Whatsapp è l'applicazione più usata al mondo di messaggistica istantanea, privata. L'uso che se ne fa per regolare i rapporti e le comunicazione che riguardano il mondo del lavoro può essere un 'arma a doppio taglio e ci si può ritorcere contro. Nell'articolo parliamo di come la questione si è evoluta citando delle sentenze che hanno fatto da pioniere fino ad arrivare all'utilizzo di Whatsapp business.
La comunicazione tramite WhatsApp ha rivoluzionato il nostro modo di metterci e rimanere in contatto con amici e con chiunque si voglia e oggi possiamo affermare con certezza che sia entrato a far parte anche della vita lavorativa di tutti noi. Le comunicazioni di WhatsApp vanno a sostituire quelle più formali e professionali come le mail aziendali e cosi via e questo comporta a lungo a dare seri rischi anche in ambito legale. Vediamo che sta accadendo.
Certamente con un messaggino su Whatsapp ci si spiccia, siamo talmente abituati ad utilizzarlo per comunicare con amici parenti e qualsivoglia che anche dare comunicazioni lavorative sembra lecito, semplice e funzionale. Alla luce di tale comodità il sito lavoroediritti.com ci spiega che:
"da moltissime realtà aziendali viene utilizzato come principale strumento di comunicazione: comunicazioni che riguardano spesso i turni di lavoro, ma comunicazioni che al tempo stesso, però, provocano molti “effetti indesiderati”."
Si perché come per tutte le cose, anche Whatsapp sul lavoro va utilizzato con moderazione proprio per essere sicuri di non cadere in errore. Il lavoro non è svago e proprio per questo necessita di speciali accortezze.
Abbiamo visto come Whatsapp può essere riconosciuto come un valido aiuto per agevolare la comunicazione aziendale, bisogna però capire quali sono i limiti e come gestirli e far si che vengano rispettati. In questo senso la prima cosa che ci viene in mente è quella legata alla reperibilità, cioè:
"diritto alla disconnessione”, ovvero il diritto a non utilizzare le apparecchiature che connettono costantemente e senza soluzione di continuità il lavoratore alla propria prestazione lavorativa o più semplicemente il diritto alla irreperibilità."
Certo, e questo è molto importante perché in un mondo come il nostro, dove siamo tutti costantemente connessi tramite app e social network, sembra difficile credere ad un messaggio non letto o non visualizzato e questo in un ambiente lavorativo può creare dei problemi. È quindi importante assicurare al lavoratore lo spazio dedicato al cosiddetto "tempo libero" e al suo diritto a non sentir parlare di lavoro senza che questo possa ripercuotersi negativamente sulla sua persona o posizione lavorativa.
Ci sono state numerose sentenze nel corso degli anni che hanno sdoganato per cosi dire l'utilizzo di whatsapp come mezzo di comunicazione aziendale riconosciuto. Dunque oggi, anche se non è ancora stato effettivamente regolamentato, possiamo dire che si, i messaggi aziendali in sede di analisi o eventualmente processo hanno assolutamente validità. Un esempio ce lo fornisce ancora il sito lavoroediritti.com:
"la decisione del Tribunale di Catania, sezione Lavoro che con ordinanza del 27.06.2017 ha stabilito che il licenziamento intimato ad un dipendente utilizzando l’app del gruppo Facebook avesse pienamente assolto l’onere della forma scritta di cui all’art. 2 della L. 604/1966."
Per quanto possa sembrare incredibile la legge ha parlato. Il licenziamento intimato tramite un gruppo sui social è stato ritenuto valido e la sentenza ci fornisce giustamente anche i motivi per i quali la notifica di licenziamento è stata ritenuta valida.
Si, il messaggio in chat ha valore legale a tutti gli effetti. L'esempio che riportiamo tratta di una chat svoltasi su Facebook ma non è la piattaforma che fa la differenza. Sono principalmente due i motivi che hanno spinto il giudice a convalidarla:
Esattamente il meccanismo della tradizionale notifica quindi attenzione! In questo video youtube di Stefano Benvenuti, si parla dei 5 motivi che spingono ad usare whatsapp per lavoro e 5 motivi che invece dovrebbe spingerti a evitarlo!
Il fatto che le comunicazioni siano legalmente valide a livello ufficiale non significa che allora whatsapp debba essere il mezzo utilizzato per antonomasia. Spesso nascono gruppi fra colleghi dove si parla di cambi turno o nuove idee per nuovi progetti. Ma quando invece si trattano argomenti diversi? Password, documenti sensibili, informazioni d'azienda confidenziali. Il sito di Accademiaitalianaprivacy.it ci spiega:
"trattandosi di messaggi interni ad un gruppo di colleghi e magari indispensabili per la produzione, il tutto sia giustificato e non richieda alcuna accortezza se non la riservatezza degli utenti. Niente di più sbagliato."
