Lo smart working sarà una valida soluzione per le aziende fino alla fine dell’anno. Secondo le ultime conferme infatti verrà applicata la modalità di lavoro da remoto come alternativa al lavoro in presenza ancora per molti mesi, per la maggioranza delle aziende italiane.

Questo perché al momento non si prospetta ancora una riapertura totale degli uffici, ma non solo. Per molte imprese questa modalità è diventata l’unica possibile per molti mesi, e l’organizzazione stessa del lavoro è cambiata a causa dell’arrivo del virus. Come spiega Corriere.it lo smart working sarà ancora adottato anche perché la condizione di emergenza è stata applicata ancora fino a fine anno:

“Visto il perdurare della situazione di emergenza legata alla pandemia da Covid-19, il governo ha prorogato i termini per lo smartworking. Si potrà usufruire del lavoro agile in azienda, anche senza un accordo collettivo, fino alla fine dell’anno.”

Lo smart working è diventata l’unica modalità di lavoro per moltissimi italiani, sia dipendenti che lavoratori autonomi. Vediamo in questo articolo quali sono i miglioramenti a livello di organizzazione che le aziende possono ricavare grazie allo smart working, cos’è lo smart working semplificato e quali sono invece le soluzioni necessarie per poter lavorare da remoto in modo efficace.

Smart working e tecnologia: un legame imprescindibile

Lo smart working è di fatto una modalità di lavoro, da remoto, che comporta l’utilizzo di diverso tipo di tecnologie. Dal computer portatile al tablet, per chi lavora in smart working è necessario aggiornare la propria strumentazione sia hardware che software:

Hardware: in questo caso è necessario aggiornare i supporti fisici utilizzati per lavorare in smart working, come ad esempio i computer. Può essere anche importante procedere all’acquisto di strumentazioni aggiuntive come cuffie, mouse o tastiere apposite;

Software: anche in questo caso potrebbe essere necessario aggiornarsi, per continuare a lavorare in smart working. L’aggiornamento dei software installati sul computer può comportare una nuova versione di alcuni programmi, come quelli utilizzati per le videochiamate, per partecipare da remoto alle riunioni, o programmi appositi per organizzare i processi in smart working.

Gli italiani si sono trovati, specialmente nel primo periodo dell’applicazione dello smart working dopo l’arrivo della pandemia, a dover aggiornare la tecnologia a disposizione, non solamente a causa del lavoro applicato da remoto, ma anche per via della didattica a distanza.

La formazione da remoto ha comportato per molte famiglie un investimento in termini di tecnologia, per stare al passo con le esigenze di unione tra le necessità del lavoro a casa da remoto con quelle della scuola dei più giovani, che per quest’anno si è svolta in gran parte a distanza, tramite computer e tecnologie web.

Smart working e stato di emergenza: proroga fino a fine anno

Lo stato di emergenza a causa della pandemia è stato prorogato fino alla fine del 2021, secondo le ultime disposizioni. Questo comporta anche una maggiore applicazione di misure per la salute, come quelle di sicurezza di base per prevenire il contagio (disinfettanti, mascherine, distanza nei luoghi chiusi).

Lo stato di emergenza prorogato però comporta anche qualcos’altro: sarà per moltissimi italiani ancora difficile pensare di tornare a lavorare in ufficio, e per chi è solito lavorare utilizzando un computer sarà molto probabile che verrà applicato ancora lo smart working.

Il lavoro da remoto è ancora ampliamente utilizzato, sia per i vantaggi, come la flessibilità, che per le nuove esigenze organizzative, e anche dopo molti mesi dallo scoppio della pandemia, si utilizza il lavoro da remoto anche per le pubbliche amministrazioni.

Come spiega Money.it in un articolo recente, non è ancora previsto il ritorno in ufficio per le pubbliche amministrazioni, almeno non per il periodo immediato. Non c’è ancora la possibilità di tornare in ufficio per moltissime aziende private, né per il pubblico.

Indubbiamente la modalità di lavoro agile è stata utile sia per gli uffici pubblici che per quelli privati, in un momento delicato come quello che il paese sta attraversando. Moltissimi lavori vengono ancora svolti tramite operazioni da remoto, e alcune aziende hanno deciso di adottare in parte o totalmente questo metodo, anche per il periodo successivo alla fine dell’emergenza.

Smart working semplificato a causa dell’emergenza

Lo smart working inoltre viene applicato in modo semplificato a causa dell’emergenza sanitaria prorogata ancora fino a fine anno. La procedura semplificata determina che non devono esserci necessariamente accordi tra lavoratori e datori di lavoro per poter applicare questa modalità lavorativa, come spiega Quifinanza.it:

“Grazie alla procedura più snella, è possibile usufruire del lavoro agile in presenza di un rapporto di lavoro subordinato senza gli accordi individuali bilaterali datore di lavoro-lavoratore.”

