Email, come scriverla correttamente? La guida definitiva!

Al giorno d'oggi, nonostante gli anni trascorsi, le email sono un mezzo di comunicazione utilizzato da milioni e milioni di persone in tutto il mondo. Di conseguenza, saperle scrivere al meglio è un requisito fondamentale per poter comunicare al meglio i propri messaggi.

Image

Nel nuovo mondo della comunicazione, tra i tanti sistemi che sono emersi nel corso del tempo, uno in particolare è riuscito a reggere l'urto con la tecnologia: l'email. Storicamente, infatti, le prime mail vennero spedite nel lontano 1971, con il nome di posta elettronica (italianizzato).

Questo servizio, nacque con lo scopo di ricevere o inviare messaggi tramite un computer, servizio poi adattato alla moderna tecnologia proposta dagli attuali smartphone, i quali hanno ottimizzato ulteriormente la comunicazione dell'epoca contemporanea.

Il sito di Assoprovider, a tal proposito, è stato in grado di ripercorrere ogni passo di questa fondamentale intuizione da parte di Ray Tomlison, il programmatore meritevole di aver dato alla luce questo innovativo sistema:

Le tante chat di messaggistica istantanea, che avrebbero dovuto rimpiazzare per alcuni analisti le email, non sono riuscite a farlo: sempre secondo l’analisi di Statista il numero di email inviate all’anno non diminuirà nel tempo, al contrario aumenterà, arrivando nel 2022 a oltre 300 miliardi. Questa forma di comunicazione straordinaria, che resiste nei decenni, è stata inventata da Ray Tomlinson nel 1971. 

Ad oggi, mandare una mail è ancora un metodo ricorrente, sia in termini di comunicazione che di marketing, come avremo modo di capire qualche paragrafo più avanti. Come ogni sistema, anche la messaggistica ha delle linee guida ben definite per poter divulgare il proprio messaggio nel migliore dei modi.

Di conseguenza, ecco una guida su come scrivere una mail in maniera efficace, veloce ed intuitiva per tutti. Una mail leggibile e di comprensione immediata, infatti, potrebbe rivelarsi fondamentale anche per perseguire i propri scopi commerciali, oltre che per finalità relazionali. A sottolineare quest'aspetto, è Andrea Ciraolo. In questo video, viene infatti sottolineata l'importanza delle e-mail in un contesto di marketing e divulgazione, con dei concetti applicabili anche negli anni a seguire.

Email, nascita e sviluppo nel corso del tempo

Come riporta il sito ufficiale di Fastweb, l'email è sempre stata una componente piuttosto importante nel mondo della comunicazione. Per prima cosa, viene ovviamente messa in primo piano l'importanza relativa all'intervento di ARPANET, l'organo statunitense responsabile dell'origine e dello sviluppo di determinati sistemi.

Grazie a questo intervento, per esempio, è nato un vero e proprio mezzo di comunicazione di massa noto all'intera popolazione mondiale: internet. Da questa nascita, derivano anche i sistemi di mail che tutti noi conosciamo approfonditamente.

Con cadenza giornaliera, stando a quanto riporta il sito, vengono inviate milioni di email in tutto il mondo. Questo interessante dato, sottolinea come ancora oggi la mail sia un mezzo di comunicazione diffuso nonostante gli anni trascorsi dalla sua nascita.

Uno degli aspetti più importanti, è sicuramente quello relativo alla sua immediatezza. Un discorso che, per forza di cose, va obbligatoriamente applicato anche al contenuto del contenuto in questione. Storicamente, la data di origine delle mail risale al mese di ottobre, data 1971. Grazie a Ray Tomlison, il quale arrivò ad ideare un sistema apposito, oggi è finalmente possibile comunicare col prossimo a distanza.

Un'idea simile venne portata avanti anche da alcuni ricercatori del MIT di Boston, i quali non ottennero gli stessi risultati raggiunti dall'ideatore effettivo. Ci fu un vero e proprio cambiamento anche per i nominativi presenti. Infatti, gli indirizzi in grado di ricevere o inviare messaggi, riportavano il nome del mittente con il nome del dispositivo di provenienza.

Email, la scelta dell'indirizzo

Tra i passaggi che comportano la scrittura di un'email efficace e professionale allo stesso tempo, rientra sicuramente la scelta di un indirizzo valido e formale, in modo tale da non dare un'impressione negativa al destinatario di tale messaggio.

Tutto ciò, ovviamente, dipende dal contesto di riferimento. In un contesto professionale, come sottolinea il sito di Federica Web Learning, è bene avere un indirizzo che sia in grado di trasmettere una certa compostezza. Ciò, implicherebbe il dover abbandonare le classiche mail standard che talvolta vengono scelte anche in maniera giocosa, nonché leggera.

