La PEC (Posta Elettronica Certificata) è forse il primo strumento che ci verrà in mente quando pensiamo alla transizione digitale nelle comunicazioni tra pubblico e privato, o anche solo nell'ambito dell'amministrazione pubblica.

La PEC infatti esiste in Italia da oltre 15 anni: la normativa che ne stabilisce il valore legale, equiparato a quello della raccomandata con ricevuta di ritorno, si ritrova nel D.P:R. n. 68 dell'11 febbraio 2005.

Dello stesso anno è anche il “Codice dell'amministrazione digitale” (Dlgs n. 82 del 7 marzo 2005) in cui rientra tutta la normativa relativa alla gestione telematica della comunicazione nelle pubbliche amministrazioni, e quindi anche quella che riguarda la PEC, oltre all'identità digitale, lo SPID, e l'Agenzia per l'Italia Digitale, di cui diremo subito.

La notizia del momento per quanto riguarda la PEC – riportata per esempio da Libero.it - è l'impennata di caselle attivate negli ultimi anni, grazie anche al contributo dei privati. I dati sono forniti dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) che si dedica appunto a favorire e controllare anche il rispetto della normativa per quanto riguarda la transizione digitale nella pubblica amministrazione.

Vediamo allora le ragioni di questo successo, ma allargheremo l'analisi anche alla storia della PEC e al suo funzionamento. Spiegheremo poi come averla, e da chi conviene comprarla.

Cos'è la PEC

Lo spunto del momento, come appena accennato, è l'impennata di casella attive in Italia, soprattutto da parte dei privati cittadini, che non sono tenuti ad averla per legge, ma vi ricorrono sempre più frequentemente per convenienza pratica.

Se infatti per pubblica amministrazione, aziende e professionisti il possesso di una casella PEC è obbligatorio per legge, per i privati è facoltativa, ma sempre più comuni cittadini vi ricorrono, dati gli indubbi vantaggi di questa soluzione in termini di tempo, sicurezza, costi e anche tutela dell'ambiente.

Una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno significa andare alla posta, inviare, pagare, attendere e anche, indirettamente, inquinare. La PEC elimina tutti questi inconvenienti eccetto il costo, che però è molto inferiore. Una casella PEC per un anno solare costa come due o tre raccomandate cartacee.

Boom di nuove caselle PEC in Italia

E ora vediamo i numeri riferiti dall'AgID, relativi al 2020: Ci sono oltre dodici milioni di caselle PEC attive: 12.340.211 per gli appassionati delle statistiche esatte, tra novembre e dicembre 2020, contro 10.835.217 dello stesso periodo dell'anno precedente. Con una crescita di oltre un milione e mezzo di indirizzi. Circa 253.000 invece i domini di posta elettronica certificata rilevati nello stesso periodo, contro circa 246.000 di un anno prima. E oggi siamo già oltre i 13 milioni di caselle PEC attive.

Diminuisce invece il numero dei messaggi inviati (e qui può avere avuto un peso la sospensione delle attività dovute al lockdown): 2,26 miliardi di messaggi, contro 2,38 miliardi del 2019. In media, nel 2020, 6,2 milioni di messaggi di posta certificata inviati ogni giorno.

Questi numeri si spiegano in buona parte con l'obbligo di legge di usare la PEC da parte di aziende, pubbliche amministrazioni (PA) e professionisti (in particolare se iscritti ad ordini professionali, che forniscono anche questo servizio, per esempio quello dei giornalisti).

Ma si spiegano anche col fatto che la PEC serve a comunicare in modo sicuro – anche in caso di controversie con conseguenze legali – con gli enti pubblici, tra aziende, ma anche con aziende private: per esempio per disdire un contratto della TV o del telefono, oppure per comunicare con la banca o con l'assicuratore.

Differenze tra PEC e posta elettronica ordinaria

Il valore legale della mail certificata è la sua caratteristica più importante, ed è legata al fatto che quando si invia una PEC si riceve una ricevuta elettronica che riporta mittente, destinatario, oggetto e stato dell'invio, cioè se la mail è stata inviata o meno,

Nota importante: per la legge è irrilevante che il destinatario abbia visualizzato o meno la mail inviata: fa fede la ricevuta di avvenuta consegna nella casella di posta elettronica certificata.

La seconda caratteristica della PEC, rispetto alla posta non certificata, è la garanzia dell'integrità e della non modificabilità del messaggio, quando la comunicazione avviene tra indirizzi PEC. In più, i messaggi scambiati via PEC hanno valore legale solo se entrambi gli indirizzi, mittente e destinatario, sono indirizzi PEC.

Se mando una PEC a un indirizzo non PEC, la ricevuta sarà di sola “accettazione”, senza garanzia né dell'avvenuta consegna né dell'integrità dei contenuti inviati. Sul funzionamento della PEC esiste una pagina ben fatta di domande frequenti a cura del sito sicurezzapostale.it.

