Dopo le nuove regole previste dal ministro Brunetta per la Pubblica Amministrazione, in discussione in questi giorni la messa punto da parte del ministro del Lavoro Orlando, anche di un Protocollo per lo smart working per il settore privato, da far approvare in tempi stretti, in vista si era detto, della fine della fase emergenziale.

Chissà se invece l'esigenza di ricorrere di nuovo a questa forma di lavoro non si manifesti ancora prima con una quarta ondata in piena esplosione e una nuova variante sudafricana, la variante Omicron che ha fatto già il suo ingresso in buona parte degli stati europei.

Ad ogni modo questo Protocollo d'intesa di 8 pagine, strutturato in 16 articoli, disciplina la materia dello smart working dando delle linee guida e riconoscendo un ruolo alle parti sociali, dettando le linee guida che potranno essere alla base di accordi nazionali o territoriali. 

Smart working: punti chiave della proposta di riforma

Volontarietà all'adesione a tale modalità di lavoro per il dipendente attraverso la stipula di un accordo individuale, definizione dell'alternanza tra tempo di lavoro in presenza e a distanza, riconoscimento del diritto alla disconnessione, diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro, chiara disciplina per quanto riguarda la dotazione tecnologica e per quel che riguarda retribuzione e permessi; questi sono i punti salienti che sono stati trattati e definiti da questa prima bozza di riforma.

Torneremo in modo più preciso su tutti i dettagli nel proseguo dell'articolo, però prima vediamo che cos'è lo smart working e quando si è cominciato a parlare in Italia di questo modello di lavoro.

Smart working: quando viene introdotto in Italia

In Italia lo smart working viene regolamentato per legge la prima volta nel 2017 quando, il decreto legislativo  del 10 maggio , lo definì come "l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi di lavoro subordinato".

Nello specifico viene pensato come ad una modalità intelligente di lavorare che consente di poter conciliare lavoro e vita privata, garantendo comunque la produttività. Si caratterizza per l'assenza di vincoli spaziali e temporali, essendo il lavoro articolato, per progetti ed obiettivi che scaturiscono da accordi diretti tra lavoratore e datore di lavoro. 

E' dunque una modalità di riformulare completamente il tradizionale concetto di lavoro, sia dal punto di vista dell'azienda che del lavoratore che comporta una revisione profonda dei concetti di leadership ed organizzazione, puntando in modo decisivo alla collaborazione tra le persone.

Ad ogni modo il decreto fu accolto con reazioni abbastanza diverse dal settore della Pubblica Amministrazione e dal settore privato.

In effetti ad un anno dall'entrata in vigore della norma, il 60% dei progetti di smart working nella PA erano stati adottati sulla spinta della norma, mentre il 23% delle amministrazioni pubbliche aveva già pensato di introdurlo prima dell'emanazione della legge e solo il 17% degli enti lo aveva invece effettivamente fatto.

Completamente ribaltata invece, la situazione del settore privato dove l'82% delle grandi imprese e il 76% delle Pmi lo avevano già introdotto o pensavano di introdurre progetti di lavoro agile ancora prima dell'emanazione della legge. Solo il 17% era stata la spinta propulsiva a tale scelta data proprio dalla legge stessa relativamente al settore privato.

A fronte di questa situazione, dunque, ad un anno dalla sua entrata in vigore, l'impatto della legge sullo smart working era ritenuto nullo o addirittura negativo dalle aziende con una percentuale del 49% e del 46%, rispettivamente. Solo il 6% delle aziende, una percentuale minima, riteneva positivo l'impatto della normativa relativamente all'adozione di progetti di lavoro agile.

Anche all'interno della PA, nonostante le percentuali sopra menzionate, il parere circa l'impatto della legge sul lavoro agile risultava abbastanza discorde. Solo per il 27% degli enti era da considerarsi positivo, per il 30% negativo e per il 43% delle amministrazioni addirittura nullo.

Per chi fosse interessato ad un approfondimento, un videotratto dal canale Rudy Bandiera - YouTube, offre spunti interessanti sul tema.

Smart working e pandemia

Tuttavia è con la pandemia che si assiste in Italia ad una vera e propria esplosione dello smart working.

Usato come strumento per impedire la diffusione di massa del virus, questo strumento è stato adottato con un procedimento d'urgenza dal decreto del 23 febbraio del 2020 che, prevedendo la sospensione di tutte le attività lavorative delle imprese, stabiliva che quelle che continuavano ad essere svolte, potevano essere eseguite da remoto.

Data la straordinarietà della situazione il ricorso a tale strumento poteva avvenire senza preventivo accordo con il lavoratore come il precedente impianto normativo prevedeva. In effetti, durante la fase più dura della crisi pandemica, lo smart working è diventata la modalità di lavoro predominate.

