Mai come in questi due ultimi anni sommersi da una crisi sanitaria ed economica mondiale causata dalla diffusione della pandemia di Covid-19, si è sentito parlare di Smart Working.

“Flessibilità prevista dalla legge all’interno di un rapporto di lavoro subordinato, finalizzata a incrementare la produttività e a facilitare il lavoratore nelle sue esigenze personali. (Treccani)”

Lo Smart Working o lavoro agile è una nuova filosofia manageriale che consiste in un modello organizzativo del lavoro flessibile, il quale, però, non è stato ideato negli ultimi due anni, ma è nato molto prima, nonostante il suo sviluppo abbia subito una forte accelerazione solo di recente.

Analizziamo con maggiore chiarezza questo “fenomeno” nel corso del seguente articolo.

Cosa si intende per Smart Working e quali benefici vengono apportati? 

Lo Smart Working è un modello organizzativo del lavoro basato sulla flessibilità, l’autonomia e la responsabilità delle persone nel scegliere orari, spazi e dispositivi da utilizzare per approcciarsi al proprio lavoro e raggiungere i risultati prefissati nel corso della giornata lavorativa in questione.

La Legge sul Lavoro Agile in Italia è stata introdotta il 22 maggio 2017, subendo successivamente una serie di modifiche a causa dell’emergenza sanitaria ed economica provocata dalla diffusione della pandemia di Covid-19.

Ma lo Smart Working è riuscito finora ad apportare dei miglioramenti e dei benefici all’interno del contesto lavorativo? 

Secondo quanto riportato da uno studio dell’Osservatorio Smart Working sembrerebbe di sì, infatti, i dati rilevano non solo un incremento della produttività, bensì anche una riduzione dell’assenteismo e dei costi per gli spazi fisici.

Per il lavoratore, la possibilità di scegliere i propri orari, spazi e dispositivi di lavoro permette di risparmiare sia sui tempi che sui costi dello spostamento da casa alla sede di lavoro così da creare un migliore bilanciamento tra vita lavorativa e privata, elemento essenziale per accrescere il personale senso di motivazione e soddisfazione.

Ovviamente, la riduzione degli spostamenti e dei trasferimenti influisce sulla diminuzione del traffico e degli assembramenti, apportando in aggiunta un impatto positivo sulla questione ambientale e climatica.

Detto ciò, è bene tenere a mente che questa “nuova” filosofia manageriale non è estendibile a tutti i campi lavorativi, ad esempio, ne possono usufruire le aziende e gli uffici, anche in forma ibrida, ma è scontato dire che non potrebbe mai essere messa in atto in ambito ristorativo.

Qualsiasi impresa per poter abbracciare lo Smart Working deve, innanzitutto, analizzare la realtà del proprio settore e, di conseguenza, le attività di cui si compone per comprendere se sia o meno possibile effettuare una trasformazione digitale del proprio ambiente lavorativo.

Trasformarsi in un digital workplace? Ecco gli elementi essenziali:

  • valutazione degli strumenti tecnologici a disposizione
  • sviluppo professionale di skills digitali
  • dotazione di spazi flessibili
  • approccio a una cultura innovativa

Come funziona lo Smart Working: ecco la procedura di attivazione!

Il modello organizzativo dello Smart Working è regolato secondo le norme previste dalla Legge sul Lavoro Agile, la quale è stata istituita il 22 maggio 2017 e definisce le modalità flessibili di lavoro inerenti alla scelta degli orari, degli spazi e del corretto funzionamento degli strumenti tecnologici.

Azienda e lavoratore per attivare la procedura relativa allo Smart Working sono chiamati a sottoscrivere un accordo che comprenda i dettagli relativi alla tipologia di contratto: esso può essere a tempo determinato o indeterminato, prevedere la possibilità di recesso con conseguente tempo di preavviso, delineare quelli che saranno gli strumenti tecnologici da utilizzare e il tempo da impiegare, infine, fornire informazioni in merito al sistema di controllo dell'attività lavorativa.

Inoltre, di fondamentale importanza, la parità di trattamento tra i vari smart workers, i quali sono accomunati dal medesimo regolamento normativo e retributivo che prevede:

  • adeguate norme di sicurezza
  • riconoscimento del diritto di disconnessione e inviolabilità dei limiti di orario
  • tutela in caso di infortuni e malattia

A seguito della diffusione della pandemia di Covid-19, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha messo a disposizione delle aziende del settore privato una procedura semplificata per l’invio delle comunicazioni di Smart Working, la quale non prevede l’inoltro dell’accordo sottoscritto con il lavoratore, ma l’utilizzo della modulistica e dell’applicativo informatico apposito.

Tale modalità sarà prevista fino alla fine dello Stato di Emergenza, il quale è tuttora fissato al 31 dicembre 2021.

Ma quale sarà lo scenario post-pandemia? Vediamo insieme quelle che potrebbero essere le nuove regole introdotte dal Governo.

Lo Smart Working nell’era post-pandemia: cosa ci aspetta?

L’emergenza sanitaria ed economica causata dalla diffusione della pandemia di Covid-19 ha accelerato il processo di conversione allo Smart Working di tantissime realtà aziendali.

