno valutando di conservare tale metodo, al fine di mantenere i costi e le spese. Soprattutto per i lavoratori consentirebbe un notevole risparmi, in questa fase, di crescente pressione economica, dettata dall’emergenza in Ucraina.

Le spese di energia e carburanti, potrebbero esser notevolmente contenute mediante l’impiego dello smartworking, che comporta una riduzione degli spostamenti e della presenza fisica negli uffici, con una corrispondente riduzione di impiego di elettricità e gas. 

Tuttavia, per quanto abbiamo approfonditamente sperimentato i benefici dell’introduzione dello smartworking è ancora oggi una novità che difficilmente riusciamo ad introdurre stabilmente nelle nostre vite.

Lo smartworkign comporta, infatti, una rivoluzione culturale e nella gestione degli spazi che sarebbero gestiti con una maggior flessibilità.

Cosa succede dal 30 giugno?

Tra soli pochi giorni scade il termine per lo stato di emergenza legato all’emergenza pandemica. Cosa succede a partire dal 31 marzo? 

Gran parte delle norme che ad oggi il legislatore ha introdotto per semplificare procedimenti e permettere ad aziende e lavoratori di proseguire la propria attività, verranno meno.

Tra le molte norme che dovevano venir meno ci sono anche le disposizioni semplificate che regolano lo smart working. In particolare l’art. 90 del D.L n 34 del 2020 regolava le modalità di avvio del lavoro da remoto in assenza di espressa pattuizione nei contratti individuali di lavoro.

Tuttavia, il governo ha recentemente introdotto una proroga al 30 giugno 2022, disposta mediante decreto Covid del 17 marzo. In tal modo, le imprese e i lavoratori avranno più tempo per adeguarsi al nuovo regime.

Dunque, resta in vigore la disciplina per ulteriori due mesi.  Tuttavia, dal 1° luglio 2022 sarà obbligatoria la stipula dell’accordo individuale tra azienda e dipendente, da inviare al Ministero del Lavoro.

E’ stata prorogata anche la disciplina del DPCM del 1° marzo 2020. Tale normativa, prevede la possibilità di adempiere in via telematica agli obblighi di informativa sulla sicurezza nel lavoro, anche mediante trasmissione della documentazione INAIL. 

Le regole dello smart working

Il Decreto Sostegni ter, il D.L. n. 4 del 2022, è intervenuto al fine di predisporre delle regole per regolare la disciplina in questione.

 In particolare dovrà esser concluso un accordo, che normalmente andrebbe allegato alla comunicazione obbligatori prevista sul sito del Ministero del Lavoro. il Decreto Sostegni ter, ha espressamente previsto una deroga a predetto onere, consentendo dunque di facilitare l’introduzione di nuove regole sullo smart working. 

L’emendamento del Decreto Sostegni Ter ha previsto come unico onero quello di comunicare i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e cessazione dell’erogazione della prestazione lavorativa secondo modalità agili. Non serve che sia allegato un accordo individuale.

Al fine di rendere operativa tale previsione è necessario che sia data pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto Sostegni Ter.

Ovviamente, sempre a partire dal 1° luglio sarà comunque possibile ritornare al regime ordinario che consente di regolare il rapporto di lavoro mediante accordo.

L’accordo individuale consente di regolare due aspetti essenziali delle modalità agili di lavoro ossia: durata del lavoro agile e orario, luogo di lavoro. 

Quali dovranno essere le disposizione sul luogo di lavoro?

Come dicevamo nel paragrafo precedente saran necessario procedere alla conclusione dell’accordo individuale per regolare le modalità di lavoro agile. In primo luogo l’accordo sullo smart working deve contenere delle disposizioni in tema di luogo di lavoro. Dovranno, infatti, essere identificati dall’accordo i luoghi ove il lavoratore andrà a volgere la propria attività durante la giornate di lavoro agile.

In particolare, devono essere stabiliti i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti all’attività lavorativa. Tale esigenza deriva dalla necessità di garantire il rispetto delle regole legate alla salute e sicurezza sul lavoro.