Oltre alla forma del proprio indirizzo email, bisogna anche badare ad un altro fattore di assoluta rilevanza: la sicurezza. Alcune mail, infatti, sono più sicure rispetto ad altre. A tal proposito, il sito di Salvatore Aranzulla ha riportato quelli che sono gli indirizzi più sicuri. Tra questi, possiamo infatti trovare:

  • Gmail
  • Outlook
  • Yahoo Mail

Questi, sono solamente alcuni dei numerosi sistemi di messaggistica presenti nella rete. Naturalmente, bisogna scegliere in maniera accurata il provider al quale fare affidamento, per questioni di sicurezza ma anche per una questione di fruibilità del servizio in questione, il quale potrebbe rendere la nostra esperienza piacevole o decisamente ostica.

Email: l'oggetto è una cosa importante!

Quando si parla di email e messaggistica, un elemento sottovalutato è quello dell'oggetto. Infatti, la maggior parte degli utenti, spesso e volentieri non presta alcuna attenzione all'oggetto che inserisce nei propri messaggi. Questo, poiché è un determinato tipo di dettaglio che necessita di un'attenzione particolare, per far sì che il proprio messaggio venga letto e non ignorato come spesso accade.

Il sito di Smshosting, per rendere più chiaro questo concetto, ha evidenziato dei passaggi per scrivere un oggetto chiaro e leggibile al destinatario del messaggio in questione. Stando ad una statistica riportata proprio nell'articolo, quasi la metà degli utenti apre una mail poiché invogliati dall'oggetto del messaggio.

Diversamente, tale contenuto è destinato a non venir considerato. Schiettezza, sintesi e chiarezza sono tre degli ingredienti che compongono la ricetta di un oggetto perfetto. Andare a parare direttamente sul nocciolo della questione, come si suol dire, potrebbe incrementare ulteriormente il tasso di apertura di una determinata mail.

Email: ecco come utilizzare il dono della sintesi

La maggior parte delle email che non vengono lette dai destinatari che le ricevono, comprendono tra i loro innumerevoli motivi un'ingiustificata ed eccessiva lunghezza del messaggio. Questo, poiché in determinati contesti si ha la tendenza innata di essere particolarmente prolissi.

Potrebbe essere un bene per certi versi, ma un male assoluto quando si risiede nel campo della comunicazione. Infatti, una buona percentuale di mail, deve la sua "riuscita" proprio ad un contenuto chiaro, semplice e dritto al punto. Diversamente, il lettore si stancherà prima di aver superato neanche la prima metà del testo.

Naturalmente, un messaggio lungo richiede per forza di cose una maggiore compattezza del proprio testo. Ma in altri casi, spesso neanche tanto sporadici, non c'è alcuna ragione per la quale ci si debba dilungare così tanto. Il dono della sintesi, dunque, è una proprietà fondamentale quando si parla di messaggistica, ed è bene adoperare tale tecnica al meglio, ovviamente con fare parsimonioso.

Sul sito di PMI, il fattore relativo ad una mail sintetica viene messo in evidenza con un punto di vista decisamente interessante, oltre ad essere appropriato a questa casistica particolare:

Scrivere una buona email significa ridurre al minimo lo spreco di tempo, questo perché inviare una buona email significa evitare di cadere in incomprensioni e conseguenti perdite di tempo. Per scrivere un email valida bisogna tenere a mente alcuni passaggi, ad esempio è buona abitudine iniziare l’email con un saluto, ricevere un email soltanto con il testo può sembrare una mancanza di rispetto. Se non c’è ne bisogna inoltre, non bisogna essere sempre formali, basta anche un semplice ciao.

Alla luce di quanto riportato proprio sul sito, si può evincere come la chiarezza e l'essenzialità di alcuni messaggi sia un vero e proprio fattore di rilievo.

Email: tra marketing e finalità commerciali

I consigli che abbiamo visto su come scrivere un'email efficace, possono essere applicati anche al marketing. Infatti, i professionisti che usano questo tipo di comunicazione come un vero e proprio mezzo per perseguire scopi commerciali ben precisi, riguarda una branca particolare del settore: l'email marketing.

Questa sottocategoria del marketing, permette di sfruttare la posta elettronica per escogitare dei sistemi che possano agire a beneficio della vendita di un prodotto o di un servizio. Citando il sito di Inside Marketing:

L'Email marketing è una forma di marketing diretto (DEM) che integra le strategie e le tattiche per creare e distribuire comunicazioni via email con l'obiettivo di implementare le relazioni tra brand e audience o inviare informazioni e aggiornamenti di natura promozionale.

Scrivere una buona mail, dunque, può essere utile anche per il proprio business, il quale può subire un vero e proprio incremento grazie ad una corretta impostazione di email e newsletter, altra tematica ricorrente quando si parla di indirizzi email, vari ed eventuali.

Le tecniche citate nel corso dell'articolo, inoltre, vanno applicate a prescindere dallo scopo. Ovviamente, laddove sia richiesta un minimo di professionalità e compostezza. Per esempio, altri fattori ingiustamente sottovalutati sono le presentazioni e i saluti finali.

Anche in questo caso, una breve presentazione riguardo al mittente, soprattutto se il destinatario è una persona a noi sconosciuta, è una prassi gradita e utile per la persona destinata alla lettura di tale contenuto. Per pura cortesia e formalità, ovviamente, bisogna prestare altrettanta attenzione anche ai saluti finali.