I fogli di calcolo consentono di effettuare numerose operazioni e si rivelano utilissimi. Tabelle, somme e medie automatiche, database, il tutto sia per lavoro che per svago. Non è un mistero che Excel sia uno dei software più utilizzati su larga scala, a qualunque livello.
Un foglio di calcolo ha un’estensione di righe e colonne quasi infinita, e se viene stampato, i risultati possono essere deludenti. Il foglio di carta, infatti, non gli corrisponde, e molti dati vengono tagliati, con una resa inaccettabile.
Ecco perché si ricorre ai classici PDF per essere certi dei propri risultati di stampa. Ma se i fogli di calcolo hanno estensione .XLS o .XLSX, potremmo ritrovarci bloccati. Per fortuna avanzare è facilissimo: lo dimostra questa guida su come convertire un file Excel in un file PDF.
Qualunque procedura dura pochissimi minuti, è realizzabile anche da utenti senza esperienza, e non richiede di installare null’altro – né programmi, né componenti aggiuntivi. Possiamo usare il software stesso o, se non ne disponiamo, un tool online.
Convertire in PDF tramite l’esportazione di Microsoft Excel
I primi due metodi di questa guida si realizzano direttamente tramite le opzioni di Excel stesso. Chi sta lavorando con il programma Microsoft, magari perché possiede Office 365, può scegliere l’una o l’altra senza alcun problema e senza alcuna differenza. Chi non lo possiede utilizzerà il terzo sistema.
Il primo metodo consiste nello sfruttare l’opzione Esporta. Il software, infatti, sa auto-gestire le estensioni dei propri file per trasformarli nel formato desiderato dall’utente. Non è richiesto alcun componente aggiuntivo: è tutto già nel programma.
Esportare richiede pochissimi clic. Innanzitutto bisogna aprire il file in Excel come si farebbe in un momento qualunque. Accediamo così alla schermata principale del nostro documento.
Ogni volta che apriamo un file, il software ci mostra il foglio di calcolo e i suoi dati: questa è la schermata Home. Possiamo vedere la dicitura Home dalla barra in alto, appena sotto il simbolo di Excel.
Di fianco alla dicitura Home ce ne sono altre, che consentono di fare molte cose. In questo caso vogliamo modificare il file stesso, quindi selezioniamo la prima dicitura dell’elenco: File.
Si paleserà una schermata diversa, che ci mostra opzioni sui file e su come gestirli. Dall’elenco verticale sulla sinistra, scegliamo adesso la voce Esporta.
Il menu Esporta è semplice e immediato, e molto del suo spazio è dedicato proprio al nostro proposito: scegliamo Crea documento PDF/XPS, dopodiché clicchiamo sul pulsante quadrato Crea PDF/XPS.
Si aprirà infine la classica finestra di salvataggio file. Scegliamo il percorso dove salvarlo, proprio come faremmo normalmente; solo se vogliamo, ci sono anche delle impostazioni aggiuntive per esigenze particolari (ad esempio una dimensione ridotta per risparmiare spazio, o la conversione in PDF solo di alcune pagine). Clicchiamo su Pubblica e il PDF, già pronto anche da stampare, sarà nella cartella di destinazione scelta.
Convertire Excel in PDF tramite l’opzione Salva con nome
Abbiamo adoperato il menu descritto in precedenza per realizzare un PDF, ma in realtà, se nella schermata Esporta avessimo cliccato “Cambia tipo di file”, avremmo avuto accesso a vari formati aggiuntivi (per utenti un po’ più esperti).
Questo perché il menu Esporta imita un po’ le funzionalità del più classico e conosciuto “Salva con nome”. Per chi non lo conoscesse, si tratta del comando per creare una nuova copia di un file già esistente, con nome nuovo o destinazione nuova, magari perché si vogliono conservare entrambe le versioni.
Usare Salva con nome consente di modificare non solo il nome, ma anche il formato. E questo cosa significa? Esatto, che possiamo salvarlo direttamente in PDF, proprio come volevamo.
Per farlo accediamo di nuovo alla scheda File dalla barra in alto, ma stavolta scegliamo, appunto, la dicitura “Salva con nome”. Direttamente da dentro Excel possiamo cambiare il nome del file, o lasciarlo uguale e cambiare solo il formato: si sceglie dall’elenco a tendina apribile appena sotto, accanto al pulsante “Salva”. Da questo elenco selezioniamo proprio il formato PDF.
Se clicchiamo direttamente “Salva”, verrà salvata una copia in PDF del nostro file nella stessa cartella di origine del file Excel. Se vogliamo cambiare cartella, basterà cliccare prima su “Altre opzioni”: si aprirà invece la classica finestra di salvataggio, proprio come prima, da cui scegliere la cartella di destinazione, il nome del file e il formato (PDF, naturalmente).
Convertire Excel in PDF online, gratis e senza installazioni
L’ultimo metodo consiste nell’usare come base della conversione un servizio online gratuito, cioè un sito web convertitore, tranquillamente raggiungibile da browser. Questa tecnica è utilizzabile anche da chi ha un file foglio di calcolo ma non possiede il programma Excel, magari perché lavora con documenti Google o altri software simili.
In questo caso useremo iLovePDF, sito web disponibile anche in italiano e molto facile da usare. La sua pagina di conversione a PDF è a dir poco inequivocabile: clicchiamo sul grosso pulsante rosso al centro e selezioniamo dal nostro PC il file che vogliamo trasformare. Si può anche effettuare un trascinamento (drag & drop) nella pagina del browser.
Possiamo aggiungere più file per convertirli allo stesso tempo. Quando abbiamo terminato clicchiamo il pulsante Convertire in PDF. Finalmente avremo disponibile il nostro file da scaricare, selezionando come sempre il percorso di destinazione.
Si può anche condividere rapidamente il file appena convertito tramite link o codice QR, oppure salvarlo su Google Drive o Dropbox per averlo subito disponibile in cloud. Opzioni estremamente utili vista la moltitudine di operazioni che si effettuano su Excel.
Una volta completato il download preferito, clicchiamo sull’icona col cestino per cancellare subito il nostro file dal database del sito e rimanere al sicuro.