Smart working al via procedura semplificata di comunicazione

Smart working: al via procedura semplificata di comunicazione! Nuove regole semplificate per il lavoro agile dopo la proroga dello stato di emergenza! In deroga alle regole generali infatti, può accadere quanto segue. In ambito pubblico l'ente può di fatto, prevedere lo Smart working per alcuni lavoratori senza che questo sia espressamente previsto da determinati accordi di legge. In ambito privato, il datore di lavoro può individuare i dipendenti da assegnare allo smart working senza che per questo sia necessario un preventivo accordo scritto con lo stesso lavoratore. Leggi l'articolo e resta aggiornato!

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A causa del protrarsi dello stato di emergenza fino alla fine del mese di marzo del 2022, anche per quel che riguarda lo Smart working sono state necessarie alcune specifiche in merito a quella che è l’attuazione dei nuovi protocolli sia nel settore privato che in quello pubblico.

In effetti ad oggi, lo Smart working ha assunto connotazioni estremamente differenti rispetto a quando la prima legge sull’argomento, la L. n 81 del 2017, interveniva a disciplinare il lavoro da remoto.

Ed in effetti questa nuova disciplina è stata senza dubbio frutto della necessità che ha visto durante la crisi pandemica crescere in modo esponenziale, il ricorso al lavoro agile.

Ecco perché quella che oggi è l’attuale disciplina dello smart working, è qualcosa di strutturalmente differente rispetto a quanto prevedeva l’originale impianto normativo, tanto per il settore privato che il settore pubblico.

È del ministro Brunetta la nuova disciplina dello Smart working, che prevedendo il 15 ottobre la ripresa in presenza delle attività dei lavoratori pubblici, ha di fatto stabilito la nascita di una nuova forma di lavoro ibrido per la pubblica amministrazione.

Una modalità di lavoro nella quale accanto alle ore lavorate in presenza, ci siano un certo numero di ore lavorate da remoto, in modo tale che lo smart working diventi una modalità di lavoro complementare e non sostitutiva, come è successo nella fase più acuta del periodo pandemico, alla modalità di lavoro standard.

Stessa cosa dicasi per il settore privato, dove la disciplina per lo Smart working, è stata definita sulla base di un protocollo predisposto dal ministro del lavoro Orlando, il quale ha definito espressamente la modalità di svolgimento del lavoro agile.

Nello specifico però, bisogna dire che tanto nel settore pubblico che nel settore privato è stato previsto che la definizione di tutti termini relativamente al rapporto di lavoro agile, debba essere sempre conseguente a quanto stabilito in sede di contrattazione collettiva per quel che attiene il pubblico impiego, in seguito a quanto stabilito dall’accordo scritto siglato tra datore di lavoro e lavoratore stesso, in ambito privato.

In quest’ultimo caso quindi, quella che rileva è sempre la volontarietà dell’individuo di aderire o meno a questa modalità di lavoro.

Smart working e stato emergenziale

Queste erano le linee guida che operavano prima che l’esplosione dei casi da variante Omicron rendesse necessarie l’adozione di nuove misure di contenimento dei contagi per le quali è stato necessaria la proroga dello stato di emergenza fino al prossimo 31 marzo 2022.

La proroga di questo stato di emergenza comunque, non ha tardato a far sentire gli effetti anche nell’ambito dello Smart working, proprio perché questa proroga che è stata definita con apposito decreto da parte del Consiglio dei ministri lo scorso 14 dicembre, comunque ha prodotto degli effetti in quelle che sono le abitudini di vita dei cittadini, che sembravano avviarsi ad una sorta di normalità.

Conseguentemente al protrarsi dello stato di emergenza, è stato di fatto stabilita la possibilità in ambito di Smart working di poter continuare a far ricorso a quella che viene definita la procedura semplificata di comunicazione.

Per chi fosse interessato un video tratto dal canale Michele Madonna - YouTube, offre spunti interessanti sul tema.

