Nell’ottica della digitalizzazione dei documenti, è stato rilevato un aumento delle firme digitali tra cui emerge la fdr di poste italiane.
La direzione è quella di un maggior risparmio di tempo, soldi e carta. Si parla di più di 26 milioni di firme attivate l’anno scorso.
La firma digitale remota è una tipologia particolare di firma virtuale o elettronica ed è la più sicura tra quelle esistenti e si differenzia dalle altre anche per il suo valore legale. L’agenzia per L’Italia Digitale infatti definisce tre diverse tipologie, tutte regolamentate da eiDAS (Electronic Identification Authentication and Signature), il regolamento UE n° 190/2014 sull’identità digitale. L’articolo 25, comma 3 prescrive che:
Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri stati membri
Inoltre la firma digitale è detta “remota” perchè si differenzia dalla locale, si tratta di due diversi modi di generare la firma. Locale è generata tramite un dispositivo come la chiavetta usb o il token, mentre remota come inteso dall’agid.gov.it è
la firma digitale generata usando strumenti di autenticazione, tipicamente user id+password+OTP, che consentono la generazione della propria firma su un dispositivo HSM custodito dal certificatore
si tratta dunque di una firma prodotta tramite una procedura informatica sicura e garantita da soggetti qualificati autorizzati dall’agenzia per l’italia digitale.
Questi tipo particolare di firma si può utilizzare anche per alcuni servizi online di poste italiane.
Poste italiane: perché usare la firma digitale
Il codice dell’amministrazione digitale riporta:
la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme dei documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di siggilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
La firma digitale remota può essere utilizzata sia in ambito lavorativo che non. Viene principalmente usata per firmare documenti elettronici, con valore legale, scambiati tra cittadini e pubbliche amministrazioni o responsabili di azienda. Ad esempio può essere usata per firmare un bilancio, una gara di appalto, un verbale, un contratto o può essere rivolta, nell’ambito della scuola, a un dirigente o Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi.
Ma la sua utilità non finisce qui, perché chi ha attivato una firma digitale con poste italiane può usarla per alcuni servizi on line, tra cui il ritiro digitale delle raccomandate.
Ma quanto costa?
Il costo dipende dal gestore scelto per l’attivazione e con le poste viene 37, 50 Euro per i professionisti e 45,75 Euro per i privati.
Ma nel caso la si voglia utilizzare esclusivamente per i servizi on line non bisogna pagare nulla!
I vantaggi della firma digitale di poste italiane
Come tutte le firme digitali remote, per usarla basta una connessione internet e un computer, più un software da scaricare che varia a seconda del gestore scelto.
Il primo vantaggio è che se attivata per i servizi di poste italiane è gratis! Inoltre, come detto, si risparmia tempo, è sicura poiché equivale a una firma tradizionale, è riconosciuta in Europa, ha valore legale e la procedura tramite cui viene generata garantisce l’immodificabilità del documento dopo la sottoscrizione.
Si può attivare on line e può essere usata anche per ritirare una raccomandata digitalmente, senza quindi andare all’ufficio postale.
Ma a parte questo, in cosa si differenzia veramente poste italiane?
Caratteristiche della fdr di poste italiane
Le modalità d’uso della firma digitale remota è similare qualsiasi sia l’ente certificatore scelto. Quello che cambia è la modalità prevista per l’identificazione della persona e l’attivazione del servizio, la durata del servizio, il costo, i sistemi operativi supportati dall’applicazione di firma e la sua accessibilità per persone ipovedenti.
Il software di firma di poste italiane è accessibile a tutti, ipovedenti e non ed è uno dei pochi ad essere compatibile con gli screen reader, come riportato anche dall’unione italiana dei ciechi e degli ipovedenti o UICI.
Inoltre il software è disponibile per i sistemi operativi Windows, Linux e Mac OS.
Requisiti del software di firma di poste
La firma digitale di poste può essere usata per firmare qualsiasi documento, dopo aver però scaricato e installato il software necessario. Il software si chiama FirmaOK e funziona con:
- Windows (7 SP2 , 8, 10)
- Mac OS (High Sierra 10.13, Mojave 10.14, Catalina 10.15)
- Linux (Ubuntu ultima LTS)
Per apporre la propria firma ai documenti si usa un PIN firma e un codice OTP (One Time password) che viene inviato al nostro numero di cellulare. Per avere il Pin firma, che è un codice personale, bisogna però attivare il servizio.