Attualmente, grazie sia alla campagna vaccinale che agli strumenti di prevenzione dal contagio, si prospetta una futura fuoriuscita da uno stato di crisi e molte aziende sono dell’idea di mantenere lo Smart Working, magari in forma ibrida anche in un’ottica post-pandemia.

Lo scorso 2 novembre, infatti, Andrea Orlando, Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali, ha incontrato i sindacati per cercare di fare chiarezza sull’argomento e giungere ad un accordo, mentre Renato Brunetta, Ministro per la Pubblica Amministrazione, sta progettando quelle che saranno le regole da seguire negli uffici pubblici per quanto riguarda lo Smart Working, ad esempio:

  • sviluppo di piattaforme apposite e attrezzature ICT adeguate
  • norme contrattuali precise
  • sistema ibrido tra lavoro in ufficio e da casa
  • divieto dell’utilizzo della rete Internet domestica
  • minimo 11 ore consecutive di riposo tra un turno e l’altro

Nel frattempo Confindustria, Confederazione generale dell’industria italiana, sollecita l’intero Paese ad attrezzarsi e ad aderire allo Smart Working come passaggio fondamentale per prendere parte al processo di modernizzazione, innovazione e digitalizzazione.

In conclusione, secondo diverse indagini è stato rilevato dai dati emersi che lo Smart Working avrebbe degli effetti positivi in termini di benessere e produttività, anche se sono state riscontrate delle difficoltà per quanto riguarda la formazione e il lavoro in team.

Smart Working: origini e sviluppi

Abbiamo parlato di un’ampia diffusione dello Smart Working in una situazione di emergenza sanitaria ed economica, durante la quale l’impiego di questo sistema organizzativo del lavoro flessibile è stato di fondamentale aiuto.

In realtà, nonostante esso sia stato riconosciuto come nuova filosofia manageriale solo a partire dal 2017 con la messa a punta della Legge sul Lavoro Agile, le sue origini risalgono agli anni Ottanta/Novanta.

Più precisamente, ai tempi si parlava di Telelavoro, il quale fu ufficialmente introdotto in Italia con la Legge 16 giugno 1998, n.191, si iniziò, invece, a definire lo Smart Working solo nel 2012 con la Legge di Stabilità.

“Siamo stati la prima agenzia di relazioni pubbliche nata in Smart Working, all’epoca si chiamava Telelavoro, non esisteva ancora questo concetto di Smart Working, ma perché credo che la tecnologia debba migliorare in primis la vita delle persone. (Marisandra Lizzi)”

In Italia i principali smart workers sono i freelance, ma nel corso degli anni questa tipologia di organizzazione del lavoro flessibile è stata adottata anche da datori di lavoro e lavoratori provenienti dal settore della comunicazione, ICT, pubblicità, risorse umane, content editing, architettura e finanza.

Il discorso è di più difficile applicazione, naturalmente, se si tratta di settori il cui lavoro è fondato sull’attenzione al cliente e, quindi, al contatto con il pubblico, comprendendo attività che non possono essere gestiste integralmente in Smart Working. 

“I talenti sono veloci, flessibili e innovatori, proprio per questo il lavoro agile rappresenta un asset per attirarli e trattenerli. Inoltre, per i dipendenti di ogni seniority, uscire dalla routine favorisce soluzioni innovative utili al business. Ma la flessibilità per definizione deve essere smart: per ottimizzare lo smart working e renderlo una pratica di successo, azienda e dipendente devono quindi ripensare l’organizzazione ed i modelli del lavoro. (Tomaso Mainini)”

Passaggio di fondamentale importanza è, pertanto, quello di lasciare da parte i pregiudizi e fuoriuscire dalla propria routine per riflettere su un diverso approccio al lavoro e ai vantaggi/svantaggi che esso offre, apportando le opportune soluzioni a favore dell’innovazione.

Riflessioni conclusive sullo Smart Working

Al termine di questo articolo, ciò che appare evidente è che senza effettivi finanziamenti in supporti tecnologici e legislazioni normative precise in merito allo Smart Working, l’approccio e l’adozione di questo nuovo modello organizzativo non potrà essere applicato ad ogni realtà aziendale e risultare efficiente.

Valutandone i vantaggi, ma anche gli svantaggi sarebbe fortemente plausibile fare affidamento a una forma ibrida in modo da integrare tra di loro i benefici apportati da attività svolte in ufficio, un esempio tra tutti è il contatto personale e, perciò, il maggiore coinvolgimento avvertito all’interno del team di lavoro e, da attività svolte da remoto, le quali favoriscono il work-life balance e non solo.

Oltre a ciò, una forma ibrida del lavoro permetterebbe di suddividere al meglio le mansioni tra quelle che è possibile svolgere a distanza e quelle che, invece, risentono il bisogno di essere svolte in sede.

Lo scopo dello Smart Working è, dunque, quello di porsi come strumento a favore del benessere della società. Al momento, non ci resta altro che attendere quelli che saranno i nuovi sviluppi in merito al lavoro agile e su come, quest’ultimo, potrà o verrà reso accessibile a tutti.