Smart working e procedura di comunicazione semplificata

Che cosa vuol dire questa procedura di comunicazione semplificata? Che in virtù proprio del suddetto decreto, si ha la possibilità di poter ricorrere allo Smart working sia per i dipendenti pubblici che privati, prorogando la cosiddetta procedura di comunicazione semplificata.

La procedura di comunicazione semplificata a seguito dello stato emergenziale, comporterà una disciplina diversa rispetto a quella ordinaria che abbiamo sopra descritto.

In effetti con la comunicazione emergenziale può succedere che:

- un ente pubblico può di fatto prevedere lo Smart working per alcuni lavoratori senza che questo sia espressamente previsto da determinati accordi di legge;

- un’azienda privata possa utilizzare tutta la procedura di comunicazione che ha espressamente stabilito il Ministero del Lavoro affinché restino individuati i lavoratori da assegnare allo smart working senza che per questo sia stato necessario un previo accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore stesso.

Smart working e protocollo integrativo per il settore privato

In aggiunta lo scorso mese di dicembre, per esattezza lo scorso 7 dicembre, c’è stata la firma di un nuovo protocollo d’intesa tra le parti sociali ed il governo per quel che riguarda lo Smart working nel settore privato.

Nello specifico questo protocollo rappresenta proprio il primo accordo interconfederale che attribuisce un ruolo centrale in tema di Smart working proprio all’accordo che intercorre azienda e dipendente che non era menzionato invece nella precedente disciplina del 2017.

In questo protocollo quindi, si sono delineate tutte le linee guida sulla base delle quali definire i contratti di Smart working nel settore privato sia a livello nazionale, che territoriale, che aziendale.

E in mancanza di uno specifico adeguamento della contrattazione collettiva sull’argomento nel settore privato, si è stabilito che è a questo protocollo che devono fare riferimento tutte le imprese che volessero comunque prolungare il ricorso allo Smart working anche oltre la fine dello stato di emergenza.

L’aspetto sicuramente più innovativo di tutto questo protocollo comunque, è il fatto che la definizione del rapporto di Smart working all’interno del settore privato, resta all’esclusiva volontà reciproca tanto del datore di lavoro che del lavoratore stesso non rilevando in alcun modo l’attività di qualunque associazione sindacale.

Smart working ed emergenza pandemica

Alla luce dell’impennata dei casi portati dalla variante Omicron, è evidente quindi che anche il ricorso allo smart working risulta aumentato.

E per tutto il protrarsi dello stato emergenziale, e cioè fino al 31 marzo del 2022, allo scopo di facilitarne l’attivazione, è stata prolungata la procedura di comunicazione semplificata.

Il segnale che sia il Ministro Brunetta, che il Ministro Orlando hanno voluto lanciare, è quello di un ricorso al lavoro agile che diventi sempre più flessibile.

Non solo, sempre con riferimento allo Smart working, si sono fatte alcune specifiche per quel che riguarda il green pass stabilendo che il lavoratore che esegue la propria attività da remoto, non deve necessariamente essere in possesso del green pass proprio perché manca il presupposto principale della condivisone di spazi comuni con altri lavoratori.

Smart working e settore pubblico

Il prolungamento dello stato di emergenza ha portato con sé nella pubblica amministrazione, oltre che il prolungamento della procedura di comunicazione semplificata, anche una parola chiave sulla base della quale riorganizzare tutta l’attività lavorativa del settore in queta fase di recrudescenza della crisi pandemica, ossia flessibilità.

Questo vuol dire che tutte le amministrazioni pubbliche in questo particolare periodo, sono lasciate libere di riorganizzare autonomamente la propria attività, ridefinendo i turni tra lavoratori in presenza e lavoratori agili senza che questo possa mai intaccare la qualità del servizio.

A tal fine deve essere previsto un apposito programma di rotazione del personale che va dalla settimana al mese, che però le varie amministrazioni pubbliche possono anche rimodulare in base all’andamento dei contagi, alle eventuali quarantene dei propri dipendenti e alle esigenze lavorative della struttura, fermo restando che il punto di riferimento deve essere il servizio reso all’utenza finale, che non deve mai perdere in efficienza.

