WhatsApp Business è uno strumento quantomai importante per la gestione di clientela e fornitori della propria azienda. Sempre più è infatti richiesto che il nostro interlocutore, specialmente se una realtà aziendale, sia sempre connesso e istantaneo nella risposta. I social network ci hanno certamente abituato a questo meccanismo.
Conoscendo dunque l’agilità di utilizzo di WhatsApp non sarà certo una sorpresa vederne applicate le stesse dinamiche, peraltro ottimizzate, nella versione business.
L’applicazione gratuita di proprietà di Meta, ex Facebook, infatti, ha rilasciato nel Gennaio 2018, una versione dedicata proprio alle aziende, e al business in generale. Inizialmente era dedicata alle piccole imprese, poi ha iniziato ad essere estesa anche ai gruppi. Essa ha la specifica funzione di rendere i contatti molto più agevoli, ma certamente non soltanto.
In questo articolo, cercheremo dunque di far luce sulle principali domande che riguardano l’utilizzo di WhatsApp Business, capiremo qual è la differenza con un account WhatsApp base, e soprattutto cercheremo di capire quali strategie poter adottare per sfruttarne al meglio le potenzialità.
Iniziamo subito con il comprendere come sia strutturata l’app Business e come funzioni.
Cos’è e come funziona Whatsapp Business
WhatsApp conta milioni di utenti in tutto il mondo. L’app di messaggistica istantanea ha infatti spopolato per anni, prima che ne venisse introdotta, nel 2018 appunto, una versione dedicata al mondo del business.
Lo scopo di questa nuova versione è quella di permettere e garantire alle aziende una comunicazione molto più snella e veloce con clienti e, se necessario, con fornitori.
In particolar modo, questa applicazione funziona all’incirca allo stesso modo di quell’applicazione di WhatsApp che tutti siamo abituati a conoscere e usare: essa, però, presenta delle funzionalità in più che potranno aiutare la strategia aziendale.
Nel suo canale Youtube, Matteo Orlandi, esperto di fotodigital e web marketing, ci parla dei mille usi di WhatsApp Business per le imprese.
All’apparenza il funzionamento è lo stesso di WhatsApp, per come tutti lo conosciamo. Ecco infatti le funzionalità che sono disponibili:
- invio e ricezione di messaggi di testo e multimediali;
- funzionalità di autodistruzione dei messaggi (esattamente come WhatsApp non business).
Oltre a ciò, ci sono alcune funzioni in più che possono risultare di fondamentale utilità per la propria azienda.
Nella sezione “Profilo dell’Attività“, raggiungibile dal menù “Impostazioni”, dopo aver cliccato su “Strumenti Attività”, è infatti possibile aggiungere molte informazioni relative al proprio business: oltre al nome, indirizzo e categoria dell’attività, è possibile impostare anche sito web, indirizzo mail e orari di apertura, qualora disponibili.
Inoltre, sempre attraverso la sezione dedicata agli “Strumenti Attività”, è possibile impostare anche:
- Messaggio di benvenuto;
- Messaggio di assenza;
- Risposte rapide.
Sono messaggi che sono impostabili e personalizzabili, per fare in modo non soltanto che si venga contattati negli orari d’ufficio, ma anche per far capire al cliente che il suo messaggio verrà preso in carico nel tempo indicato.
Un’accortezza in più che con la semplice applicazione di WhatsApp non sarebbe possibile.
Anche le risposte rapide sono qualcosa di molto utile e trasformano il proprio profilo, qualora desiderato, in una specie di chatbot. Seguendo le linee guida di WhatsApp è possibile fornire semplici informazioni. Ad esempio, impostando /email, un cliente che digita tale input riceverà in automatico l’indirizzo email dell’attività.
Naturalmente è sempre tutto personalizzabile in base alle esigenze dell’attività.
Inoltre, tramite quest’applicazione è anche possibile creare un catalogo della propria attività. Come? Ne parleremo nei prossimi paragrafi.
Come installare e configurare WhatsApp Business
Dopo aver letto le funzionalità che l’applicazione di WhatsApp dedicata al mondo delle aziende può fornire, sarà certamente sorta la curiosità di capire come fare ad installare ed installare l’app sul proprio telefono.
In realtà, si tratta di un procedimento molto semplice, che spiegheremo nelle prossime righe.
La prima cosa da fare è naturalmente scaricare l’applicazione dal proprio app store: l’applicazione è disponibile sia per iPhone sia per Android.
Una volta scaricata, bisognerà accettarne i Termini e le Condizioni e configurare il proprio numero di telefono. Si tratta di un procedimento guidato volto a verificare che il numero utilizzato per WhatsApp Business non sia già utilizzato come numero privato.
Si sappia, comunque, che a WhatsApp Business è associabile un numero di telefono fisso. In questo caso, quindi, nel proprio PC sarà possibile aprire due finestre WhatsApp web, una associata al numero privato, ed una associata al numero fisso aziendale.
Se si sceglie di utilizzare un numero di telefono già associato a WhatsApp per privati, tale numero verrà dissociato dal precedente account e verrà, da quel momento in poi, usato solo per l’account Business.
