Lo Smart Working ha dato il via, ormai da quasi un anno e mezzo, a un profondo cambiamento culturale nella percezione della prestazione lavorativa, creando un’alternativa flessibile e virtuale al modello di lavoro incentrato sull’azienda e i suoi spazi. Necessario in periodo d’emergenza, sembra destinato a rimanere e affermarsi tramite modalità ibride e in continuo cambiamento.

I risultati di un'indagine Fim Cisl restituiscono una realtà complessa, in cui i vantagi di una maggiore autonomia sono spesso controbilanciati da orari lavorativi superiori a quelli d'ufficio. La maggior parte dei dipendenti chiede, però, il prolungamento dello Smart Woking anche nel periodo post-pandemico: 

"Il dato che emerge è ambivalente ma interessante: lo smart-working certamente è una modalità di lavoro impegnativa, ma che risulta in buona parte sotto controllo e permette una flessibilità di tempo che dalle persone è molto apprezzata" 

Le disposizioni più recenti sul tema nel nostro paese sono la proroga della procedura semplificata per lo Smart Working in aziende pubbliche e private e, la proroga del diritto allo Smart Working per i lavoratori fragili e il Bonus Smart Working, esteso a tutto il 2021.  

Cosa si intende con Smart Working?  

Il termine è entrato ormai nel vocabolario comune come sinonimo di lavoro agile, e secondo la definizione che ne dà il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali

“lo Smart Working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro”.

Differisce teoricamente dal lavoro da remoto, che prevede che i lavoratori possano accedere ai propri computer da casa o portarli con sé, mantenendo le stesse impostazioni lavorative adottate in presenza. Se lo Smart Working ha, quindi, orari più flessibili, il lavoro da remoto prevede di attenersi ai medesimi orari normalmente svolti in ufficio. Di fatto, le due modalità spesso coincidono e si confondono. 

Smart working: il trend in Italia

L’adozione di misure diffuse di Smart Working per contrastare l’aumento dei contagi da Covid risale ai primi mesi successivi alla chiusura di uffici e attività, in corrispondenza del primo lockdown di marzo. Ma già la Direttiva n.1 del febbraio 2020 incitava al ricorso al lavoro agile e flessibile, invitando all’uso di modalità telematiche in caso di colloqui, riunioni lavorative e attività di formazione.

I dati dell’Osservatorio Smart Working mostrano come nel 2020 oltre 6,58 milioni di persone, circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, abbiano lavorato da casa. Il dato è ancor più rilevante se confrontato con quello dell’anno precedente: nel 2019, infatti, soltanto in 570mila avevano lavorato in remoto.

Ad estendere la possibilità di lavorare in Smart Working in lockdown sono stati il 94% delle PA, il 97% delle grandi imprese e il 58% delle PMI. L’Osservatorio prevede che la normalità post pandemia vedrà un evolversi delle iniziative di Smart Woking e una riprogettazione degli spazi di lavoro almeno per il 51% delle grandi imprese

Vantaggi dello Smart Working

Se si riesce a raggiungere un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata, lo Smart Working può consentire un notevole guadagno di tempo - sottraendolo a quello che normalmente viene impiegato per raggiungere il posto di lavoro - e una sua gestione più autonoma e consapevole. Il risparmio è, inevitabilmente anche economico, dovuto all’abbattimento dei costi legati agli spostamenti. 

Lo Smart working ha avuto un impatto non indifferente anche in termini di sostenibilità, riducendo le emissioni di CO2 conseguentemente ad una diminuzione di traffico, consumi elettrici negli uffici e nei locali. 

La possibilità di lavorare ovunque permette poi di stabilirsi anche in località turistiche, soggiornando in case vacanza in affitto o di proprietà. Non stupisce quindi che il 2020 abbia visto un incremento di richieste di abitazioni principalmente nella Riviera romagnola, che registra un incremento del 286 per cento su base annua, seguita dal litorale abruzzese e dal Golfo di Cagliari.

Svantaggi dello Smart Working

Allo stesso tempo, con milioni di lavoratori in Smart Working, la connessione digitale è spesso coincisa con una connessione costante, 24 ore al giorno. Oltre agli spazi fisici che si confondono, anche il dispositivo utilizzato per le comunicazioni d’ufficio è lo stesso impiegato per quelle private, rendendo difficile separare gli ambiti una volta terminato l’orario di lavoro e nel fine settimana.

