Secondo i dati dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, i lavoratori in smart working erano già triplicati prima del Covid, passando da 150mila a 570mila in sei anni. 

Con la pandemia, ovviamente, sono aumentate le aziende che hanno utilizzato lo smartworking come strumento preferenziale di lavoro, ed ecco che la percentuale di lavoratori in remoto è passata dal 15% al 77%. L'Istat conferma: il 90 % delle grandi imprese italiane e il 73% delle medie imprese hanno adottato lo smartworking durante la pandemia.

Per quanto riguarda le piccole aziende, il dato scende un po' passando al 37% e al 18% per quelle ancora più piccole.  Nella pubblica amministrazione la quota di lavoratori a distanza ha superato il 70%, quando fino al 2019 raggiungevano al massimo il 16%, sempre secondo l'Osservatorio. 

Definizione di smart working

Lo “Smart Working” o “Agile Working” è stato introdotto per la prima volta in Italia con la L. n. 81 del 22 maggio 2017 con lo scopo, chiarito espressamente nella legge stessa, di aumentare la competitività e facilitare l'equilibrio tra vita privata e lavoro.

Lo smart working non è un nuovo tipo di lavoro, ma una nuova modalità di lavoro subordinato che consente al lavoratore, attraverso un accordo con l'azienda, di svolgere parte delle sue mansioni all'esterno dell'azienda, senza uno specifico orario di lavoro e senza le restrizioni che ci sono sul posto di lavoro.

Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell'Osservatorio HR e Osservatorio Smart Working dichiara che lo smartworking fa ripensare al lavoro in maniera più intelligente, mettendo in discussione gli obbligi legati al posto di lavoro, agli orari, lasciando alle persone maggiore indipendenza nel definire modalità di lavoro basate più responsabilità basate. "L'indipendenza, ma anche la flessibilità, la responsabilità, la valorizzazione dei talenti e la fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio. "

Questa modalità di lavoro spesso spaventa le aziende che trovano difficile accettare questa flessibilità, anche se è stato dimostrato che il suo utilizzo porta nuovo vigore alla produttività e migliora il benessere dei dipendenti.

In definitiva, lo smart working include tutti quei metodi di lavoro che possono essere svolti da remoto con un orario flessibile concordato tra dipendente e datore di lavoro.

In un certo senso è molto simile al rapporto che si instaura tra un'azienda e un libero professionista, solo che in questo caso si tratta di vero e proprio lavoro dipendente.  Il lavoro flessibile richiede l'utiulizzo di mezzi tecnologi e del wifi. Il pc è d'obbligo e di solito viene fornito dall'azienda a meno che non ci sia un accordo dverso tra dipendente e datore di lavoro.

I vantaggi dello smart working per le aziende 

Vediamo quali vantaggi trae l'azienda quando permette ai propri dipendenti, o a parte di essi, di lavorare in modalità smart working.

  1. Spese ridotte. I datori di lavoro che permettono ai propri dipendenti di lavorare in smartworking taglieranno le loro spese su: forniture d'ufficio, bollette utenze, snack, caffè e tutto ciò che concerne le pause dei dipendenti. IBM, una delle più grandi aziende a livello mondiale di informatica, ha ammesso di aver risparmiato  circa cento milioni di dollari all'anno da quando hanno optato per lo smartworking.
  2. I dipendenti sono più soddisfatti e di conseguenza più leali. I dipendenti a cui vengono offerte opzioni di lavoro flessibili sono anche più spesso di buon umore e prendono più a cuore le loro responsabilità.
  3. Ridotto numero di dimissioni. Una volta che il proprio datore di lavoro comprende le esigenze del lavoratore, gli va incontro con lo smartworking, per quale motivo quest'ultimo dovrebbe dimettersi?  Con lo smart working, i dipendenti che si dimettono sono sempre meno, e l'azienda potrà risparmiare il denaro necessario all'assunzione e alla formazione di nuovi membri.
  4. Possibilità di assumere collaboratori che vivono anche in altre città. L'azienda non avrà più il limite geografico di assumere dipendenti che vivono nella stessa città della sede aziendale o poco lontano, ma con lo smarworking potrà trovare il collaboratore giusto anche se risiede in un'altra città.
  5. Sempre in contatto grazie a Internet. Grazie a Internet, dipendenti e datori di lavoro possono rimanere connessi ogni minuto di ogni giorno. Skype, whatsapp, Zoom, GoToMeetings, rendono la comunicazione da remoto un gioco da ragazzi.
  6. L'impatto ambientale. Le aziende che optano per lo smartworking danno una mano anche all'ambiente. Il lavoro da remoto, infatti, riduce il numero di auto in circolazione. Avere riunioni virtuali e comunicare elettronicamente aiuta a proteggere notevolmente l'ambiente.
  7. Le aziende possono ricevere incentivi statali L’articolo 185 della nuova Legge di bilancio, parla proprio di questo e della possibilità di ricevere crediti di imposta per le aziende che optano per lo smart working.
  8. Meno giorni di malattia richiesti. Se un dipendente è lievemente malato, soprattutto in un periodo come questo, si mette comunque in malattia per se stesso, ma soprattutto per proteggere gli altri. Con lo smartworking, invece, un dipendente lievemente malato può comunque portare a termine il suo lavoro, se vuole, e quindi le richeiste di malattia diminuiscono.
  9. Maggiore produttività. Uno studio di Stanford ha rilevato che coloro che lavorano da casa sono il 13% più produttivi rispetto ai loro colleghi in ufficio. Ciò può essere dovuto al fatto che subiscono meno interruzioni, si concentrano maggiormente e si sentono più autonomi. Questo li responsabilizza maggiormente. 

