Vi è mai capitato di accorgervi che quando vi concentrate per davvero sul lavoro che state facendo, alla fine restate sorpresi per tutto quello che siete riusciti a portare a termine? Qualcosa  che dovrebbe richiedere mezza giornata può essere fatto in un paio d'ore quando ci si concentra e si riducono al minimo le distrazioni.

Questi episodi di maggiore produttività dimostrano che lavorare in modo più intelligente è il vero segreto per portare a termine qualsiasi lavoro in modo efficiente e produttivo.

In questo articolo troverai 13 dritte che, se messe in pratica, ti permetteranno di iniziare a lavorare in modo intelligente ed evitare, invece, di lavorare più duramente a causa di mancanza di concentrazione e di tempi morti. Non dovrai metterle in pratica tutte e tredici, scegli quelle che più ti sono congeniali. 

Per lavorare in modo intelligente, smetti di essere multitasking

Il multitasking più che un modo reale di affrontare il lavoro, è un mito, quasi un'utopia. E' impossibile infatti concentrarsi per davvero su più attività o lavori che richiedono capacità intellettuali, contemporaneamente. E quelle rare volte in cui proviamo a farlo, quasi quasi rischiamo la nostra salute mentale. 

All'inizio può sembrarti che tu stia gestendo con successo ogni passaggio, ma se ci pensi bene, il completamente delle varie attività che stai svolgendo diventa molto più difficile. 

Affronta un solo compito alla volta!

Per lavorare in modo intelligente fai più pause durante la giornata o durante il tuo periodo di lavoro

Fare pause è uno dei modi essenziali per lavorare in modo più smart. Senza vere pause, il nostro cervello si stanca e ci distraiamo. Una volta che hai messo da parte definitivamente il multitasking, prova a fare una pausa prima di iniziare una nuova attività.

La tecnica del Pomodoro è la più diffusa, la più semplice e, soprattutto, la più efficace. Puoi cliccare qui per capire di cosa si tratta e per comprendere quanto le pause siano importanti. 

Per lavorare in modo intelligente, pianifica in anticipo la tua settimana

Pianifica in anticipo la tua settimana di lavoro. Quando lo fai, non dimenticare di posizionare i compiti più difficili e più urgenti all'inizio della settimana in modo da poterli finire per primi e rilassarti maggiormente durante il fine settimana

Questo modo di organizzarsi è una versione di Eat That Frogun metodo di produttività che suggerisce di fare prima la cosa più importante ogni giorno, per essere sicuri che venga fatta, senza procrastinarla. Prova! Non ne resterai deluso!

Per lavorare in modo intelligente raggruppa più compiti simili insieme

Il raggruppamento di attività simili può aiutarti a essere più efficiente perché non devi passare da un tipo di lavoro ad un altro durante la tua giornata. Questo è particolarmente utile per i piccoli compiti. Facendo in questo modo, potrai completarne un bel po'.

Nel frattempo evita di farti distrarre dal tuo cellulare, mail, messaggi, social.

Per lavorare in modo intelligente pianifica le attività in base ai tuoi livelli di energia

Non badiamo quasi mai al nostro livello di energia quando pianifichiamo il nostro lavoro, invece questo è uno degli aspetti più importanti della nostra produttività.  L'energia di ognuno aumenta in momenti diversi: ognuno di noi ha il proprio orologio biologico integrato chiamato ritmo circadiano.

Se sai di essere più produttivo subito prima di pranzo, programma in quel momento il tuo lavoro più impegnativo, perché quello sarà il momento in cui avrai più energia. Programma, invece, le attività facili per quando sarai più stanco. 

Per lavorare in modo intelligente riduci la tua lista di cose da fare

Una lista di cose da fare più piccola fa meno paura ed è più realizzabile. Non c'è niente di sbagliato nell'avere una breve lista di cose da fare. Non vuol dire che sia meno importante. Inizia con i tuoi compiti più importanti e limita l'elenco a tre elementi, una tattica di produttività resa popolare dal blogger Leo Babauta .

"Riesco a fare molto di più di tre cose? Certo", scrive Leo. "Ma l'idea è che non importa cos'altro faccio oggi, queste sono le cose che voglio essere sicuro di fare. Fare una lista delle tre cose da fare è prima cosa che faccio ogni giorno, subito dopo aver bevuto un bicchiere d'acqua per svegliarmi". Concentrati solo sul completamento di tre attività e lascia che qualsiasi altra cosa che fai sia tipo un bonus.

Per lavorare in modo intelligente fai un pisolino pomeridiano (e bevi una tazza di caffè)

I pisolini possono fare miracoli per la tua memoria e possono aiutarti a consolidare le cose che hai appena imparato. L'aspetto ancora più importante è che un breve pisolino è il modo migliore per migliorare i livelli di energia quando sono bassi. Prova a bere una tazza di caffè appena prima di un pisolino veloce per avere una maggiore sferzata di energia

Ci vogliono circa 20 minuti per sentire gli effetti fisiologici del consumo di caffeina, quindi bere una tazza e poi fare un pisolino è un'ottima strategia per sentirti ancora più riposato quando ti svegli.

Per lavorare in modo intelligente disattiva ogni tipo di notifica!

Nel mio caso, quando mi accingo a scrivere un articolo, chiudo la mia casella di posta elettronica, i miei social e tutte le altre schede che non riguardino il lavoro che sto per fare.  Non visualizzo alcuna notifica né sul mio pc né sul mio telefono.