Perché usare la PEC

A questo punto è facile capire perché molti anche tra i privati abbiano deciso di dotarsi di una casella PEC. In alcuni casi è richiesta per le comunicazioni: per esempio per partecipare ad aste giudiziarie o per le comunicazioni relative ai concorsi pubblici – anche se spesso la domanda si effettua direttamente tramite form sul sito dell'ente banditore del concorso.

L'altro caso tipico è la comunicazione con aziende private che forniscono servizi: luce, gas, TV, Internet ecc.

Un altro caso frequente di uso della PEC da parte dei privati è per coloro che abitano in condominio, per le comunicazioni con l'amministrazione. I professionisti e le aziende li usano anche per scambio di documenti (come le fatture) oppure le buste paga.

PEC e pandemia

Tutto quanto detto basta a spiegare i numeri riportati sopra. E forse anche l'anno con il lockdown generalizzato legato alla prima ondata della pandemia da Covid-19 ha avuto la sua parte nello spingere anche i privati a dotarsi della PEC, per risparmiare le lunghe file agli uffici, quando pure era consentito andarci di persona. Anche se il totale delle PEC scambiate è diminuito rispetto al 2019. si tratta comunque di numeri elevatissimi: in media circa 250.000 PEC all'ora, notte compresa.

E la sensazione è che, tra sensibilità ambientale e necessità di ottimizzare i tempi e i modi della comunicazione, l'uso della PEC continuerà a crescere. Il processo dovrebbe essere indipendente da quello che riguarda l'accesso alle aree personali o riservate anche dei siti della Pubblica Amministrazione con SPID o CIE, perché qui il più delle volte si tratta di consultare documenti forniti dall'ente pubblico, piuttosto che di invio di informazioni da parte del privato.

Anche perché in molti casi la ricevuta con valore legale è necessaria, soprattutto quando si tratta di dimostrare se una scadenza sia stata rispettata o meno. Vedi il caso della contestazione di infrazioni, o di partecipare a bandi o concorsi pubblici.

Come fare la PEC

Vediamo allora come si ottiene una PEC. Come per la posta elettronica ordinaria, va richiesta a un fornitore. I più gettonati in Italia sono Poste Italiane e Aruba. Quest'ultimo fornitore ha servizi più completi (più spazio di casella e di archiviazione, soprattutto).

Per Poste la procedura è un po' più lunga perché occorre, oltre che pagare, anche inviare il modulo di richiesta agli uffici e attendere le verifiche. Per Aruba l'operazione di apertura della casella è quasi immediata.

Come si vede dall'elenco fornito dalla stessa AgID, i gestori di PEC sono diversi ma non moltissimi, e certamente molti meno dei duecentocinquantamila domini sopra menzionati. Non va confuso infatti il dominio – la seconda parte dell'indirizzo, dopo la @, che di solito è quello dell'azienda, dell'ordine professionale, o dell'amministrazione interessata – con il gestore, che è il fornitore del servizio di certificazione, che deve avere i requisiti di legge per essere iscritto nell'apposito Albo dell'AgID – dove infatti compaiono anche enti non più gestori di PEC.

Attenzione alla sicurezza informatica

Tra i gestori ancora attivi c'è InfoCert, autorità di certificazione a livello europeo, che insieme a Yoroi, azienda che si occupa invece di sicurezza informatica, ha sviluppato Legalmail, un servizio di PEC particolarmente protetta contro pishing e attacchi informatici in genere. La protezione consiste nell'intercettare le mail contenenti link ingannevoli o allegati che se aperti possono danneggiare il computer del destinatario.

La sicurezza legale infatti non ha relazioni dirette con la sicurezza informatica, ma questa è altrettanto importante, a maggior ragione quando si tratta di mail dal contenuto particolarmente significativo, come documenti ufficiali o dati bancari o finanziari.


Un premio per la PEC dell'INPS

E chiudiamo la trattazione della PEC italiana – uno dei pochi Paesi dove è riconosciuta come avente valore legale,e  questo è uno dei pochi difetti del sistema PEC – con un'altra notizia positiva, riportata da Andkornos. Riguarda l'INPS, che ha ricevuto un riconoscimento dall'UNESCO per la gestione della propria PEC con l'ausilio dell'Intelligenza Artificiale, in grado di riconoscere, classificare e smistare le PEC all'operatore più adatto in base al tipo di richiesta.

Con questo progetto l'INPS si classifica tra le prime dieci posizioni tra i progetti presentati da tutto il mondo che fanno uso di Intelligenza Artificiale a sostegno dei 17 obiettivi per lo sviluppo sostenibile dell'ONU.

Un dato interessante, se si considera che l'INPS riceve circa quattro milioni di mail ogni anno, e quindi poter ridurre i tempi di gestione e di risposta vuol dire migliorare di molto il servizio all'utenza da parte di un ente che invece, spesso, viene ricordato per disfunzioni o episodi paradossali, come le comunicazioni (per non dire pensioni...) inviate a defunti o viceversa non inviate a persone viventi ma credute morte...