Ad oggi, complice la pandemia di Covid-19, sono tantissimi gli italiani che hanno a che fare, ogni giorno, col lavoro da casa; e non sempre, purtroppo, si tratta di una situazione facile da gestire.

Se infatti molte persone scelgono un lavoro da casa per esigenze particolari, o decidono di trovare un lavoro da remoto che permetta loro di vivere come nomade digitale, tantissimi italiani sono stati costretti ad operare in smart working a causa del Covid.

Come leggiamo in una notizia riportata qualche mese fa da il Giorno, i numeri dello smart working, nell’ultimo anno, sono notevolmente aumentati, passando dal 15% al 77% di italiani che lavorano da casa.

“L'Istat conferma: il 90 % delle grandi imprese italiane e il 73% delle medie imprese hanno adottato lo smart working durante la pandemia”.

Dato che si tratta di una situazione del tutto nuova, alla quale molti lavoratori non si sono abituati, come è possibile gestirla al meglio, mantenendosi produttivi?

Questa breve guida sarà utile tanto per coloro che hanno scelto il lavoro da casa come stile di vita, quanto per chi è stato costretto ad optare per il lavoro agile dall’attuale situazione pandemica.

Lo smart working, infatti, non è sempre stato una necessità, perché molti dipendenti lo hanno da sempre visto come un benefit: si tratta di un’opportunità, per i dipendenti, di stabilire un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Ovviamente, a patto di sfruttare questa opportunità nel modo giusto.

Lavoro da casa produttivo: stabilisci la tua routine

Una delle tecniche più efficaci per rendere il lavoro da casa produttivo è quello di creare una propria routine quotidiana, pianificando preventivamente le proprie attività lavorative.

Iniziare una giornata di lavoro da casa senza avere la minima idea di quali sono i compiti da svolgere, infatti, potrebbe causare dei ritardi ed un calo notevole nella produttività della giornata.

Altro motivo per pianificare la propria giornata in smart working è che, non dovendoti recare in ufficio, la tentazione di temporeggiare a letto o di protrarre la colazione più del dovuto è forte.

Sarebbe invece indicato, magari sfruttando un buon planner cartaceo o un’applicazione apposita, stabilire compiti e orari: in questo modo risulterai anche più motivato e non perderai tempo ed energie chiedendoti cosa fare.

Comportati, insomma, come se fossi in ufficio. Metti la sveglia presto e concentrati fin da subito sul lavoro da svolgere.

Lavoro da casa e produttività: organizza i tuoi spazi lavorativi

Un altro modo per aumentare la produttività nel caso di lavoro da casa è quello di tenere separati gli spazi dedicati allo smart working dagli spazi di vita quotidiana.

Purtroppo, questo metodo è spesso di difficile attuazione: molto spesso, infatti, non si ha a disposizione un’intera stanza da poter sfruttare per lavorare senza distrazioni.

Ma non preoccuparti, anche in questo caso esiste una soluzione.

Basta scegliere una stanza qualsiasi, dove potersi ritagliare uno spazio da dedicare solamente al proprio lavoro e ricreare una postazione lavorativa. Anche se lavori in un angolo del tavolo della tua cucina, non sottovalutare l’importanza di avere un’area da usare solo per il lavoro: in questo modo, a fine giornata non correrai il rischio di sentirti alienato, in quanto anche il resto della casa potrebbe ricordarti il lavoro.

Valuta anche la possibilità di acquistare dei mobili idonei: se stai curvo tutto il giorno sul tuo pc e la sedia che utilizzi non è stata progettata per quello, la tua salute potrebbe risentirne.

Una seduta ergonomica ed una stanza ben illuminata ti faranno, invece, sentire decisamente meglio.

Lavoro da casa: l’importanza delle relazioni

Anche in caso di lavoro da casa, è importantissimo pianificare delle frequenti videochat coi colleghi: lavorare in sinergia aumenterà la produttività e aiuterà l’intero team a restare sempre aggiornato, oltre che a pianificare al meglio i compiti da svolgere.

Ma l’importanza delle riunioni e delle videocall non risiede solamente in questo: lavorare in smart working, di fatto, nonostante la comodità del lavoro da casa, tende ad isolare i lavoratori, e questo ha dei risvolti negativi nella salute psicofisica dei dipendenti (ma anche nel caso del lavoratori freelance, questo senso di isolamento va contrastato).

È quindi importante, se non basilare, prevedere dei momenti di interazione sociale che consentano di migliorare la produttività e contrastare il senso di isolamento nel quale un lavoratore da remoto molto spesso versa.

Ritagliati del tempo per interagire, sia con i colleghi che con altre persone: se hai pianificato al meglio la tua giornata, troverai sicuramente il tempo di farlo.

Aumentare la produttività con lavoro da casa? Concediti delle pause (e rispettale)

Nel caso del lavoro da casa, molti lavoratori registrano e lamentano una tendenza preoccupante: quella di lavorare duramente anche durante le ore che, in ufficio, di solito erano destinate alle pause.