Ne hanno fatto ricorso il 58% delle Pmi, ben il 97% delle grandi aziende e il 94% degli uffici di PA dello stato italiano. Percentuali altissime che equivalevano a più di 6,5 milioni di lavoratori, circa un terzo del totale dei lavoratori dipendenti del nostro paese, con un numero che è risultato decuplicato rispetto al solo 2019.

E' evidente che man mano che le restrizioni si sono allentate, questi numeri sono andati progressivamente diminuendo; vero è però che i lavoratori hanno sperimentato un nuovo modo di lavorare e, a fronte di quello che è stato un vero esperimento di telelavoro condotto in condizione d'urgenza durante il periodo più critico della pandemia, ad oggi comunque non sembra un fenomeno destinato a scomparire.

Anzi sono molte le realtà, sia nel privato che nel pubblico, che stanno cercando di trovare la quadra tra modalità di lavoro tradizionali, modalità di lavoro totalmente in smart working e una nuova modalità, che sembra essere quella che si viene più a delineare, di tipo ibrido che sarà caratterizzata da periodi di lavoro in presenza e a distanza.

Si è mossa in questo senso la riforma del ministro Brunetta relativamente alla Pubblica Amministrazione, si sta muovendo in tal senso la proposta di riforma lanciata dal ministro del lavoro Orlando.

Smart working: la riforma della PA

In questo senso sullo smart working era intervenuto già il ministro Brunetta che ha stabilito regole ben precise volte alla disciplina dello smart working per la pubblica amministrazione, nel momento in cui si è allentata l'emergenza legata alla pandemia da Covid 19. 

In effetti con il decreto del 12 ottobre del 2021 n. 244, si è stabilito che a partire dal 15 ottobre immediatamente successivo, lo smart working cessava di essere la modalità ordinaria e prevalente di svolgimento dell'attività lavorativa per la pubblica amministrazione con il progressivo ritorno invece, a quella di tipo tradizionale.

In virtù di questo decreto lo smart working non viene più a sostituire, ma diventa una modalità aggiuntiva di possibilità di svolgimento del lavoro di tipo subordinato tra dipendente e pubblica amministrazione, da regolare mediante accordo tra le parti e nel rispetto delle disposizioni vigenti.

Si è introdotta così di fatto, una nuova modalità di lavoro di tipo "ibrido", da svolgere nel rispetto di precise regole, ma con possibilità di alternanza tra lavoro in presenza e lavoro da remoto.

Il tutto in un'adeguata previsione della rotazione del personale che però garantisca e lasci invariata la qualità e l'efficienza dei servizi da rendere ai privati.

Tutta la disciplina dell'argomento è stata inserita all'interno del PIAO, Piano Integrato di attività e organizzazione a cui saranno tenute tutte le amministrazioni che hanno più di 50 dipendenti, scuole escluse, e che dovrà essere presentato entro il 31 gennaio di ogni anno.

Nello specifico in relazione allo smart working e PA, è stato previsto che non ci sarà più in limite massimo di orario giornaliero e settimanale, ragionando per fasi, cicli ed obiettivi.

Ci sarà il diritto alla disconnessione con riposo almeno di undici ore consecutive, si potrà sempre usufruire di permessi per motivi familiari, sindacali, nonché per quelli previsti dalla legge 104, tuttavia se si fa smart working, non si può svolgere lavoro straordinario, né trasferte o lavoro disagiato, né in condizioni di rischio.

Se poi per qualunque motivo il lavoratore dipendente fosse impossibilitato per ragioni tecniche ad usare la strumentazione e i dispositivi digitali presso la propria abitazione, ne deve dare tempestiva comunicazione al proprio dirigente che potrà decidere anche di richiamarlo in sede.

Il decreto stabilisce altresì che tutta la dotazione tecnologica di cui necessita il lavoratore, deve essere fornita dal datore di lavoro che deve occuparsi anche di garantire un'efficiente connessione. In caso poi di particolari esigenze di servizio il datore stesso può richiamare il lavoratore in sede, dando un preavviso almeno di un giorno.

Spetta inoltre alla stessa amministrazione accertarsi che il lavoratore possa svolgere le proprie mansioni nel rispetto di tutte le norme in materia di sicurezza informatica e dei dati personali.

Smart working: riforma del settore privato

Sulla stessa linea il protocollo nazionale predisposto dal ministro del Lavoro Orlando sullo smart working relativamente al settore privato, che si spera possa essere firmato in tempi davvero molto rapidi.