La necessità di una divisione più netta era stata rilevata dal presidente dell’Autorità Garante della Privacy in audizione alle Camere lo scorso maggio, quando aveva avvertito che

"per garantire che le nuove tecnologie rappresentino un fattore di progresso e non di regressione sociale, valorizzando anziché comprimendo le libertà affermate sul terreno lavoristico, è indispensabile garantirne la sostenibilità sotto il profilo democratico e la conformità ad alcuni irrinunciabili principi".

Il diritto alla disconnessione è già previsto dalla legge sullo Smart working del 2017, al comma 1 dell’articolo 19, secondo cui il datore deve riconoscere la necessità di riposo del dipendente e assicurare dei tempi adeguati per la disconnessione dal lavoro e dagli strumenti in esso utilizzati. 

Proroga al decreto Riaperture

La stretta della pandemia sul paese ha portato alla proroga dello stato di emergenza fino al 31 dicembre 2021 e ha permesso al governo di posticipare anche i termini di scadenza dello Smart Working con modalità semplificate. La misura era stata istituita con il Decreto riaperture del 22 aprile 2021, convertito in legge il 17 giugno, che ne fissava il termine al 30 giugno dell’anno corrente. Con l’articolo 9 del decreto legge del 23 luglio 2021 - applicato retroattivamente dal primo luglio – la scadenza della misura sullo Smart Working viene, invece, prorogata al 31 dicembre.

I datori di lavoro potranno, quindi, ricorrere allo Smart Working per i propri dipendenti seguendo delle procedure immediate fino a fine anno. Il prolungamento della misura per altri sei mesi investe sia il settore privato che la pubblica amministrazione, ma in modalità differenti. 

Smart working con procedura semplificata: il settore privato

Per il settore privato non servirà un accordo collettivo e la comunicazione della scelta di Smart Working rimane semplice e immediata, secondo le modalità già in uso. La modulistica è disponibile sul sito del Ministero del lavoro e delle Politiche sociali e non sarà necessario allegare alcun accordo con il lavoratore

Smart working con procedura semplificata: la Pubblica amministrazione

Diversa la situazione nel settore pubblico, che segue le previsioni già introdotte dal decreto legge del 21 aprile 2021. Rimane la possibilità di orario lavorativo flessibile e Smart Working, con l’obbligo di garantire, però, regolare ed efficiente servizio al cittadino e alle imprese. Le PA hanno la possibilità di rivedere l’articolazione giornaliera e settimanale, grazie anche al ricorso ad una programmazione degli appuntamenti con l’utenza o al loro svolgimento virtuale, in modo da poter usufruire dello Smart Working, integrato a queste misure semplificate. 

La Pubblica amministrazione, secondo disposizioni del governo, avrà poi l’obbligo di stabilire entro il 31 gennaio di ogni anno un Piano organizzativo del lavoro agile (POLA) per garantire la possibilità di Smart Working almeno per il 15% dei dipendenti che lo richiedono, limitatamente alle attività che lo consentono. Le amministrazioni pubbliche potranno continuare quindi a ricorrere alla procedura semplificata per lo Smart Working, ma senza più essere vincolati ad applicarlo a una percentuale minima del 50%, come previsto dalle precedenti disposizioni. Tra le raccomandazioni, ovviamente, c’è quella di permettere di usufruire della possibilità di lavorare da casa senza limitare in alcun modo la progressione di carriera ed evitando che i lavoratori agili siano soggetti a penalizzazioni. 

Smart working per i lavoratori fragili

Un’altra disposizione sul tema Smart Working è il prolungamento del diritto per i dipendenti con patologie di lavorare in remotoL’articolo 9 del decreto legge n.105 del 23 luglio 2021 sposta al 31 ottobre la scadenza inizialmente prevista al 30 giugno dal comma 2-bis, articolo 26 del decreto legge “Cura Italia”. Il decreto n.18 del 17 marzo 2020, prevedeva infatti - oltre a misure per il potenziamento del Servizio sanitario nazionale e per il sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese - il riferimento ai lavoratori fragili nell’articolo 39, dove veniva stabilito che i lavoratori dipendenti disabili o con patologie avessero il diritto a svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile, nel caso in cui la mansione lo permettesse.

