Con il passare del tempo si sente parlare sempre più spesso di “software gestionale” ma di cosa si tratta? Senza scendere troppo nei dettagli, per software gestionale si intende un programma informatico che permette di automatizzare e semplificare i processi aziendali, con conseguenti vantaggi importanti per l’intera realtà aziendale.

I più diffusi sono i gestionali per la contabilità, che permettono di razionalizzare tutti i documenti contabili. In poche parole, questi particolari software permettono a qualsiasi azienda di sfruttare al meglio i benefici offerti dalla tecnologia e velocizzare tantissimi procedimenti che, fino a qualche anno fa, richiedevano ore ed ore di lavoro.

Le caratteristiche di un software gestionale

Un software gestionale per la contabilità adatto per le piccole e medie imprese deve essere pensato, in primo luogo, per semplificare le attività quotidiane ed aiutare gli imprenditori a gestire anche piccole realtà.  Pertanto, deve essere semplice ed intuitivo da utilizzare, avvalendosi, preferibilmente, di schermate “a portata di utente”. In caso contrario, si rischia di avere un effetto contrario, ovvero, complicare la vita di coloro che dovranno utilizzarlo.

Ovviamente, per essere utile, il software in questione deve comprendere diverse funzioni, non solo quella di registrare e controllare i vari documenti contabili, ma anche la possibilità di gestire la cassa e di inviare solleciti di pagamento con un semplice click, utilizzando testi personalizzati oppure standard.

Può essere utile anche un software che permette di avere una visione di insieme dei dati aziendali, grazie a resoconti grafici di facile ed immediata comprensione. Una funzione utile per le PMI che si interfacciano con il mercato estero è, invece, la matrice delle imposte, che aiuta ad applicare l’iva corretta in vigore in ciascun Paese: la normativa UE, infatti, vuole che gli articoli vengano indicati con l’aliquota corretta.

Insomma, deve essere uno strumento poliedrico che permetta all’azienda di ridurre i costi di gestione e di massimizzare l’efficienza, in modo da non essere sbaragliata dalla concorrenza.

I vantaggi di un software gestionale

I vantaggi che derivano dall’utilizzo sono molteplici e sarebbe quasi impossibile elencarli tutti. Ad ogni modo, il primo vantaggio connesso all’utilizzo di un software gestionale per la contabilità riguarda la rapidità di esecuzione delle differenti operazioni, data anche dall’assenza di errori e dalla maggiore precisione di esecuzione.

Un’operazione svolta con un software gestionale, inoltre, rimane impressa nella memoria dello stesso, quindi garantendo un ottimo livello di sicurezza, evitando che possano smarrirsi o deteriorarsi nel tempo. Inoltre, i programmi gestionali consentono agli imprenditori anche di fare facilmente analisi, report ed attività di incrocio dati senza avvalersi di un collaboratore preposto per questo tipo di lavoro.

E questo significa, in termini pragmatici, non solo risparmiare sulla mano d’opera, ma anche sfruttare al meglio una notevole quantità di dati. Oltre alle attività quotidiane, infatti, i programmi gestionali consentono di analizzare nel medio e nel breve periodo le attività di vari comparti aziendali.

Tra i vantaggi, figurano ovviamente anche la riduzione del tempo dedicato a molte attività e del costo del lavoro, evitando di impiegare personale che può svolgere altre mansioni più fondamentali all’interno dell’azienda.