Arriverà quindi un SMS per verificare la correttezza del numero, e poi, sempre tramite il procedimento guidato, si dovrà confermare che l’applicazione possa avere accesso ai dati del telefono.
Nel caso il numero fosse associato ad un precedente account, sarà possibile anche scaricarne il backup (qualora fosse stato fatto in precedenza).
Al termine di questo processo, sarà possibile impostare tutti i dati relativi alla propria attività. Ecco quindi che la configurazione di WhatsApp Business avrà avuto fine e si potrà iniziare a sfruttarne i vantaggi.
Perché quindi è utile Whatsapp Business?
WhatsApp Business, a differenza di Whatsapp dedicato ai privati, permette di dare alla propria attività un volto molto più professionale.
Iniziando già dalla foto profilo professionale, l’impatto che un cliente o un fornitore ha quando cerca di contattare la nostra azienda è totalmente diverso. Avere poi una piccola descrizione e le informazioni di base già disponibili in un unico luogo facilmente accessibile restituisce un’immagine seria del brand.
Oltre a ciò, permette un collegamento continuo con i propri clienti, grazie alla natura dell’applicazione.
Senza contare che permette altri vantaggi di cui finora non abbiamo ancora parlato.
- permette di connettersi con il pubblico attraverso la funzionalità “Stato“;
- permette di inviare messaggi broadcast nel rispetto del GDPR;
- permette di filtrare le chat attraverso la funzionalità “Etichette”;
- consente di accedere ad una rudimentale analisi statistica del proprio profilo;
- consente la creazione di un catalogo di prodotti.
Insomma, queste funzionalità, in aggiunta al fatto che l’app Business è totalmente gratuita, fanno in modo che essa risulti assai appetibile per tutte le aziende che vogliono avere una solida presenza online.
Nel prossimo paragrafo vedremo infatti le strategie che possono essere utilizzate per ottimizzare il proprio profilo.
5 strategie per usare al meglio l’account business
Innanzitutto, per utilizzare al meglio quest’applicazione, la cosa fondamentale è la rapidità di risposta. Da un lato, è bene rispondere il prima possibile, dall’altro è bene implementare le shortcut e le risposte automatiche attraverso il metodo descritto sopra.
In secondo luogo, non è da trascurare la funzionalità “Etichette“: essa è impostabile come meglio si desidera, a seconda delle proprie necessità. A colpo d’occhio, però, permette di capire quali sono i messaggi da evadere con maggiore urgenza, e quali invece possono attendere ancora un pochino.
In terzo luogo, siano impostati al meglio i messaggi di assenza e i messaggi di benvenuto. Essi infatti restituiscono all’utente l’idea di un brand affidabile e che sa gestire al meglio i tempi di risposta. Oltre a ciò, sarà davvero utile nel caso si abbiano clienti internazionali che, con ogni probabilità, ci cercheranno ad orari diversi da quelli d’ufficio italiani.
Come detto, in quarto luogo, WhatsApp Business è utilizzabile come negozio online. All’interno del proprio profilo, è infatti creabile la sezione “Catalogo“.
Dalla schermata che abbiamo già visto, “Strumenti attività“, è possibile accedere alla funzionalità “Catalogo”. Lì possiamo caricare fino a 500 prodotti o servizi, acquistabili in pochi click dai nostri clienti.
In quinto luogo, attraverso la funzione “Broadcast“, è possibile inviare, con molta parsimonia, una sorta di newsletter istantanea in cui informare fino a 256 clienti delle proprie novità. L’unico modo per essere disiscritti è scrivere all’azienda stessa.
3 tool di messaggistica alternativi a Whatsapp
Se, nonostante tutto, siamo ancora alla ricerca di alternative sicure a WhatsApp, ecco una lista di applicazioni che potrebbe fare al caso vostro.
Iniziamo da quella più nota che, qui in Italia, ha letteralmente spopolato. Telegram, infatti, fondata da due fratelli russi, permette come WhatsApp l’invio e la ricezione gratuita di messaggi, ma, contrariamente a quest’ultima, anche di file di grandi dimensioni.
Si tratta di un’app sicura anche se, Telegram possiede l’accesso al contenuto delle chat, quindi, in pratica, potrebbe girarlo a terzi. Dispone però della possibilità di creare canali e gruppi, tramite cui tenere aggiornati clienti e community sulle proprie novità.
Abbiamo poi Line, applicazione di messaggistica istantanea popolare soprattutto in Asia. A dispetto di una qualità assai scarsa delle chiamate, Line è ottima dal punto di vista dell’usabilità.
Essa è infatti concepita come una sorta di social network, dove è possibile condividere messaggi e post con tutta la propria community, ovvero con i propri contatti.
Interessante, infine, è anche Threema, applicazione di origine svizzera. Nonostante un numero inferiore di utenti sia iscritto a Threema rispetto ad altre applicazioni di messaggistica, essa è molto sicura nel trasferimento dei dati (stessa tecnologia adottata da WhatsApp).
Oltre all’estrema sicurezza dell’app, interessante è la funzionalità “Sondaggi” prevista anche da Telegram. L’unico neo di Threema è che è a pagamento.