Tra le più famose applicazioni di archiviazione e gestione file c’è quella appartenente al colosso Google. La società, oltre al famosissimo motore di ricerca, può infatti vantare una lunghissima lista di software, web app e servizi per svolgere ogni tipo di attività.
Dalle videochiamate alle foto, dall’upload di video ai navigatori satellitari, dalla telefonia allo shopping, fino ai documenti o alle news. Google integra tutti i propri servizi in una rete tutta collegata che offre numerose comodità. Ecco perché Google Drive rappresenta l’ennesima certezza.
Da ormai 10 anni questo Drive offre numerose possibilità per archiviare e spostare rapidamente i propri file, conservare materiali al sicuro per dei backup, sincronizzare le cartelle con gli smartphone. I suoi funzionamenti sono molteplici, ma sono anche semplificati per risultare comprensibili anche agli utenti meno esperti. Vediamo allora più nel dettaglio come funziona Google Drive.
Un Drive integrato con l’account Google
La primissima caratteristica di Google Drive è l’integrazione con l’account Google. Molti utenti lo scelgono al posto di servizi concorrenti (come OneDrive di Microsoft 365, o DropBox) per pura comodità. Poiché fa parte della rete di servizi Google, l’accesso al Drive è automaticamente garantito già quando si accede al proprio account Google.
Questo significa che avremo Drive già disponibile e immediatamente funzionante dopo la configurazione dello smartphone Android, oppure dopo aver effettuato il normale accesso al browser Google Chrome col proprio account. Per trovarlo su smartphone basterà cliccare sull’apposita app preinstallata; dal browser, Drive sarà incluso tra le app nel menu a nove pallini nella home di Chrome, in alto a destra.
Google Drive è automaticamente sincronizzato con Google Foto, il servizio che ci consente di effettuare backup automatici delle fotografie sullo smartphone: le due applicazioni sono in realtà un tutt’uno, poiché Foto archivia le immagini e i video nello spazio di Drive.
Come archiviare file su Google Drive
Questa app funziona in modo molto semplice. Nello spazio nominato “File” (da smartphone) o “Il mio Drive” (da PC) vedremo tutto ciò che abbiamo caricato finora. Se non c’è nulla, è il momento di iniziare a usarlo.
L’utilizzo principale di Drive è l’archiviazione di foto e file, sia per conservarli come fosse un backup, sia per trasferirli rapidamente. Per iniziare a caricare file ci sono vari metodi, tutti davvero facili da trovare:
Sia su PC che su smartphone possiamo toccare o cliccare un pulsante col simbolo “+”, poi selezionare una dicitura di caricamento (come “Carica”, “Caricamento di file” e così via), e infine scegliere dal nostro dispositivo il file da archiviare.
Da PC, possiamo anche trascinare un file o una cartella all’interno dello spazio desiderato del Drive.
Da smartphone Android, mentre navighiamo normalmente tra i file del telefono, possiamo anche toccare il pulsante “Invia”, poi scegliere l’opzione “Drive” con l’icona della app di Google, e infine selezionare la posizione in cui vogliamo caricarlo (“Il mio Drive” oppure una sottocartella).
Fatto ciò, attenderemo un tempo di caricamento – solitamente breve – dopodiché il file sarà stato inserito all’interno del nostro Google Drive. Si tratta di una copia aggiuntiva rispetto a quella depositata sul nostro dispositivo originale. Da qui in poi, potremo vedere, scaricare e gestire il file da qualunque altro dispositivo, semplicemente con l’accesso all’account Google: una comodità assoluta.
Come organizzare i file su Google Drive
Mettere tanti file nello stesso posto creerebbe disordine in davvero pochissimo tempo. Ecco perché conviene sicuramente organizzare i nostri file in questo spazio digitale di 15 GB.
Il metodo migliore sono le classiche cartelle, proprio come quelle presenti su PC e Smartphone. Possiamo crearne facilmente una premendo lo stesso pulsante col simbolo “+” di prima, ma selezionando stavolta “Cartella”. Questo creerà una nuova cartella nel nostro spazio di Drive, e la potremo rinominare a piacimento.
All’interno delle cartelle si possono creare altre sottocartelle e così via, a piacimento, secondo le nostre esigenze. Per esempio possiamo creare la cartella principale “Documenti lavoro” e, al suo interno, le cartelle “Documenti di gennaio”, “Documenti di febbraio”, e così via. In tal modo sarà facile esaminare tutto ciò che abbiamo caricato in modo alquanto disciplinato.
Le cartelle di Drive, come quelle di ogni altro dispositivo, si possono spostare, cancellare e rinominare in ogni momento; inoltre, possono contenere sia file, sia altre cartelle, sia entrambi contemporaneamente.
Le altre funzioni importanti di Google Drive
Tramite un clic destro sul file se da PC, o la pressione dei tre pallini sulla destra del file se da smartphone, si apre un menu ricco di opzioni fondamentali. Vediamo le più importanti.
È possibile scaricare i file presenti nel proprio Drive, in qualsiasi momento. Risulta un metodo veloce per spostare file da un dispositivo all’altro: pensiamo a una foto ricevuta sul PC che vogliamo anche sul telefono. Sarà più comodo usare Drive che auto-inviarsi un’email, e non si perderà la qualità dell’immagine come quando la si trasferisce con WhatsApp o Messenger.
Sapere come funziona Google Drive è utilissimo anche (e soprattutto) per chi lo utilizza per lavoro: un altro suo punto di forza è infatti la condivisione. Scegliendo “Condividi” si potranno selezionare delle altre persone (con account Google) e invitarle a vedere o utilizzare il file. E se non hanno un account Google o non vogliono usarlo, c’è la voce “Copia link”, a patto che il proprietario del file selezioni l’opzione per renderlo visibile a tutti.
La privacy dei file è garantita su Drive poiché solo il proprietario decide cosa e come condividere. Queste funzioni sono fondamentali sul lavoro, visto che Drive consente di utilizzare attivamente i file .doc e i fogli di calcolo, e modificarli in team, anche in tempo reale. Un file Excel caricato su Drive, per esempio, si potrà gestire tutti insieme!
Esistono anche altri trucchetti da sfruttare quando si impara a conoscere a fondo Google Drive.
Drive è un cosiddetto cross-platform quindi funziona perfettamente tra un dispositivo e l’altro, per questo risulta così utilizzato. Utilizzando un classico account gratuito offre ben 15 GB di spazio (per nulla pochi), e l’unico difetto è che essi sono condivisi anche con Google Foto. Chi desidera sfruttare al massimo le app di Google e avere spazi enormi può sottoscrivere un abbonamento a prezzi convenienti: con 2€ al mese si ottengono 100 GB, con 3€ al mese ben 300 GB.