Freelance: 6 consigli utili per una comunicazione efficace!

Il boom dei freelance in Italia è una tendenza molto recente: tantissime nuove leve si trovano a caccia di collaborazioni per stabilire la loro presenza nel mercato di riferimento. In questo articolo, esploreremo quali sono gli errori da non commettere in sede di trattativa con i potenziali clienti, e le buone pratiche da applicare per assicurarsi un flusso costante di collaborazioni remunerative e soddisfacenti!

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In Italia i freelance rappresentano il 13,8% della forza lavoro, numero in netto aumento negli ultimi due anni. L’incremento dei lavoratori autonomi è sicuramente imputabile anche alla pandemia, in cui si è registrato un numero altissimo di dimissioni da parte dei lavoratori dipendenti.

Tra le persone che hanno scelto di abbandonare il lavoro dipendente, la maggior parte sono giovani, che in tempi di pandemia sostengono di aver subito condizioni lavorative insostenibili e politiche scorrette da parte dei datori di lavoro.

Il boom dei freelance in Italia è una tendenza quindi molto recente, e sebbene il salto nel vuoto compiuto dal quasi mezzo milione di nuove Partite IVA nel 2021 abbia tutte le potenzialità per diventare una storia di successo, non bisogna trascurare l’aspetto fondamentale per la riuscita del progetto: una comunicazione efficace con i propri clienti.

In questo articolo, esploreremo quali sono gli errori da non commettere in sede di trattativa con i potenziali clienti, e le buone pratiche da applicare per assicurarsi un flusso costante di collaborazioni remunerative e soddisfacenti!  

Nel frattempo, scrivi le tue esperienze "no" con i clienti a francesca.difeo@trend-online.com! Sceglierò le migliori per un prossimo articolo, analizzandole tramite i consigli degli esperti

Freelance: perchè è importante comunicare in maniera efficace

Comunicare con i propri clienti in maniera efficace è un po’ come servire un piatto gourmet: una presentazione armoniosa e bella da vedere non farà altro che esaltare il sapore della pietanza, lasciando il cliente con un’esperienza positiva sotto tutti gli aspetti.

I lati positivi di una comunicazione efficace possono sembrare ovvi, ma nel dettaglio ecco i vantaggi:

  • Compiere meno errori. Minimizzare e ottimizzare i momenti di comunicazione e nel contempo definire in maniera puntuale le aspettative per ambo le parti è un modo per portare a termine il lavoro in tempi più brevi e con risultati migliori.
  • Creare un rapporto di fiducia ed esprimere valore. Mostrarsi in maniera chiara e trasparente mette a suo agio il cliente, quindi è fondamentale non sparare troppo in alto né troppo in basso. Al termine della collaborazione, il risultato dovrà avvicinarsi il più possibile a quello esposto in sede di trattativa, garantendo terreno fertile per future collaborazioni.
  • Distinguersi dalla massa. Il mondo dei freelancer è estremamente competitivo, ma un buon professionista non rimarrà mai a corto di lavoro. Con una strategia di comunicazione efficace, è possibile evitare di bruciarsi in partenza.

Freelance: gli errori più comuni da evitare

Fin dall’infanzia ci è stato detto che il modo migliore per imparare è commettere errori, ma in questo caso non è così. Una collaborazione finita male non è mai un’esperienza positiva da ricordare, ed è quindi bene arrivare subito preparati.

Gli errori commessi dai professionisti alle prime armi sono diversi, ma di seguito analizzeremo i più comuni e deleteri.

Tantissimi temono di inviare mail e comunicazioni per paura di disturbare. Questo potrerà – al contrario – maggiori preoccupazioni al cliente, che non avrà ben chiare le tempistiche, o un lavoro fatto male perché le indicazioni sono state vaghe e inconcludenti.

Queste situazioni sono facilmente evitabili tramite una pianificazione precisa e puntuale delle milestones – ovvero momenti in cui è necessario comunicare, seguire i progressi ed infine consegnare il lavoro.