Lo smart work semplificato è utile nel momento in cui nell’azienda diventa necessario far lavorare i dipendenti da remoto. Per le necessità quindi legate alla pandemia, l’applicazione dello smart working semplificato garantisce che questa modalità di lavoro da remoto venga applicata senza ulteriori intoppi burocratici, ma come risposta ad una necessità.

Lo smart working semplificato si è dimostrato una valida soluzione anche per le categorie di lavoratori che, già dal 2020, presentavano condizioni di salute fragili, per difendere la salute durante i periodi di maggior diffusione del virus. Questa scelta verrà applicata fino alla fine dell’anno, in concomitanza con la proroga confermata per lo stato di emergenza fino al termine del mese di dicembre 2021.

Smart working: alcuni strumenti organizzativi

Per poter lavorare da remoto agli stessi ritmi rispetto al lavoro svolto in ufficio, è indubbio che la necessità principale sia quella di avere a portata di mano tutti gli strumenti utili a svolgere correttamente il lavoro. Tra questi, abbiamo visto che è importante l’aggiornamento tecnologico sia hardware che software, ma alcuni strumenti sono ad oggi diventati indispensabili anche per organizzare il lavoro:

Programmi che permettono le videochiamate: si tratta di programmi web che possono essere utilizzati tramite accesso ad un motore di ricerca o scaricando un’applicazione apposita sul computer. Questi programmi permettono di collegarsi in tempo reale con altre persone del gruppo di lavoro, svolgere meeting online e comunicare con colleghi e superiori;

Programmi per l’organizzazione dell’agenda: esistono diversi programmi per poter organizzare l’agenda lavorativa giorno per giorno, alcuni di questi permettono anche di affidare compiti specifici ai lavoratori, o di monitorare l’andamento di alcune procedure nel tempo;

Programmi per comunicare online: tra questi programmi troviamo quelli adibiti alla posta elettronica, ma non solo. Anche i social e alcune applicazioni come Telegram e Whatsapp possono essere impiegati per comunicazioni veloci, o per lo scambio di file di lavoro. Google inoltre mette a disposizione tutta una serie di strumenti utili al lavoro, per diversi impieghi.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che internet mette a disposizione per chi lavora in smart working, perché poi ogni azienda specifica propone i propri metodi o le proprie tecnologie web per proseguire il lavoro anche da remoto.

Smart working e impatto ambientale

Una nota positiva allo smart working è anche l’impatto ambientale che il lavoro agile comporta se applicato con costanza dai cittadini. Il lavoro da remoto permette un grande risparmio, e per alcune aziende è diventato fondamentale per risparmiare sui costi anche delle sedi fisiche.

Applicare lo smart working come soluzione per risparmiare sui costi è una procedura che alcune aziende hanno scelto di applicare già dai primi mesi di pandemia. Costi per affitti di studi, sale, uffici, ma anche costi di trasporto e di utilizzo di strumenti interni all’ufficio sono evitati proprio grazie all’applicazione del lavoro da remoto.

Ma i vantaggi sono anche di natura ambientale: grazie al lavoro da remoto si consuma meno, e quindi si inquina meno. Il primo risparmio facilmente intuibile deriva dall’utilizzo della propria abitazione come sede per il lavoro, che comporta la possibilità di evitare spostamenti tramite mezzi inquinanti, come le automobili. Chi lavora in smart working sul lungo periodo è dimostrato che inquina molto meno.

Come spiega Ehabitat.it tanti cittadini lavoratori si sono adattati al lavoro da remoto, e dopo mesi di lavoro agile i primi segni positivi arrivano proprio dall’ambiente:

“Grazie allo smart working si riducono le emissioni di gas serra, il consumo di combustibili fossili, l’inquinamento atmosferico e i rifiuti di carta e plastica.”

Il lavoro da remoto quindi è un valido alleato anche al pianeta, che può beneficiare di una riduzione dell’inquinamento prima di tutto atmosferico.

Lavoro da remoto e salute

Bisogna tuttavia anche ricordare che per poter lavorare da casa al computer e tutelare anche la salute, è indispensabile curare la postazione relativa al luogo in cui si lavora. Sedie ergonomiche, scrivanie della giusta altezza, supporti per sollevare il computer dalla scrivania di qualche centimetro, sono necessari a mantenere una corretta postura durante il giorno.

Per chi lavora in questa modalità inoltre è consigliato effettuare delle pause dal monitor durante il giorno, sia per alleggerire la vista dopo alcune ore passate davanti allo schermo, sia per non compromettere la muscolatura e la salute della schiena.

A questo proposito per chi può è consigliato abbinare il lavoro da remoto all’attività fisica all’aperto, come lunghe passeggiate o l’utilizzo della bicicletta. Per quest’anno è stata anche introdotta la possibilità per le aziende di fornire ai propri dipendenti di tutti gli strumenti necessari a preservare la salute da remoto con un alleggerimento parziale della tassazione, data l’ampia applicazione di questa modalità di lavoro sia nel pubblico che nel privato.