PEC: che cos’è e perché dovresti averne bisogno?

PEC o posta elettronica certificata permette di inviare email con valenza legale al pari di una raccomanda con ricevuta di ritorno. Scopriamola nel dettaglio.

Sicuramente avrai già sentito parlare di PEC, soprattutto se hai dovuto intraprendere delle comunicazioni con un ufficio della Pubblica Amministrazione.

Tale strumento di comunicazione è in vigore in Italia dal 2005. È stato, infatti, introdotto tramite il Decreto del Presidente della Repubblica numero 68 dell’11 febbraio 2005.

Come afferma uno dei più noti portali che fornisce questo servizio ai cittadini italiani, Aruba:

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Ad oltre 17 anni dalla sua introduzione, nel quarto bimestre del 2021 (luglio – agosto) in Italia erano attive oltre 13 milioni di caselle PEC e sono stati scambiati ben più di 346 milioni di messaggi (fonte delle statistiche Agid) con un trend in costante aumento di anno in anno.

Vediamo nel dettaglio che cos’è la PEC, a cosa serve e come è possibile ottenere un indirizzo di posta certificata.

Che cos’è la PEC?

La sigla PEC sta per “Posta Elettronica Certificata”. In breve, è come una casella email tradizionale, ma è in grado di garantire la certezza giuridica dell’identità della persona che la sta inviando, ossia del mittente, della data e dell’ora in cui è stato inviato e ricevuto il messaggio email e del suo contenuto.

Una email PEC può essere paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma inviata non tramite il servizio postale bensì attraverso Internet, quindi in modalità digitale.

È, quindi, uno strumento molto utile e particolarmente utilizzato per procedere alla scrittura e all’invio di documenti ufficiali alla Pubblica Amministrazione, ad altri cittadini e ad aziende private.

Da ricordare che, dopo la conversione del decreto legge numero 179 del 2012, che si affianca a quanto previsto nella legge numero  2 del 2009, l’apertura e l’utilizzo di un indirizzo mail PEC è obbligatorio per le società, le imprese, le Pubbliche Amministrazioni, i liberi professionisti e le partite IVA (compreso anche chi opera in regime forfettario).

Prendendo in considerazione solamente l’aspetto grafico, utilizzare un account PEC non è differente da quello di un sistema di posta elettronica ordinario. La principale differenza riguarda solamente la composizione dell’indirizzo email associato che sarà composto da, ad esempio, [email protected] o [email protected].

È possibile anche inserire l’indirizzo PEC all’interno di un altro account di gestione della posta elettronica, oppure scaricare i messaggi all’interno di un account Gmail

Come già anticipato sopra, solo chi opera professionalmente è tenuto ad aprire e utilizzare una casella di posta elettronica certificata. Per gli altri non è previsto alcun obbligo di avere un indirizzo certificato, tuttavia molti cittadini italiani lo posseggono per rendere più semplici le loro comunicazioni con la PA.

Inoltre, tra i principali vantaggi per i cittadini vi è il fatto che non è più necessario stampare una lettera cartacea e attendere in coda per molto tempo presso un ufficio postale per procedere all’invio di un documento legale mediante raccomandata.

In questo caso, basta sedersi davanti ad un PC o a qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet, aprire la propria casella PEC, compilare il messaggio, allegare il relativo documento e procedere con l’invio.

Oltre al risparmio in termini di tempo, si ha anche un notevole risparmio di denaro: una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno ha un costo abbastanza consistente che varia anche in base al peso della busta che si vuole procedere ad inviare.

Dando uno sguardo al tariffario di Poste Italiane, si può constatare che il prezzo minimo per l’invio di una lettera raccomandata è di ben 5,40 euro. A questo importo, è poi necessario aggiungere un ulteriore 1,10 euro per ottenere la ricevuta e conferma di consegna del documento al destinatario, arrivando a ben 6,50 euro.

L’invio di un messaggio mediante la PEC, invece, è completamente gratuito. Sarà necessario solamente corrispondere l’abbonamento annuale al provider del servizio che, nella maggior parte dei casi, è inferiore al costo di una raccomandata presso l’ufficio postale.

Altro aspetto da considerare è che, in alcuni casi, le raccomandate impiegano giorni per essere consegnate, possono essere smarrite, indirizzate a una persona oppure a un ufficio sbagliato.

L’invio di una mail PEC è immediato e, in caso di errori, si può procedere tranquillamente con un ulteriore invio senza doversi accollare maggiori costi.

Questo sistema consente, infine, di ottenere risposte più rapide da parte dei destinatari. In base alla legge numero 241 del 1990, la Pubblica Amministrazione italiana deve, in molti casi, provvedere a rispondere ai messaggi inviati dai cittadini entro trenta giorni dal momento della loro ricezione.

Se si considera il fatto un messaggio di posta certificata viene consegnato in modo istantaneo (e non dopo qualche giorno come invece accade per le raccomandate), le tempistiche di risposta partono immediatamente dal momento dell’invio della mail PEC. Ciò riduce notevolmente il tempo di risposta.

Che cosa si può fare utilizzando l’invio di una mail di posta elettronica certificata?

L’utilizzo della posta elettronica certificata consente di rendere più semplici e meno dispendiose in termini di tempo diverse attività, ad esempio:

  • l’invio di un messaggio o documento che possieda valore legali al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno;
  • la comunicazione con un ufficio della Pubblica Amministrazione;
  • l’invio di una formale lettera di sollecito di pagamento verso un proprio debitore;
  • la risposta ad un bando di gara;
  • e molto altro.

Per avere maggiori informazioni sui vantaggi che è possibile ottenere aprendo e utilizzando un servizio di posta elettronica certificata, consigliamo vivamente la visione del video pubblicato sul canale YouTube di Stefano Nardini:

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Riassumendo, i principali vantaggi dati dall’utilizzo della PEC sono:

  • Velocità dell’invio delle comunicazioni;
  • Notevole risparmio di tempo;
  • Risparmio di denaro;
  • Garanzia legale e di integrità.

Cosa serve per ottenere un indirizzo PEC?

Per poter richiedere l’apertura di una casella PEC e del relativo indirizzo di posta certificata è sufficiente essere in possesso di una copia di un documento di identità in corso di validità e del codice fiscale.

Bisognerà accedere ad uno dei siti provider che forniscono tale servizio e seguire le istruzioni per aprire la casella di posta. Solitamente viene richiesto di inserire i propri dati anagrafici, caricare il documento di identità e il codice fiscale.

Una volta completato questo primo passaggio, è possibile scegliere il proprio indirizzo (es. [email protected]) e impostare la relativa password, così come accade per ogni altro sistema di email tradizionale.

I principali provider di caselle PEC in Italia sono Poste Italiane con il servizio di Postecert e Aruba con il suo servizio chiamato ArubaPEC.

Quanto costa aprire un indirizzo PEC?

Diverse aziende in Italia offrono la possibilità di aprire un indirizzo mail PEC. Oltre a quelli citati sopra, sono molto utilizzati anche LegalMail, Register.it e Libero.

Tutti offrono un abbonamento annuale o pluriennale e i costi partono da pochi euro all’anno (ad esempio ArubaPEC parte da 5 euro all’anno + IVA)  per un indirizzo PEC base che, generalmente comprende uno spazio limitato (ad esempio 1 GB) e antivirus. 

Ovviamente più servizi si desiderano (in particolare l’aumento dello spazio disponibile per la casella di posta), maggiore sarà il costo.

Per citare un esempio, il pacchetto Premium di Aruba ha un prezzo di 40 euro annui più IVA e comprende ben 2 Giga per la casella di posta e 8 Giga per l’archiviazione.

Per un privato cittadino, ovviamente, è sufficiente l’account base. I profili superiori sono pensati per grandi aziende e imprese che hanno necessità di effettuare molti invii di messaggi certificati ai propri clienti, fornitori e PA.

Come può una mail di posta elettronica certificata avere la stessa valenza giuridica di una raccomandata?

Come già ampiamente descritto all’interno dei paragrafi precedenti, una mail di posta certificata è molto diverso da un normale messaggio di posta elettronica ordinaria. Una mail inviata attraverso un indirizzo PEC, infatti, comprova l’identità del mittente, la data e l’ora dell’avvenuto invio, la conferma della ricezione del messaggio e del suo relativo contenuto.

Vediamo nel dettaglio i passaggi da effettuare per procedere all’invio di una mail PEC:

  • Accedere alla casella di posta PEC inserendo username e password creati in fase di apertura della casella.
  • Scrivere il testo del proprio messaggio e inviarlo al destinatario. 
  • Dopo l’invio, il provider PEC procederà all’invio di due messaggi email distinti:
  • Una ricevuta di accettazione che conferma che il messaggio è stato correttamente accettato dal sistema e inoltrato al relativo destinatario.
  • Una ricevuta di avvenuta consegna, che attesta che il messaggio PEC inviato è stato adeguatamente consegnato all’indirizzo del destinatario in tale data, ora del giorno e minuto.

Una volta ricevuti entrambi questi due messaggi, la mail PEC è da considerare certamente consegnata e ricevuta all’indirizzo di consegna, oltre che riconosciuta dalla relativa casella di posta del destinatario.

Ciò non dipende in alcun modo dalla successiva apertura o lettura del contenuto del messaggio da parte del destinatario. La conclusione di questo processo dà al messaggio PEC la stessa valenza legale dell’invio e della consegna di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

È bene tenere a mente che l’invio di una mail certificata verso un normale indirizzo di posta elettronica (come, ad esempio @gmail.com o @outlook.com) fa perdere il valore legale del messaggio, nonostante esso venga effettivamente recapitato al destinatario.

Considerato quanto appena affermato, per fare in modo che un messaggio possegga una valenza giuridica come spiegato sopra, è strettamente necessario procedere al suo invio da un indirizzo PEC (mittente) verso un altro indirizzo di posta certificata (destinatario).

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