Il testo mostra in 16 articoli, quello che è stato raggiunto di concerto con le parti sociali e che dà le linee guida per la contrattazione collettiva sia su base nazionale che territoriale.

Ad ogni modo il primo punto fondamentale di questa riforma, sta nel fatto che aderire alla modalità di lavoro agile è semplicemente una scelta del lavoratore, quindi si tratta di un'adesione solo su base volontaria.

Ci deve essere in tal senso sempre un accordo scritto tra datore di lavoro e lavoratore nel quale venga specificato:

- la durata di questo accordo potendo essere solo temporaneo o a tempo indeterminato;

-le regole che disciplinano l'alternanza tra lavoro in presenza e lavoro a distanza;

-i luoghi in cui eventualmente non si possa svolgere la prestazione di lavoro;

-gli strumenti di lavoro a disposizione del lavoratore;

- i tempi di riposo e l'indicazione delle modalità che assicurino il diritto alla disconnessione;

- tutte le modalità con avviene il controllo della prestazione.

Va da subito detto che non può costituire causa di licenziamento, né per giusta causa, né per giustificato motivo, il fatto che il lavoratore si rifiuti di accettare questo tipo di accordo e dunque non voglia aderire alla modalità di lavoro agile, né deve costituire presupposto alcuno per procedimenti di tipo disciplinare.

Smart working: altre condizioni

Il lavoro agile si basa sull'autonomia dello svolgimento della prestazione, come tale non avrà un orario di lavoro contrattualmente stabilito. Si prevede una sua suddivisone per fasce orarie, con la relativa previsione di una fascia di disconnessione in cui il lavoratore non è tenuto a svolgere la sua prestazione. 

Il lavoratore che intenda aderire al lavoro agile ha diritto a chiedere i permessi previsti dagli accordi colletti, i permessi che vengono accordati in forza della legge 104, ma non ha diritto a straordinari.

 Se il lavoratore anche in smart working, dovesse assentarsi per motivi legittimi, quali malattie, infortuni, ferie o permessi retribuiti, ha il diritto di disattivare ogni dispositivo che consenta comunicazioni con l'azienda, e anche se dovesse ricevere comunicazioni da parte della stessa, non è tenuto a prenderne visione prima della ripresa dell'attività lavorativa.

Smart working: strumentazione tecnologica del lavoratore

E' obbligo della azienda fornire al lavoratore tutta la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento dell'attività lavorativa, così come a totale carico dell'azienda sono le eventuali spese di sostituzione e manutenzione delle stesse.

Laddove per un diverso accordo tra datore di lavoro e lavoratore, si decidesse di utilizzare strumenti di proprietà del lavoratore stesso, spetta all'azienda provvedere ad occuparsi dell'adozione dei requisiti minimi di sicurezza relativamente a questi strumenti.

Se per qualunque motivo ci fosse poi il furto o lo smarrimento di queste attrezzature, il lavoratore ne deve dare comunicazione tempestiva all'azienda che provvede alle procedure del caso.

Se però si ravvede che il furto o lo smarrimento sia causato da condotta negligente del lavoratore, allora lo stesso è responsabile degli eventuali danni che si producono.

Se poi a causa di questo furto o smarrimento, non si fosse in grado di ripristinare in tempi rapidi le condizioni per la ripresa dell'attività lavorativa da remoto, il lavoratore può essere richiamato temporaneamente in sede a svolgere le proprie mansioni.

Smart working: la tutela sugli infortuni

E' stabilito altresì che lo smart sworking deve essere svolto in un ambiente ritenuto idoneo rispetto alle attuali normative in tema di salute e sicurezza, inoltre il lavoratore "agile" ha diritto alla tutela contro le malattie e gli infortuni sul lavoro anche quando l'attività lavorativa viene svolta in modalità smart.

E' confermato l'impegno delle parti sociali a fare in modo che si agevoli questa modalità lavorativa per tutti coloro che presentano condizioni di fragilità o di disabilità.

Smart working: mansioni e trattamento economico

Il lavoratore in smart working ha diritto a svolgere le stesse mansioni che svolgeva in azienda, pertanto il luogo fisico di svolgimento dell'attività lavorativa non deve in alcun modo arrecare pregiudizio al livello di carriera, alle mansioni, all'inquadramento professionale e al trattamento economico che il lavoratore aveva nella situazione antecedente l'adesione volontaria allo smart working.

Tutto questo vuol dire che mantiene parità di trattamento economico e identici diritti a partecipare ad eventuali premi di risultato, a percorsi di carriera, a percorsi di formazione e di specializzazione e a tutti gli eventuali altri benefit previsti dalla contrattazione collettiva.