Come attivare la firma digitale di poste
La firma digitale è attivabile sia per privati che per professionisti tramite il sito delle poste. Occorre però avere un’identità digitale “forte”.
L’autenticazione forte è un sistema di sicurezza che permette di identificare e autenticare in maniera univoca il cittadino, riducendo tutti i rischi legati all’accesso con altre tipologie di credenziali e proteggendo i dati dell’utente.
Solitamente si è un profilo forte se si ha un posteid abilitato a Spid o se si possiede un conto corrente Bancoposta o una Postepay abilitata alle operazioni on line, cosa che si può anche verificare dal sito poste, accedendo alla propria area personale nella parte sicurezza. In alternativa, ci si può sempre recare allo sportello e chiedere.
Per richiedere e attivare una fdr quindi serve:
- l’accesso con PosteID abilitato a SPID oppure con l’Account Poste Verificato
- l’accettazione delle Condizioni Generali di Servizio
- il pagamento, escluso se usata solo ed esclusivamente per servizi online di poste
- la scelta di un PIN firma. Si riceve infatti una email di conferma dell’avvenuto pagamento, il contratto relativo al servizio attivato e l’email per completare l’attivazione della firma digitale. Si riceve infatti un pin temporaneo che va poi sostituito con uno a nostra scelta e che diverrà il pin firma da usare per la firma digitale remota.
Come scaricare il software di poste?
Dopo aver richiesto l’attivazione del servizio di firma digitale e controllato di avere i requisiti di sistema necessari per il funzionamento del software, si può passare alla sua installazione.
Dal sito ufficiale di poste italiane, si clicca sul nome del sistema operativo del nostro pc per avviare il download. Si ottiene un file.zip, aprendolo si cerca il file con estensione .exe per chi ha Windows o .dmg per chi ha il Mac. Poi si completa l’installazione seguendo la procedura guidata e accettando le condizioni della licenza del software. A questo punto, cliccato sul pulsante “Installa” finale la procedura è terminata.
Come usare la firma digitale di poste italiane
Vediamo finalmente in cosa consiste esattamente questa firma e come si fa.
Per firmare qualunque tipo di documento (che una volta firmato prenderà l’estensione CAdES
o PAdES) basta avviare il software FirmaOk e:
- scegliere dalla schermata che appare l‘opzione firma remota + il file da firmare
- inserire le credenziali, nome utente e password con cui si è registrati sul sito delle poste per la firma remota
- si inserisce il pin associato alla firma digitale
- si va avanti e si richiede l’OTP, codice usa e getta che viene inviato sul proprio numero di cellulare
- Inserire nell’apposita casella testuale il codice numerico riportato nel messaggio inviato tramite messaggio sul numero di cellulare fornito a poste in fase di richiesta del servizio e cliccare sul pulsante “OK”
- la firma verrà apposta sul documento nei modi e nei termini configurati inizialmente
E per cambiare il pin firma o il numero di cellulare? Nessun problema, perché è possibile farlo tramite l’area di gestione della firma.
Come annullare il servizio di firma digitale di poste?
E se la firma digitale non ci soddisfa o non ci serve più si può sempre disattivare il servizio.
Se necessario, la fdr può essere sospesa per un certo periodo di tempo e poi riattivata oppure si può revocare. In questo caso però, non si potrà più tornare indietro e avere ripensamenti…non potrà più essere riattivata una seconda volta!
In entrambi i casi la richiesta può essere fatta:
- digitalmente, compilando il modulo, firmandolo digitalmente e inviandolo all’indirizzo registrazione@postecert.it (l’attivazione della procedura di revoca/sospensione avviene entro 24h lavorative dalla ricezione della e-mail)
- compilando un modulo cartaceo e portandolo all’ufficio postale assieme alla copia di un documento di riconoscimento valido
Ma che differenza c’è tra uno spid e una firma digitale remota? Per saperne di più, si può dare un’occhiata a quest’articolo. Se invece prima di attivare il servizio si vogliono ulteriori informazioni sulla raccomandata digitale ecco il link.