Il prolungamento della disposizione è, quindi, rivolto in questo caso alla salvaguardia delle persone fragili, sia del sia del settore privato che di quello pubblico, per offrire una protezione maggiore dal Covid-19. Per beneficiarne è necessario presentare una documentazione che attesti

Una condizione di rischio. Come immunodepressione, terapie salvavita o esiti da patologie oncologiche

oppure 

Una disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della legge 5 febbraio 1992, n. 104. 

Nel caso in cui non sia possibile svolgere la mansione in Smart Working i lavoratori fragili possono essere assegnati a diversa mansione compresa nella stessa categoria o area di inquadramento o svolgere specifiche attività di formazione professionale.

Le misure hanno l’obiettivo di colmare lo scadere dell’equiparazione dell’assenza dal lavoro al ricovero ospedaliero, di cui il lavoratore con patologie poteva usufruire fino al 30 giugno se in possesso di una certificazione del medico curante. Non è ancora disponibile nessuna tutela, però, per chi si ritrovi impossibilitato a svolgere il lavoro anche da remoto. 

Bonus Smart working: cos’è

Per far fronte alle difficoltà dei lavoratori che si ritrovano a lavorare da casa, tra la fine di maggio e l’inizio di giugno è stato prorogato per tutto il 2021 il Bonus Smart working, con nuovi emendamenti al decreto Sostegni. Si tratta di un aumento sui cosiddetti “fringe benefits”, cioè i beni e i servizi che il datore di lavoro può cedere ai propri impiegati in aggiunta alla retribuzione standard (altri esempi di fringe benefits sono la mensa, l’auto o il cellulare aziendale).

Il Bonus porta quindi a 516,46 euro la cifra impiegabile per l’acquisto di beni e servizi, da aggiungersi in busta paga. Questa può essere utilizzata dai dipendenti per adeguare le proprie abitazioni al lavoro in remoto, con l’acquisto di scrivanie, sedie ergonomiche e altri beni. L’obiettivo è di garantire lo svolgimento della professione in sicurezza e comodità anche fuori dagli uffici, rispondendo al bisogno di milioni di lavoratori. L’aumento è dovuto alla constatazione che il precedente importo di 258,21 euro si rivelava insufficiente all’allestimento consono di una postazione di lavoro. Con il Decreto agosto si era attuato quindi un raddoppio della cifra, adesso prorogata. 

Differentemente da quanto auspicato dagli addetti del settore di arredo per uffici,con un fatturato in calo del 20% alla fine del 2020 e speranzoso che il decreto potesse garantirne il rilancio, l’importo è stato spesso utilizzato principalmente per l’acquisto di dispositivi elettronici. 

Nel mondo

Anche da oltreoceano arrivano segnali che confermano che lo Smart Working non sarà una pratica facilmente superabile. Apple, che come altre big Tech era stata tra le prime a spostare tutti i suoi lavoratori in casa, ha ufficialmentrimandato il ritorno in ufficio. I numeri sui contagi non sono ancora abbastanza promettenti, e la multinazionale decide di rimanere cauta e prorogare il lavoro in remoto, della quale era stata grande promotrice agli inizi della pandemia. Nella scelta gioca un peso non indifferente anche il volere degli stessi dipendenti, che in una lettera al Ceo Tim Cook si erano dichiarati contrari all’obbligatorietà del ritorno in presenza, chiedendo di poter decidere singolarmente. Il rientro, che doveva avvenire a settembre per tre giorni la settimana, è adesso fissato ottobre, ma potrebbe essere ancora posticipato.  

La modalità ibrida potrebbe essere, almeno per i primi tempi, ma forse anche per il futuro, la più diffusa. 

Anche Ibm Italia, che dall’inizio della pandemia aveva invitato i propri dipendenti a lavorare dalla propria abitazione, ha sottoscritto con i sindacati un nuovo accordo di smartworking che supera le misure emergenziali e programma l’organizzazione aziendale fino a dicembre 2022. Ogni dipendente avrà la possibilità di lavorare da remoto per 3 giorni alla settimana e in ufficio per gli altri due, con la previsione di un rientro gradualmente sempre più frequente in ufficio.