Smart working, fino a quando?

Smart working confermato fino al 31 luglio 2021, ma forse esteso per tutto il 2021: il Governo sta valutando l'idea di prolungare il lavoro agile per tutto l'anno al fine di raggiungere l'immunità di gregge e proseguire la vaccinazione di massa. L'ipotesi di regolamentare lo smart working nei contratti collettivi è un altro scoglio da affrontare: fino a quando lavoreremo in smart working e cosa può cambiare dopo il 31 luglio 2021?

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La pandemia di coronavirus ha costretto moltissime aziende ad adottare lo smart working, ovvero una modalità di lavoro agile che permette di proseguire le attività lavorative anche a distanza attraverso la pianificazione e l’organizzazione aziendale offerta dagli strumenti tecnologici che ad oggi si trovano in nostro possesso. Se grazie alla campagna vaccinale si inizia a vedere le luce in fondo al tunnel, non è assicurata una data per il ritorno in ufficio per i dipendenti delle aziende che si trovano attualmente in smart working.

Lo smart working semplificato – adottato in via emergenziale – è scaduto il 30 aprile 2021, ma è già stato confermato fino al 31 luglio 2021 e con molta probabilità verrà esteso addirittura fino al 30 settembre 2021 e anche fino alla fine dell’anno. Molto dipende dall’andamento epidemiologico italiano.

Al di là dell’Oceano, invece, gli Usa pianificano il ritorno in ufficio: cosa cambia in Italia dopo il 31 luglio 2021? Fino a quando dovremmo lavorare in smart working? Ecco tutti gli scenari possibili e le regole attuali per l’organizzazione dello smart working nel settore pubblico e privato.

Smart working, verso il ritorno in ufficio?

Dopo ormai un anno di smart working, alcuni dipendenti invocano il ritorno in ufficio, mentre altri si sono ormai adeguati a uno stile di vita completamente nuovo e, per certi versi, da apprezzare. Nonostante questo, con l’accelerazione della campagna vaccinale si sta iniziando a pianificare la fine dello smart working e il rientro in ufficio.

Negli Stati Uniti, per esempio, i grandi colossi del tech – come Google o Amazon – stanno già pianificando il graduale ritorno in ufficio dei dipendenti: in alcune aziende, inoltre, sarà possibile scegliere se proseguire il lavoro a distanza o se tornare in ufficio almeno un paio di volte a settimana. 

D’altronde, come ha scritto l’amministratore delegato, Sundar Pichai, “il futuro del lavoro è la flessibilità, molti di noi apprezzeranno la possibilità di lavorare da casa un paio di giorni alla settimana o di trasferirsi in un’altra città per parte dell’anno”.

Ma la situazione americana è ben diversa da quella italiana e permette il graduale ritorno in ufficio dopo quasi un anno di smart working. Il nostro Paese potrebbe dover proseguire con il telelavoro fino alla fine del 2021.

Smart working, cosa può cambiare in Italia?

In Italia la campagna vaccinale prosegue a più velocità: molte Regioni hanno immunizzato tutti gli anziani – o la maggior parte di essi –, mentre altre procedono a rilento su anziani e soggetti fragili. Ciò non permette di proseguire con omogeneità e enfatizza ancora di più le differenze tra Regioni.

In un’Italia che si avvia verso il graduale ritorno alla normalità – anche grazie al calendario delle riaperture che Draghi e il Governo hanno stilato – e verso il ritorno in ufficio con la riduzione dello smart working, ci sono ancora alcuni fattori da tenere in considerazione che ci differenziano dalla situazione americana.

In primo luogo, in Italia, a differenza degli Stati Uniti o del Regno Unito, le quote di vaccinati (con entrambe le dosi) sono inferiori e ciò non permette di garantire la sicurezza a tutti i dipendenti che vogliono tornare in azienda. Anche per questo motivo, nel nostro Paese le riaperture sono molto graduali rispetto alla Gran Bretagna.

In secondo luogo, ma non meno importante, una volta terminata l’emergenza, per rendere lo smart working strutturale occorrerà trovare un accordo tra le aziende che valuti la posizione individuale di ciascun lavoratore: un processo estremamente complesso, che potrebbe richiedere diversi mesi per divenire effettivo. 

Smart working, servono regole condivise

Mentre si cerca di capire quale sia la data di scadenza dello smart working per il settore privato (la Pubblica Amministrazione resterà in telelavoro fino al 31 dicembre 2021) e fino a quando i lavoratori saranno chiamati a svolgere le loro attività a distanza, il Ministero del Lavoro ha istituito un gruppo di lavoro sullo smart working composto da sociologi, economisti e giuslavoristi.

Anche se la discussione non è ancora iniziata, questi esperti avranno come obiettivo la pianificazione della strategia e delle modalità di svolgimento del lavoro agile. È necessaria una regolamentazione anche all’interno dei contratti collettivi.

Smart working, i numeri della pandemia

La pandemia ha fatto esplodere l’utilizzo e la diffusione dello smart working: basti pensare che, nel secondo trimestre del 2020, sono stati 4 milioni i lavoratori a distanza, ovvero il 19,4% dei lavoratori totali. Nel secondo trimestre 2019, invece, i lavoratori in smart working erano soltanto il 4,6% degli occupati. Lo smart working offre una modalità di lavoro del tutto nuova che potrebbe essere adottata anche al di fuori della pandemia di Covid-19.

Tra i punti di forza ci sono la flessibilità nell’orario di lavoro, che spesso va a confondersi con il resto della giornata e anche per tale motivo è stata avanzata la proposta di istituire il diritto alla disconnessione fuori dall’orario di lavoro. Ma lo smart working consente anche di organizzare la propria vita da casa, pianificare e svolgere il lavoro lontano dal proprio capo e dal pressing dei colleghi. Ciò non toglie la difficoltà soprattutto per il settore pubblico, di calcolare gli straordinari e di modulare gli stipendi in funzione dell’ammontare id ore complessivamente lavorate.

Smart working, fino a quando?

Le aziende italiane e mondiali stanno iniziando ad organizzarsi per programmare il graduale ritorno in ufficio. Gli ultimi provvedimenti economici del Governo hanno disposto la fine dello smart working al 30 aprile 2021, ma è ormai fissata la proroga del lavoro agile almeno fino al 31 luglio 2021, come stabilito dal decreto riaperture (decreto numero 52 del 22 aprile 2021 in Gazzetta Ufficiale). Cosa potrebbe accadere dopo?

Il futuro è un’incognita: dal 1° agosto 2021 il Governo potrebbe decidere di proseguire con le modalità di lavoro a distanza, come avviene per il settore pubblico, ma occorrerà sicuramente valutare l’andamento epidemiologico e la potenziale nuova ondata di Covid-19 in autunno.

Molti lavoratori si sono già chiesti: fino a quando dovremmo lavorare in smart working? In realtà, una data certa non c’è. Ma possiamo avanzare alcune ipotesi.

La data del 31 luglio 2021 – confermata per legge – potrebbe tornare utile per valutare successivamente i dati dell’epidemia e per proseguire parallelamente la campagna vaccinale, mentre la proroga dello smart working potrebbe anche oltrepassare l’estate, fino alla data del 30 settembre 2021, in modo da ipotizzare il raggiungimento dell’immunità di gregge e consentire alle aziende di pianificare il rientro in ufficio con più tranquillità. Così come il lavoro agile potrebbe protrarsi per tutto il 2021, fino al 31 dicembre (unificando la data con lo smart working per la Pubblica Amministrazione). Nulla è ancora fissato con certezza: occorre attendere i provvedimenti definitivi.

Smart working semplificato fino al 31 luglio: come funziona

Ad oggi è possibile accedere allo smart working senza un accordo preventivo: il decreto Milleproroghe, infatti, ha prorogato la possibilità per le aziende di utilizzare lo smart working semplificato fino al 31 luglio 2021. Dunque, nulla è cambiato rispetto al periodo antecedente questa data.

La procedura semplificata – che non prevede accordi ed è stata introdotta dalla legge n.81/2017 – è raccomandata alle aziende con numerosi dipendenti, oltre ai genitori che devono assistere ai figli in quarantena o in didattica a distanza (con la possibilità di richiedere il congedo parentale causa Covid-19).

Con la proroga dello stato di emergenza fino al 31 luglio 2021, comunque, si trapela aria di cambiamento dal 1° agosto, senza però escludere il possibile slittamento dello smart working semplificato fino al 30 settembre.

Smart working Pubblica Amministrazione prorogato al 31 dicembre 2021 

Per quanto riguarda i dipendenti pubblici, lo smart working è stato prorogato fino al 31 dicembre 2021, ma la stessa norma – inserita nel decreto Milleproroghe – ha ridimensionato le modalità di svolgimento del lavoro agile.

Tale decreto ha eliminato l’obbligo per le amministrazioni pubbliche di mantenere almeno il 50% dei dipendenti in smart working da un lato, prevedendo la sua disciplina all’interno dei contratti collettivi. Dall’altro lato, la medesima norma ha stabilità la creazione di Piani del lavoro agile a capo di ogni amministrazione (definiti comunemente Pola), che dovranno essere pianificati e adottati entro il 31 gennaio di ogni anno. Questi piani non garantiranno più il lavoro agile fino al 60% dei dipendenti pubblici, ma solo fino al 15% dei lavoratori potenziali.

Alcuni esempi di accordi aziendali

A titolo di esempio, riportiamo i casi di alcune aziende che si sono organizzate in autonomia per la gestione dello smart working. 

Questo è il caso di Mediaset: la società ha in previsione la rapida firma di un accordo che potremmo riassumere con lo slogan “almeno uno”. In altre parole, i dipendenti avranno modo di organizzarsi per prevedere lo svolgimento di almeno un giorno in azienda e di almeno un giorno da casa. 

“Il nostro è un lavoro creativo, la presenza e il confronto diretto sono imprescindibili. Questa formula ci è sembrata la migliore per lasciare a ogni struttura un margine d’azione per creare un equilibrio su misura”, ha raccontato il direttore del personale Luigi Motta al Corriere della Sera.

Ma l’esempio emblematico è costituito dall’azienda Eni, che a marzo 2020 ha attivato lo smart working per almeno 15 mila persone, valutando l’esperienza in modo positivo. Nella sede milanese di Luxottica, invece, sono disponibili in totale 1.400 scrivanie, ma ogni giorno ne vengono occupate al massimo 200 o 250: i dipendenti prenotano un posto tramite un’applicazione.

Diverso è il caso del settore bancario e assicurativo, dove – secondo i sindacati – lo scorretto utilizzo dello smart working potrebbe portare all’esternalizzazione di alcune funzioni. Il lavoro agile è molto esteso: basi pensare nella torre Unicredit milanese di Porta Nuova sono occupate soltanto il 17% delle scrivanie.