I grandi eventi richiedono una cura ai dettagli e una preparazione che non sono posseduti da tutti. Che si tratti di fiere commerciali, eventi aziendali, matrimoni, concerti o sfilate di moda, gli aspetti da valutare perché il risultato sia un successo sono davvero tanti.
Per far fronte a tutte le difficoltà legate all’organizzazione di un evento di grandi proporzioni si può decidere di contattare un Event Manager. Di cosa si occupa questa figura e qual è il suo ruolo? Scopriamolo assieme.
Chi è un Event Manager?
L’Event Manager è il professionista che si occupa della pianificazione, della gestione e dell’esecuzione di eventi di vario genere.
Grazie alla sua esperienza e preparazione è in grado di stilare un piano di azione su misura del cliente, che tenga conto del budget a disposizione e dei risultati che intende raggiungere.
Dalla scelta e l’allestimento della location alla richiesta dei permessi, passando per la ricerca del personale o alla logistica, questo professionista è in grado di gestire al meglio tutti questi aspetti. L’Event Manager ha a disposizione dei fornitori di fiducia con cui collabora solitamente.
In molti casi, sono le aziende stesse che si occupano di allestire le location per renderle accessibili e confortevoli che mettono a disposizione anche un servizio di Event Management.
L’Importanza dell’Event Manager per eventi di grandi dimensioni
Pianificazione dettagliata
Grazie a un piano dettagliato, il professionista è in grado di individuare facilmente quali sono gli aspetti su cui lavorare. È in grado di riconoscere evenienze a cui un occhio inesperto potrebbe sottovalutare, come alcuni aspetti legati alla sicurezza o al comfort degli invitati. E questo ci porta al secondo punto.
Allestimento della location
L’allestimento della location deve rispondere sia a requisiti di sicurezza che di tipo puramente estetico. La location deve essere inoltre accogliente e confortevole.
In un grande ambiente con soffitti alti, ad esempio, potrebbe essere necessario prendere delle misure per il riscaldamento della zona, contattando una ditta che si occupa di Affitto Condizionatori Roma.
Se è prevista l’esibizione di artisti o di musicisti, sarà necessario allestire un palco e verificare che l’acustica non dia problemi.
Risposta agli imprevisti
Anche con una pianificazione accurata, gli imprevisti possono sempre verificarsi durante un evento di grandi dimensioni. Una delle soft skill dell’Event Manager riguarda la capacità di offrire una risposta immediata a situazioni impreviste, garantendo che ogni problema possa essere risolto in modo tempestivo, incidendo al minimo sull’andamento dell’evento.
Gestione delle risorse
Chi non ha esperienza nell’organizzazione di avvenimenti del genere potrebbe avere difficoltà a stabilire e rispettare un budget realistico. Un Event Manager è in grado di ottimizzare le risorse a disposizione rispettando le aspettative del cliente.
Se anche tu stai pensando di organizzare un evento di grandi dimensioni, non sottovalutare l’importanza di rivolgerti a un professionista del settore. Non valutare questa spesa come un costo, ma piuttosto come un investimento. Aumenterai infatti così le possibilità di successo dell’evento evitando di superare il budget massimo.