Inoltre, non hanno lo stress del traffico o di arrivare puntuali in ufficio. Tutti questi benefici hanno un impatto positivo sulla qualità del lavoro e sulla produttività, a vantaggio dell'azienda in termini di guadagno. Nello smart workgin, l'enfasi viene posta sulla gestione del lavoro e sui risultati, piuttosto che sulla gestione del tempo in presenza.

I vantaggi dello smart working per i lavoratori

Studi condotti da esperti del settore hanno dimostrato che lavorare da casa può ridurre sensibilmente lo stress accumulato e consentire un migliore svolgimento delle mansioni assegnate. Nei paesi nordici lo smart working era molto diffuso già prima della pandemia, perché si è sempre ritenuto che in questo modo si possa instaurare un rapporto più stretto e di fiducia tra dipendente e azienda.

Evitare il traffico mattutino durante gli spostamenti da e per il lavoro, avere i propri spazi e tempi per svolgere un lavoro, non avere il legame di timbrare il cartellino e magari non dover incontrare colleghi che ci sono antipatici, rende i dipendenti più produttivi. 

In conclusione i vantaggi del lavoro da remoto per i lavoratori, sono:

Meno stress, equilibrio tra tempo dedicato al lavoro e tempo dedicato a sé stessi, taglio delle spese extra come benzina, biglietti per il tram, parcheggi eccetera e meno nervosismo dato dal rapporto con alcuni colleghi.

Le insidie dello smart working per il lavoratore

Bisogna però fare i conti anche con gli svantaggi del lavoro da remoto. Primo fra tutti: la continua reperibilità e il rischio che il lavoro si sovrapponga alla nostra vita privata.

Che dire poi della capacità di concentrazione? Se si è in casa da soli, non c'è questo problema. Ma se iniziano ad esserci figli, amici, parenti, si corre il rischio di perdere la concentrazione e si finisce per stare molte più ore a lavoro, rispetto a quelle che avremmo dedicato in ufficio.

Inoltre c'è anche il rischio di soffrire un po' di solitudine nel non avere rapporti con i propri colleghi e team di lavoro. 

Il rischio più grande resta comunque la sovrapposizione tra lavoro e vita privata. Lavorando da casa, infatti, si corre il rischio di non staccarsi mai veramente dal lavoro, come si fa quando si lascia l'ufficio. 

Insidie dello smart working per i datori di lavoro

Il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore sia pienamente in grado di lavorare a casa con la stessa efficienza che usa in ufficio.

Il rischio che molti datori di lavoro non vogliono correre e avere a che fare con dipendenti che, senza supervisione e lavorando da casa, diventino meno produttivi. Alla base dello smart working deve esserci la fiducia tra datore di lavoro e lavoratore dipendente. Non riuscire a supervisionare i propri dipendenti può essere un vero problema per i datori di lavoro che non si fidano.

Un altro svantaggio è che potrebbero nascere sentimenti di ingiustizia in alcuni dipendenti che per il loro specifico ruolo non possono invece lavorare in modalità smart working. Le persone costrette a lavorare in ufficio, a volte vedono i loro colleghi che lavorano a casa come fannulloni perché non possono vedere fisicamente la loro attività e produttività.

Come organizzare ottimamente il lavoro in modalità smart working

Secondo Mark Dacanay, professionista del marketing digitale, ci sono alcuni passaggi da seguire per organizzare un ottimo lavoro da remoto:

Identificare le posizioni e i lavori che possono essere svolti a distanza , perché non tutte le posizioni sono adatte al lavoro da remoto. 

Identificare i dipendenti che trarranno un vantaggio reale dal lavoro da remoto. Infatti alcuni lavoratori preferiscono l'ufficio per evitare distrazioni.

Definire bene aspettative e obbiettivi di lavoro, tempi di esecuzione, durata eccetera. In questo caso il lavoro dei supervisori è importantissimo. 

Stabilire regole chiare per i dipendenti che lavorano a distanza, tra cui presenza, disponibilità e straordinari, compensi e vantaggi.

Questo aiuterà il dipendente a crescere e a lavorare responsabilmente. Infine usare app come Google Drive e Dropbox per archiviare file sul cloud. Per riunioni e collaborazione, Skype o GoToMeetings, potrebbero essere soluzioni utili per rendere tutto più agevole e vantaggioso.