I rischi che si corrono sono infatti numerosissimi: innanzi tutto perché non si ha mai la certezza che tutti i colleghi (soprattutto quando magari sono anche numerosi) adotteranno un comportamento corretto e riservato, secondo perché su whatsapp è facile che un messaggio diventi virale o che i documenti si perdano facilmente o che addirittura vengano hackerati da malintenzionati del web.
Il problema della privacy si lega inoltre, indissolubilmente alla GDPR. Infatti il mezzo comunicativo whatsapp non viene consigliato dall'azienda ne tantomeno fornito.
"veicolare informazioni e documenti con queste modalità potrebbe già costituire una violazione del GDPR"
perché ogni dipendente non ha avuto nessuna autorizzazione da parte dell'azienda ad utilizzare whatsapp per questi scopi, che si tratti di sole comunicazioni o anche di passaggio di documenti o informazioni sensibili. Il problema potrebbe essere risolto a monte se le aziende, all'interno dei contratti di lavoro, inserissero un regolamento riguardante l'uso di whatsapp per scopi lavorativi, assecondandolo o proibendolo. Il sito gqitalia.it sempre in tema di GDPR infatti precisa che:
"deve essere una procedura appositamente regolarizzata dalla tua azienda sul manuale della privacy interna, pena una violazione del GDPR."
Il sito tdox.it ci fornisce subito una validissima motivazione per evitare di usare whatsapp per lavoro:
"Innanzitutto Whatsapp è stata creata come un’ app di messaggistica privata e quindi non ha una configurazione tale che permetta di proteggere i dati aziendali."
Quindi ogni messaggio, documento, file, foto non sono protetti in alcun modo. Sarebbe bene da parte di ogni azienda invece, sostituire whatsapp con magari delle applicazioni che invece hanno tutte le caratteristiche e i servizi tali per rendere le comunicazioni di lavoro ugualmente celeri ma con un livello di sicurezza nettamente superiore. Queste sono tre attività necessarie per assicurare una comunicazione aziendale sicura:
Se è lecito intimare licenziamento tramite gruppo allora anche le altre comunicazioni ufficiali lo devono essere. Pare infatti che per le comunicazioni al datore di lavoro che necessitano di particolare celerità (come la richiesta di malattia) il messaggio whatsapp sia più che valido. E lo conferma la sentenza n. 8802/2017 del tribunale di Roma come ci racconta il sito nursetime.org:
"l’utilizzo di WhatsApp per la comunicazione dell’assenza per malattia è lecito ritenendo la chat un canale di trasmissione idoneo per tale finalità, garantendo la conferma di ricezione del messaggio."
Come abbiamo anticipato poco più in alto, essendo whatsapp una chat informale e ideata per la comunicazione privata, è facile che chi la utilizza per lavoro, visto la sua differente natura, possa cadere in tentazione. Perché il lavoro è lavoro ma, quando il lavoro va ad intrecciarsi con la vita privata allora insorgono dei problemi. Il sito filodiritto.org ci racconta un episodio che è accaduto a Milano:
"Il Tribunale di Milano ha ritenuto giusta causa di licenziamento l’aver creato un gruppo tra colleghi su WhatsApp destinato a offendere il datore di lavoro."
È stata dunque riconosciuta la volontà da parte del lavoratore di denigrare e offendere il datore di lavoro e questo gli è costato il posto di lavoro. Questa storia a dimostrazione di come la linea che demarca l'uso privato o lavorativo di whatsapp sia molto flebile e per questo di facile confusione.
Una soluzione definitiva all'utilizzo di whatsapp per lavoro c'è e si chiama whatsapp business. Il suo utilizzo però non riguarda i rapporti interni all'azienda, quindi quelli tra colleghi o tra lavoratore e datore di lavoro, ma riguarda invece la parte esterna, quella con il cliente. Il sito stesso di whatsapp.com cosi lo definisce:
"pensata per i proprietari di piccole attività, ti consente di dare visibilità ai tuoi prodotti e servizi, interagire in modo diretto con i clienti e rispondere alle loro domande durante l'intera esperienza d'acquisto."
Il business è quindi quello degli imprenditori che tramite questa versione dell'app vengono agevolati nei rapporti digital con i clienti. Sarà possibile infatti:
"creare messaggi automatici, organizzare le chat e rispondere più rapidamente ai messaggi."
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di Pierpaolo Molinengo
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