Se provi a disattivare ogni notifica mentre lavori, ne guadagnerai in concentrazione. Oppure puoi lasciare attive le notifiche davvero essenziali. 

Whitson Gordon ha  consigliato di assegnare a ciascuna app il proprio tono di notifica. "In questo modo, quando ricevi una notifica, sai esattamente che tipo di avviso è senza nemmeno guardare il tuo dispositivo", dice Gordon.

Lavorare senza distrazioni ti aiuterà a terminare prima il tuo compito e a terminarlo nel migliore dei modi.

Per lavorare in modo intelligente, usa un timer, magari abbinato alla tecnica del pomodoro

L'abbiamo menzionata e accennata prima. Ma affinché questa tecnica funzioni, bisogna metterla in pratica. Per compiti brevi, per esempio, imposta un timer di 25 minuti e lavora fino al termine. Quando il timer si spegne, fai una pausa di 5 minuti e poi ripeti il ​​processo. Esistono persino delle app Pomodoro che possono aiutarti a portare a termine il lavoro.

Per garantire che questo metodo funzioni per te, Scott Hanselman, un program manager di Microsoft e appassionato blogger, suggerisce di monitorare l'efficacia della tecnica con un taccuino di accompagnamento. Ogni volta che sei distratto durante i 25 minuti, metti un segno di spunta su un pezzo di carta. Nel tempo, le pagine del taccuino dovrebbero contenere sempre meno segni di spunta.

Se non ti va di utilizzare un timer perché ti mette ansia, utilizza eventi della vita reale. Per esempio, svolgi il tuo compito fino alla fine della playlist che stai ascoltando in cuffia e poi prenditi una pausa. 

Per lavorare in modo intelligente usa carta e penna!

È facile farsi coinvolgere da strumenti e app per la gestione del nostro carico di lavoro. Per aiutarti a riconquistare la concentrazione, torna alle origini con carta e penna e fai un semplice elenco di quello che hai da fare.

Inoltre, prendi in considerazione l'uso di carta e penna anche quando prendi appunti durante una presentazione o una riunione: prendendo appunti con carta e penna, è meno probabile che tu ti distragga.

Per lavorare in modo intelligente tieni traccia del tuo tempo e rivedi la tua produttività

Se non sai come e dove stai perdendo tempo, prova a tenere traccia di tutto ciò che fai per qualche giorno. Scrivi su un taccuino tutto ciò che fai durante il giorno e quanto tempo utilizzi per farlo. Oppure puoi usare un'app, come  Reporter per iPhone. Individuerai ben presto attività inutili che ti portano via tempo e che fai più spesso di quello che pensi. 

Questo ti aiuterà a identificare cosa funziona e cosa no, cosa è importnate e cosa non lo è. Imposta un promemoria per ogni settimana o mese per ripassare ciò che hai completato. Inoltre, prendi nota di ciò che non sei riuscito a finire. 

In questo modo avrai un auto-controllo onesto sulla tua produttività e sulle tue priorità.

Per lavorare in modo intelligente trascorri del tempo nella natura

Trascorrere del tempo nella natura è un modo facile e gratuito per migliorare la tua capacità di concentrazione e ridurre i livelli di stress. Gli studi hanno scoperto che trascorrere del tempo in un'area verde come un parco o una foresta può ridurre lo stress e la pressione sanguigna, migliorando anche la capacità di attenzione.

È stato dimostrato che anche la semplice visualizzazione di foto di scene della natura aumenta le emozioni positive e migliora i tempi di reazione e la precisione in compiti cognitivamente impegnativi.

Cerca di recarti in un parco o in un'altra zona tranquilla e verde per una pausa durante la giornata lavorativa. Una passeggiata per una strada cittadina ti farà bene, ma non potrà mai competere con il passare del tempo immersi nel verde.

Per lavorare in modo intelligente alzati presto

Alzarsi presto ti dà un vantaggio sulla giornata che non può essere eguagliato da nessun altro gesto.

Molti scrittori, artisti e dirigenti produttivi sono famosi per la loro abitudine di alzarsi presto al mattino. Anche Hemingway era un fan di questa idea.

Lui stesso ha raccontato: "Quando lavoro a un libro o a un articolo scrivo ogni mattina il prima possibile. Nessuno mi disturba, ti metti al lavoro e andando avanti ti scaldi. Leggi ciò che hai scritto e, siccome ti fermi sempre quando sai cosa succederà dopo, ricominci da li. Scrivi finchè non arrivi a un punto in cui hai ancora energie e sai cosa succederà; li ti fermi, e cerchi di aspettare fino al giorno dopo, quando riprendi a scrivere.”

Alcuni scrittori utilizzano addirittura il metodo "delle due mattine" nella loro giornata. Cosa significa? Che si alzano presto, tipo alle 5, scrivono un paio d'ore e poi tornano a letto fino alle 9, quando si preparano per il lavoro "impegnato".

Se non sei già un mattiniero e normalente ti alzi alle 8 del mattino, non cambiarlo improvvisamente alle 6. Prova prima alle 7:45, poi 7:30 e via dicendo.

La buona notizia è che non è necessario mettere in pratica tutte queste dritte. La maggior parte voi potrà trovare uno o due metodi nell'elenco che vi aiuteranno a modellare le vostre abitudini lavorative per farle diventare più efficienti e produttive. Provare per credere!