Quindi sarà necessario che i locali privati siano dotati di abitabilità e sia rispettato il divieto di uso di ambienti insalubri come sottotetti ammessati, o locali dove non siano rispettati i requisiti di abitabilità. 

Sul punto sono previste apposite disposizione che potrai consultare per eventuali approfondimenti nell’allegato IV, del D.Lgs. n. 81/2008 (TU sulla Salute e Sicurezza sul lavoro).

La normativa in questione provvede a individuare i requisiti che devono possedere i luoghi di lavoro. La normativa prevede delle opportune indicazioni per il datore di lavoro che potranno essere richiamate dall’accordo. Quest’ultimo deve quindi indicare l’ipotetico luogo adatto allo svolgimento della prestazione lavorativa. 

Ricordiamo a tal proposito che dovranno essere rispettati alcuni requisiti che deve contenere l’accordo. In particolare il lavoratore dovrà verificare la conformità: dell’impianto elettrico, termico e di climatizzazione.

Egli dovrà anche garantire che suddette strutture siano mantenute in stato di efficienza e controllate da personale qualificato.

Quali sono invece le regole sul lavoro?

Lo smartworking, dal punto di vista delle mansioni e delle ore lavorative non cambia nulla rispetto all’ordinaria attività che viene normalmente espletata anche in sede. Dunque, da questo punto di vista non dovrebbe cambiare quasi nulla, salvo il ricorso ad alcuni ausili elettronici. 

Invero, il legislatore individua tra gli obiettivi del lavoro aule quello di andare a implementare la produttività delle imprese e delle attività produttive. 

Proprio per tale lavoro, per agevolare anche la conciliazione dei tempi di vita privata, non sono previsti vincoli di orari, purché sia rispettato il tetto massimo dei limiti di durata previsti dall’orario di lavoro giornaliero e settimanale, come stabilito dalla legge o dai contratti di lavoro collettivi.

Quindi non può essere richiesto al lavoratore un orario difforme da quelli stabiliti dalla normativa nazionale, in particolare richiamiamo il D.Lgs n. 66 del 2003. 

Indicazioni che il datore di lavoro deve inserire nell’accordo individuale

Il datore di lavoro deve inserire una serie di informazioni specifiche nell’accordo individuale concluso con il lavoratore, in tema di smart working. 

In specie, deve essere indicato il periodo entro il quale deve essere prestata l’attività lavorativa, durante la giornata. Es. questo potrebbe essere compreso nella fascia oraria tra le 8.00 e le 19.00. Quindi deve essere indicata la durata della prestazione.

Inoltre il datore di lavoro dovrà anche indicare le ore di lavoro, come previste da contratto, che siano 8 o minore, a seconda che sia concluso un contratto di lavoro part. time. 

Ovviamente, oltre alle ore lavorative, deve essere indicata anche la pausa prevista. In presenza di ulteriori ore di straordinario, dovranno essere indicate.

Inoltre proprio in tema di straordinario è necessario che sia rispettato il protocollo sul lavoro agile  del 7 dicembre 2021.

Tale documento ha previsto che normalmente, durante il periodo in cui la prestazione p resa con lavoro agile, non è possibile svolgere ore di straordinario. 

Tuttavia, la previsione deve essere derogata tramite specifica pattuizione tra le parti. Tale accordo dovrà a questo punto indicare le ore di straordinario e dovranno anche esser previsti dei limiti massimi, oltre alle modalità per svolgere tale attività.

Dovranno, inoltre, essere indicate anche le disposizioni sulla reperibilità durante le giornate di smart working. In specie deve essere indicato con precisione come deve essere esercitato il diritto alla disconnessione.

Sul punto, non essendoci delle precise previsioni normative, le parti devono concordare anche le modalità e i tempi di connessioni con l’azienda, mediante supporto tecnologico, come Zoom o Microsoft team, o altri software affini. Devono, quindi essere indicate le finestre orarie di interazione, in cui il lavoratore deve essere operativo e tenere attivi gli strumenti per connettersi con l’azienda. 

Infine, deve essere anche indicata la durata del periodo di attività che viene espletata con modalità agili. 

Se vuoi approfondire il tema ti consigliamo il seguente video di Quotidiano Nazionale: