Smart working e fine emergenza: 4 cambiamenti all’orizzonte!

Il primo aprile inizieranno a cambiare le regole riguardanti il green pass e si concluderà il periodo di emergenza dovuta al covid-19 e la conseguente crisi sanitaria.

I cambiamenti e il decadimento dei vari obblighi avverranno nel corso dei prossimi mesi, ma tra le varie modifiche che si dovranno affrontare ci sono anche quelle riguardanti lo smart working e, in generale, il lavoro a distanza.

La realtà del lavoro da casa è entrata velocemente a far parte della vita di molti italiani, con i suoi pregi e difetti, finendo anche con lo spaccare le opinioni dei dipendenti.

Se c’è chi ama la possibilità di poter controllare meglio il proprio tempo e il proprio spazio, risparmiando sui costi di carburante o per il pranzo, c’è anche chi ha avuto problemi ad abituarsi a questa nuova routine, situazione spesso anche legata alla mancanza di luoghi adatti al lavoro a casa propria, per esempio.

Qualunque fosse l’opinione delle persone sullo smart working, adesso le cose stanno per cambiare di nuovo. La fine dell’emergenza infatti porterà in molti a dover di nuovo modificare le proprie abitudini.

Vediamo quindi cosa ci si può aspettare dal primo aprile in poi e quale potrebbe essere il futuro dello smart working in Italia nei prossimi mesi.

Lavoro online e fine stato di emergenza

Le ragioni che hanno portato a un aumento dello smart working in Italia le conosciamo tutti: la pandemia. Infatti quello che è iniziato due anni fa è anche stato chiamato “smart working emergenziale”.

Questo nome non è stato dato solo perchè eravamo in stato di emergenza, ma proprio per indicare a livello legislativo alcune regole e modalità che potevano e potranno essere utilizzate solo per questa tipologia di smart working e solo entro un determinato periodo di tempo.

Si tratta di un regime semplificato per le aziende per richiedere a gestire lo smart working, con tempistiche inferiori e meno passaggi. Questa situazione, che in teoria sarebbe dovuta finire il 31 marzo, è invece stata prorogata a sorpresa fino al prossimo 30 giugno. Questo in pratica significa che le attività lavorative potranno ancora sfruttare alcune disposizioni speciali.

• Come dall’inizio della pandemia, i datori di lavoro potranno disporre in modo unilaterale e con modalità semplificata lo svolgimento del lavoro agile. Non sarà necessario, per ora, fare accordi specifici e personalizzati con ogni dipendente, ma basterà una comunicazione, come per esempio via email.

• Sempre riguardo a questo, le intese sindacali non sono ancora obbligatorie, ma solo facoltative e vinceranno le aziende solo nel caso in cui queste dovessero applicare un CCNL o un accordo di secondo livello che disciplina il lavoro agile.

• Infine, per quel che riguarda le comunicazioni amministrative al portale del Ministero del Lavoro riguardanti l’attivazione del lavoro agile: si potrà continuare a farle in modalità semplificata e quindi senza la necessità di allegare degli accordi con i dipendenti, fino al 30 giugno 2022.

A inizio pandemia questa modalità di lavoro era stata scelta per rendere più semplice la sopravvivenza delle aziende e minimizzare il rischio di contagi ed evitare assembramenti. Facendo sì che invece di incontrarsi in luoghi pubblici come uffici, mezzi di trasporto, mense e simili, le persone rimanessero in casa, potendo comunque lavorare.

Se prima della pandemia in Italia erano in poche le realtà che permettevano l’utilizzo del telelavoro, durante la crisi sanitaria la situazione si è ribaltata e per riuscire a non creare rallentamenti ulteriori e problemi ai privati, è stata creata questa modalità semplificata.

Le ragioni dietro la scelta di prorogare questa modalità fino al 30 giugno sono probabilmente legate alla necessità delle aziende di costruire dei modelli organizzativi che permettano un bilanciamento tra lavoro in ufficio e da casa, la creazione di accordi privati con i dipendenti.

E in generale, per dare più tempo alle imprese per prepararsi senza ulteriori ritardi e problemi al ritorno alla normalità, con modelli che valorizzano l’alternanza tra il lavoro in ufficio e quello da casa, riuscendo a individuare un nuovo equilibrio.

Smart working, in che modo cambierà?

E una volta concluso questo periodo cosa cambierà e cosa ci si può aspettare dal futuro? Dal primo luglio tornerà tutto come prima? Quante probabilità ci sono che le aziende mantengano una situazione equilibrata tra smart working e meno e quali saranno, soprattutto, le nuove regole?

Con la fine della modalità semplificata per via dell’emergenza sanitaria, i datori di lavoro si dovranno trovare ad affrontare nuove modalità per gestire il lavoro a distanza, anche se, come detto già in precedenza, i privato possono già iniziare a muoversi per creare lo stesso modello che utilizzeranno una volta finita l’emergenza.

A partire dal primo luglio, salvo sorprese e modifiche, si tornerà a gestire il lavoro a distanza attraverso il Protocollo sulla regolamentazione dello smart working, venendo così meno anche tutte le varie semplificazioni riguardanti questa modalità.

Questo però significa anche che quelli che vengono definiti “lavoratori fragili” a partire dal primo luglio non potranno più usufruire dello smart working come modalità di lavoro ordinaria, dovendo così tornare in ufficio.

Non solo, il datore di lavoro dovrà stipulare accordi individuali per lo smart working, che sarà solo su base volontaria, seguendo un ordine di proprietà di alcune categorie se ne fanno richiesta, come precisato nelle legge di bilancio del 2019, ovvero:

Hanno priorità nella richiesta di smart working le lavoratrici nei tre anni successivi al congedo di maternità.

Inoltre, fanno parte della categoria dei lavoratori con priorità anche i genitori di figli disabili che hanno necessità di un intervento assistenziale di tipo permanente, continuativo e globale.

Continuerà lo smart working in Italia dopo la fine dello stato di emergenza

La risposta semplice è sì, ma… Lo smart working per come è stato utilizzato fino a ora dovrà cambiare, per garantire il benessere sia di lavoratori, sia dei datori di lavoro e imprese.

Come anche teorizzato dall’ANSA, è difficile immaginare un ritorno alle modalità di lavoro pre pandemia. Il futuro probabilmente darà vita a una sorta di “lavoro liquido”, suddiviso tra periodi in ufficio e altri online da casa, andando però a risolvere i problemi attuali.

L’Italia si è trovata a far uso dello smart working senza essere pronta e, soprattutto, senza una regolamentazione valida e ben ideata. Anche se in molti hanno notato un miglioramento della produttività, infatti, è impossibile non sottolineare le problematiche legate , in passato, alla mancanza di una regolamentazione sul diritto alla disconnessione, per esempio, oltre all’aumento dei costi energetici della propria abitazione.

Se lo smart working ha quindi grandi potenzialità e ormai fa parte della routine di tutti, è assolutamente necessario aggiustare il tiro per evitare la nascita di problemi nei confronti dei dipendenti che, soprattutto in un periodo di crisi nel mondo del lavoro come ora, potrebbero trovarsi a dover accettare accordi infelici pur di avere un’occupazione.

Quale che sia il futuro del lavoro a distanza in Italia, che ormai è qui per rimanere, con i suoi pregi e difetti, il 2022 dovrebbe essere l’anno in cui le regole riguardanti questo modalità di lavoro verranno adattate e modificate in meglio.

Cosa dicono le nuove regolamentazioni riguardo il lavoro online?

Le regole cambieranno il primo luglio in modo definitivo, in teoria, tornando alla situazione pre-pandemia. Questo significa, prima di tutto, che i datori di lavoro dovranno fornire, al momento della comunicazione di un contratto di lavoro in smart working, l’accordo individuale sottoscritto da entrambe le parti.

Questo accordo, adeguato ai contenuti dell’eventuale contrattazione collettiva di riferimento, dovrà avere al suo interno e indicare i seguenti punti.

• La durata del periodo di lavoro, se a termine o indeterminato.

• I periodi di alternanza tra lavoro in ufficio e smart working da casa, dentro e fuori i locali aziendali.

• L’eventuale presenza di luoghi esclusi dalla possibilità di smart working.

• Gli strumenti di lavoro.

• Forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali.

• L’eventuale attività formativa necessaria per lo svolgimento dello smart working.

• Le forme e le modalità di controllo dello svolgimento del lavoro quando a distanza, il tutto nel pieno rispetto delle norme sulla privacy.

• I vari aspetti relativi alle modalità di svolgimento dell’attività di smart working, comprese eventuali sanzioni.

• Le misure per assicurare la disconnessione e i tempi di riposo.

Oltre a questi dati, che devono essere assolutamente presenti all’interno dell’accordo individuale che dovrà essere obbligatoriamente sottoscritto da entrambe le parti, i datori di lavoro dovranno sottostare ad altre regole.

Ovviamente sarà necessario sottoscrivere un accordo individuale. Inoltre lo smart working sarà solo su modalità volontaria e potrà essere proposto sia dal datore di lavoro, sia dai dipendenti. La comunicazione riguardo alla scelta di utilizzare lo smart working deve essere inviata in via telematica in modo immediato al Ministero del Lavoro.

Come funziona la regolamentazione del lavoro online in Italia ora

Il nuovo disegno di legge ha proposto diverse modifiche e precisazioni che aiuteranno a rendere il nuovo smart working più friendly nei confronti dei dipendenti, equiparando al lavoro in ufficio. 

• Il diritto alla disconnessione, attualmente esistente e che sarà necessario garantire all’interno dell’accordo individuale da dover stipulare tra dipendente e datore di lavoro, è stato qualcosa di molto richiesto durante questi due anni. Si trova però abbinato alla necessità di poter avere garantito un buon equilibrio tra vita lavorativa e privata, situazione che spesso viene ignorata. Una regolamentazione riguardante ciò potrebbe essere utile, come è già stato fatto in Portogallo.

• Sono stati proposti degli incentivi per le aziende che andranno a fornire ai dipendenti strumenti di ultima generazione per poter lavorare da casa. Salvo decisioni diverse infatti deve essere sempre il datore di lavoro a fornire computer e altri tipi di strumenti.

• Rimane sempre la possibilità di richiedere permessi di diverso tipo, esattamente come per il lavoro in ufficio. Inoltre in caso di assenze legittime (come malattia o ferie) il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di lavoro, senza essere obbligato a prendere in carico eventuali comunicazioni aziendali ricevute.

• Per quel che riguarda la retribuzione, il regolamento chiarisce che la modalità in smart working dà diritto allo stesso trattamento economico proposto per il lavoro in ufficio.

È inoltre stato precisato che si può definire smart working solo quando l’attività lavorativa svolta lontano dall’ufficio è pari o superiore al 30%. In caso diverso non è necessario stipulare l’accordo individuale.