Smart working e settore privato: regole

Anche nel settore privato il ricorso allo Smart working e il prolungamento dello stato di emergenza, è avvenuto sulla base della parola d’ordine flessibilità.

Con riferimento poi al settore privato, si sono dettate apposite linee guida da parte del Ministero del Lavoro sulle modalità con le quali tale procedura di comunicazione semplificata possa essere effettuata.

Abbiamo già visto che in condizioni di normalità, la decisione di aderire o meno allo Smart working, deriva da un accordo che deve essere siglato per iscritto esclusivamente tra datore di lavoro e lavoratore stesso.

In questo accordo ci sono inserite tutte le clausole che disciplinano le modalità di svolgimento del lavoro da remoto.

Va altresì detto che l’eventuale rifiuto da parte del lavoratore di siglare questo accordo, non può essere causa di licenziamento né per giusta causa, né per giustificato motivo, né può essere motivo di procedimenti disciplinari che portino al demansionamento o alla riduzione dello stipendio.

Smart working e settore privato: procedura di comunicazione semplificata

In virtù del decreto legge n.221 del 2021, insieme al prolungamento dello stato di emergenza è stata altresì prorogata la procedura di comunicazione semplificata per lo Smart working anche per i settore privato, sempre fino al 31 marzo del 2022.  

Nello specifico per il settore privato è stata altresì dettagliata la procedura con la quale possa essere effettuata la comunicazione dell’inizio dello Smart working da parte del datore di lavoro ai propri dipendenti, non essendo necessario in questo caso, il relativo assenso degli stessi affinché questo possa essere deciso.

La procedura semplificata si può effettuare direttamente per via telematica usando a tal fine il modello predisposto dallo stesso Ministro del Lavoro.

Sfruttando questa opportunità offerta dall’applicativo del Ministero, il datore di lavoro, anziché procedere ad una comunicazione individuale per singolo lavoratore, procede ad una “comunicazione massiva” che si rivolge direttamente a tutti i lavoratori per i quali intende attivare lo smart working.

Ovviamente non basta solo la compilazione dell’applicativo perché, nel momento in cui si attiva tutta questa procedura telematica, il datore deve sempre allegare un file Excel contenente tutte le informazioni di rilievo relative a tutti i lavoratori interessati.

Dati necessari che ovviamente riguardano tutte le specifiche anagrafiche, tutte le informazioni rilevanti relativamente al rapporto di lavoro in essere e tutte le informazioni relative al periodo di smart working che si vorrà iniziare per ciascun lavoratore.

Quindi in relazione a quest’ultimo, bisogna sempre specificare la data di inizio e di fine del lavoro agile, oppure l’indicazione puntuale dei soli giorni per i quali questo venga richiesto.

In questo file Excel, si deve indicare ovviamente anche la fine del periodo per il quale s’intende far ricorso allo Smart working, così come sarà lo stesso file che dovrà essere aggiornato, se il datore intenderà prorogare la durata del lavoro agile oltre la data inizialmente indicata.

Green pass e smart working

Nuovi chiarimenti sono arrivati anche in merito al binomio Smart working e green pass nel settore privato.

Si è stabilito espressamente che, il lavoratore che svolge attività da remoto, non è tenuto al possesso del green pass in quanto manca qualunque possibilità di condivisone di luoghi comuni con altri colleghi di lavoro.

Laddove però il datore dovesse richiamare in sede il lavoratore per qualunque motivo, ovviamente il lavoratore, nel rispetto delle normative anti covid vigenti, dovrà essere necessariamente in possesso della certificazione verde.

È stato altresì specificato che la mancanza di green pass non costituisce elemento ostativo alla stipula ex novo di un contratto di lavoro che debba esclusivamente svolgersi in modalità agile.

Completamente diversa è la situazione del settore pubblico dove, indipendentemente dalla modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, il dipendente dovrà sempre obbligatoriamente essere in possesso del green pass.