Non trovare terreno commune sulle preferenze di comunicazione. Alcuni clienti ptrebbero preferire le e-mail, altri Whatsapp e altri ancora le chiamate. Chiedere il mezzo preferito al cliente può risparmiare inutili ritardi.

Non rispondere è forse l’errore più grave da commettere, perché va a minare la fiducia costruita con il cliente e lo lascia incerto su progressi e date di consegna. Al contrario, un cliente che chiama troppo spesso ad ogni orario, può diventare un problema.

Per questo motivo, è importantissimo stabilire giorni e orari in cui aggiornarsi sull’andamento dei lavori, e pretendere che questi vengano rispettati. Nel caso in cui il cliente ignori queste indicazioni, è sempre bene ribadirle ogniqualvolta quest’ultimo si prende troppe libertà.

Freelance: le sei strategie per stabilire una comunicazione efficace

Il lavoro di un autonomo si basa esclusivamente sulle collaborazioni che riesce ad aggiudicarsi grazie alle proprie abilità. Tuttavia, per acquisire una buona fetta di clientela, è fondamentale presentarsi al meglio ai potenziali clienti, e ricevere un buon feedback da quelli con cui si è già collaborato.

Almeno per i primi tempi, l’unico mezzo per acquisire collaborazioni sarà quello di contattare direttamente i clienti. Per questo motivo, è di vitale importanza saper descrivere con chiarezza e in maniera persuasiva una proposta di collaborazione.

Essa dovrà contenere una descrizione concisa delle esperienze fatte sul campo, i feeback positivi di altri clienti ma soprattutto il campo di expertise attraverso il quale il freelance potrà esprimere valore aggiunto in una potenziale collaborazione.

Una volta creato il primo contatto, sarà fondamentale comprendere appieno le aspettative del cliente, ed allinearle con il proprio expertise e il tempo a disposizione per ciascuna collaborazione. Ecco come fare.

I freelance più navigati mettono a disposizione un questionario che condividono con i loro clienti, in cui vengono chiesti i dettagli del lavoro da svolgere, i tempi stabiliti e la data di consegna del lavoro. Ogni dettaglio va discusso e approvato da entrambi. Più dettagli vengono espressi in questa fase, minore è il margine di errore in cui si può incorrere.

Quando la collaborazione sarà ufficialmente partita, è essenziale rimanere in contatto per aggiornare il cliente sull’andamento del lavoro. Questo servirà non solo a rasserenare il cliente, ma anche a costruire fiducia per le prossime collaborazioni.

Per i progetti più lunghi, è sempre meglio stabilire in anticipo le milestones e degli incontri concomitanti, così da poter raccogliere le impressioni e feedback del cliente ed incorporarli nel processo di sviluppo.

A proposito di feedback, esso risulta fondamentale per il successo, quindi bisogna sempre trovare il tempo per raccoglierne il più possibile, sia durante che al termine della collaborazione. Un metodo efficace è quello di sottoporre i clienti a un questionario di gradimento, migliorare eventuali debolezze riscontrate.

Feedback regolari sono strumenti di formazione gratuita, che permettono a un freelance di migliorarsi sul campo. Inoltre, le recensioni positive incoraggiano nuovi clienti a farsi avanti, ed è quindi sempre bene pubblicarle sul proprio sito web, previo permesso del cliente che le ha lasciate.

Un'altra componente importantissima per una comunicazione efficace sono i limiti da stabilire con il cliente. Talvolta un freelance si troverà in disaccordo con il cliente, oppure quest’ultimo pretenderà di apportare delle modifiche all’ultimo minuto.

Se dovesse sorgere un conflitto, non bisogna essere né troppo aggressivi né troppo indulgenti. L’assertività è la parola chiave: un’opinione dev’essere comprovata da fatti e dati da presentare al cliente per esprimere il proprio punto di vista.

I conflitti possono in realtà portare sempre a qualcosa di buono: imparare da essi mostrerà al cliente un interesse sincero per la sua richiesta, e nel contempo metterà il freelance nella posizione di esperto nel proprio campo.