È invece fondamentale assicurarsi di fare delle pause, possibilmente ogni giorno alla stessa ora. Pianificare la propria giornata può essere dunque utile non soltanto per sapere esattamente cosa bisogna fare, ma anche quando è il momento di riposarsi.

Una pausa tra un compito e l’altro, soprattutto quando è già stata prestabilita, può influire positivamente sulla produttività.

Vietato quindi saltare la pausa pranzo: un lavoratore, anche se in smart working, la cui giornata lavorativa dura più di sei ore, ha infatti il sacrosanto diritto di godere di alcune pause, secondo quanto stabilito dal Decreto Legislativo n. 66/2003.

Per gestirle al meglio, inserisci le pause direttamente sul tuo planner, ad orari prestabiliti.

Lavoro da casa e produttività? Non strafare

Altro aspetto da considerare e da correggere quando si lavora da casa è quello legato all’orario di lavoro: molti lavoratori in smart working, infatti, hanno la tendenza a lavorare ben oltre il proprio orario di lavoro abituale, illudendosi di migliorare la propria produttività, anche se in realtà l’effetto che si ottiene è diametralmente opposto.

Le pause di cui abbiamo già parlato ampiamente, da sole, non bastano: occorre, per garantire un sano e produttivo lavoro da casa, non esagerare andando oltre le ore previste dal proprio lavoro.

Piuttosto, dotati di un timer o un qualsiasi allarme che suoni al termine delle ore previste, che devono coincidere con le stesse ore che avresti svolto in ufficio; terminate quelle, farai meglio a fermarti.

Sappiamo che il lavoro da casa è flessibile: puoi anche decidere di non fermarti all’ora precisa nella quale la tua sveglia suonerà, per terminare quello che stai facendo.

Ma evita di strafare e di continuare fino a sera inoltrata, o le conseguenze potranno essere deleterie: dalle alterazioni del ciclo sonno-veglia, al tanto temuto burn-out.

Se invece ti trovi nel caso in cui tu vorresti staccare una volta terminate le ore previste dal tuo contratto, ma sei un dipendente e la tua azienda pretende da te degli orari insostenibili, sappi che la legge ti tutela in casi del genere: secondo il D. Lgs. n. 66/08.04.2003 (all’articolo 3) il monte ore 

“è fissato in 40 ore settimanali, modificabile in senso riduttivo dai contratti collettivi ma con l’obbligo di riferire l’orario normale alla durata media delle prestazioni lavorative in un periodo non superiore all’anno.”

Il lavoro da casa non deve coincidere con una reperibilità oraria praticamente infinita. Il datore di lavoro dovrebbe prevedere la stipula di un contratto, firmato da entrambe le parti, in cui vengano stabiliti orari esatti del lavoro in smart working: lo stabilisce la legge n. 81 del 2017, che insiste sul diritto alla disconnessione.

Lavoro da casa e produttività: la tecnica del pomodoro

Per aumentare la produttività nel caso del lavoro da casa, è stata ideata una tecnica molto efficace, che in realtà è nata dall’idea di un universitario: la Pomodoro Technique, resa nella nostra lingua come tecnica del pomodoro.

Si tratta di un metodo molto utile non solo per organizzare il proprio lavoro da casa, ma anche per studenti o, in generale, per potare a termine dei compiti che prevedono una grande fatica mentale.

Abbiamo infatti visto che la pianificazione è alla base del successo del lavoro da casa, e che lavorare senza fermarsi e per troppe ore non equivale affatto a migliorare la propria produttività.

Ma, per coloro che hanno difficoltà a gestire il proprio tempo, sia nel caso in cui lavorino troppo o nel caso in cui non riescano a portare a termine tutti i compiti della propria giornata lavorativa, è possibile affidarsi a questa tecnica che consente una più corretta e consapevole gestione del tempo.

La Pomodoro Technique è stata ideata da Francesco Cirillo, durante il suo periodo universitario: consiste, nella pratica, nel pianificare dettagliatamente momenti di lavoro e momenti di riposo, alternandoli; il compito viene scomposto in sessioni da 25 minuti, durante le quali si svolge il compito, che si alternano a sessioni di 5 minuti di riposo. Sembrerebbe infatti che alternare la fatica a momenti di pausa, anche brevi, abbia un impatto positivo sulla produttività.

L’unico strumento necessario per applicare fin da subito la tecnica è un timer (o un’app apposita, dato che ne esistono numerose, sia su Google Play che sull’App Store). In questo modo, è possibile suddividere il proprio compito in unità temporali da 25 minuti ciascuna, godendosi le meritate pause.

Secondo l’inventore della tecnica del pomodoro, il metodo aumenta la produttività perché in grado di facilitare l’inizio del lavoro, migliorando la gestione del proprio tempo; è inoltre efficace per minimizzare ogni eventuale distrazione: durante le sessioni di lavoro, non è consentito fermarsi e svolgere attività che non abbiano a che fare col compito che si sta svolgendo.

Alla tecnica del pomodoro abbiamo dedicato un intero articolo: se vuoi approfondire il metodo e saperne di più sulle modalità di applicazione di questa tecnica al lavoro da casa, ti invitiamo a leggerlo.