Infine, una tecnica per aggiudicarsi in maniera definitiva un cliente è quella di fare attenzione ai dettagli. Che si tratti di una mail di ringraziamento per la collaborazione, o di inviare un contenuto utile per il suo settore, mai sottovalutare il potere di una comunicazione personalizzata.

Attenzione però: un approccio generalizzato potrebbe invece risultare deleterio. Una mail generica e poco curata dimostrerebbe una forzatura, mentre uno stile personalizzato e affine con il cliente mostra sincero apprezzamento e stima.

Freelance: ulteriori strategie per una comunicazione efficace

Abbiamo delineato la teoria, ma bisogna tenere in considerazione che non tutti sono dei comunicatori eccellenti, e l’attitudine al rapporto con gli altri purtroppo non è un’abilità che si impara facilmente.

Tuttavia, per i freelance più introversi e meno portati per la comunicazione interpersonale, ci sono dei trucchetti per aggirare l’ostacolo. Del resto, sono le abilità nel proprio campo quelle che contano di più, e una comunicazione efficace andrà solo a coronare una workflow già perfetta.

Il primo consiglio è quello di creare vari template di proposte per risparmiare tempo. Riutilizzare porzioni di proposte e e-mail già inviate non è un crimine, e neanche tenere traccia degli scambi di messaggi e formati che sono risultati più efficaci.

Un’altra tecnica base della persuasione è ripetere ciò che è stato detto dal cliente, ma non a pappagallo. Riflettere e riassumere una conversazione inviando una mail di briefing è un ottimo modo per mantenere viva la comunicazione e mostrare sicurezza.

Attenzione però agli errori grammaticali e di sintassi, ma soprattutto a non essere troppo prolissi. La comunicazione dev’essere pulita, concisa e senza sbavature. È consigliabile utilizzare strumenti online di revisione dei testi, come ad esempio Language Tool.

Naturalmente ogni professionista ha le proprie attitudini e il proprio modo di lavorare, e quelle elencate in precedenza sono solo linee guida per modulare una strategia: sarà a cura del singolo professionista verificare cosa funziona e cosa no.

Nel frattempo, di seguito si indicano tre titoli davvero utili per imparare qualcosa di più sulle strategie comunicative più efficaci:

Freelance: le tecnologie che favoriscono la comunicazione

Con l’avvento delle nuove tecnologie, gli strumenti per comunicare si sprecano: telefonate, messaggi, mail, social media, strumenti per il project management, videochiamate e app offrono tutte un modo a sé per trasmettere un messaggio.

Il difficile sta nello scegliere quale utilizzare per ottenere i migliori risultati. Prima di tutto, bisogna stabilire quale mezzo risulta più efficace nelle diverse fasi di un progetto. Di seguito, proviamo a fare una stima.

Il lavoro da remoto ha grandemente favorito l’utilizzo di strumenti per videochiamare come Zoom, Skype e Google Meet. Quando possibile, è sempre meglio vedersi in faccia mentre si discute di un lavoro da portare a termine, specialmente nei momenti iniziali.

Un trucchetto da maestri è quello di registrare le videochiamate – chiedendo naturalmente il permesso al cliente – così da poter stendere report dettagliati sui progressi del progetto e le task da completare entro le deadline stabilite.

Viviamo per fortuna in tempi in cui la tecnologia mette a disposizione così tanti strumenti che c’è l’imbarazzo della scelta. Durante il corso di un progetto, è sempre bene avere a disposizione uno strumento di project management collaborativo come Trello, per organizzare il lavoro e tenere aggiornato il cliente.

In questo tutorial di Marchetti Design, una guida su come usare Trello per i lavoratori autonomi

La comunicazione per i freelance: conclusioni

In conclusione, non c’è una formula magica per aggiudicarsi i clienti, ma una comunicazione efficace sicuramente aiuta molto. Seguendo le linee guida presenti in questo articolo, ci si potrà risparmiare tutta una serie di errori inutili per concentrarsi sul vero obiettivo.