Ogni anno, viene convocata, in via ordinaria, l’assemblea di condominio. Vi possono essere circostanze in cui si rende necessaria anche la convocazione dell’assemblea straordinaria, sia da parte dell’amministratore di condominio che, su richiesta, da parte dei condomini.
Cos’è l’assemblea condominiale? L’assemblea è un luogo di incontro e di discussione tra i condomini, nella quale si discutono gli ordini del giorno.
Le assemblee devono essere convocate, ma in che modo? Nel testo andremo a spiegare le regole pratiche di convocazione delle assemblee, ordinarie e straordinarie, spiegando quali sono le modalità e i termini da rispettare.
Come si convoca l’assemblea di condominio
L’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio può avvenire tramite posta raccomandata, posta elettronica certificata (Pec), fax oppure può essere consegnato direttamente a mano.
Oltre a questi mezzi, l’avviso non può essere inviato altrimenti. Prima della riforma del condominio, l’avviso di convocazione non presupponeva nessun obbligo: poteva anche avvenire in forma orale. Dopo la riforma, però, il principio di libertà delle forme viene meno.
È molto importante che l’avviso sia in forma scritta e personale. Non è sufficiente, infatti, che l’avviso venga esposto nella bacheca condominiale oppure nei locali di maggior transito del condominio. Le modalità di invio dell’avviso di convocazione sono le stesse, sia nel caso di assemblee ordinarie che straordinarie. Nell’avviso deve essere indicata il giorno, l’ora e il luogo di svolgimento della riunione.
Come deve essere consegnato l’avviso se i condomini optano per svolgere la riunione in streaming? Le modalità di consegna dell’avviso non cambiano, ma in esso deve essere indicata la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione, con il link per accedervi, il giorno, l’ora e la data di svolgimento della stessa.
Quando deve essere inviato l’avviso? I condomini devono ricevere l’avviso di convocazione entro cinque giorni prima della data fissata per la riunione, in modo tale da avere la possibilità di organizzarsi e partecipare alla riunione.
Qualora i termini non vengano rispettati, così come le modalità di invio della convocazione, il condomino ha la possibilità di opporsi entro trenta giorni e chiedere l’annullamento della stessa.
Convocazione tramite raccomandata A/R: cosa succede se il condomino è assente
Una delle modalità più utilizzate per inviare l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale è la raccomandata con ricevuta di ritorno. Bisogna considerare, però, l’eventuale assenza del condomino quando il postino consegna la raccomandata.
Qual è il problema? In realtà, non è tanto l’assenza del condomino il problema, quanto, invece, stabilire se a far fede del termine di notifica sia l’avviso di giacenza oppure la data di effettivo ritiro della raccomandata.
I cinque giorni di preavviso decorrono da quando il postino ha immesso l’avviso di giacenza nella cassetta della posta.
Il condominio è tenuto a dimostrare la data di arrivo dell’avviso di convocazione all’indirizzo del destinatario. Ovviamente, salvo i casi in cui, senza la sua diretta possibilità, possa provare di non averne avuto notizia. Pertanto, il momento coincide con il rilascio da parte dell’agente postale del relativo avviso di giacenza presso l’ufficio postale.
A tal proposito, citiamo l’articolo 1335 del Codice Civile:
“La proposta, l’accettazione, la loro revoca e ogni altra dichiarazione diretta a una determinata persona si reputano conosciute nel momento in cui giungono all’indirizzo del destinatario, se questi non prova di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità di averne notizia”.
Su questo caso, però, ci sono molte controversie. Ricordiamo, comunque, che gli avvisi di convocazione all’assemblea condominiale sono atti privati e non possono essere regolamentati alla stregua degli atti giudiziari.
È possibile inviare la convocazione via e-mail?
Come abbiamo detto, se si vuole ricorrere alla modalità telematica, la convocazione deve essere inviata ai destinatari tramite posta elettronica certificata (Pec). La Pec è la forma telematica che si può ritenere equipollente alla raccomandata, in quanto l’amministratore può dare prova della ricezione dell’avviso – infatti, viene notificato un messaggio di accettazione e di consegna dell’avviso.
La comunicazione non può avvenire tramite e-mail. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni. Secondo una recente decisione, la legge non vieta, infatti, di utilizzare la comune posta elettronica per inviare l’avviso di convocazione, quando è lo stesso condomino ad aver richiesto la comunicazione tramite e-mail. In casi come questi, la comunicazione tramite e-mail è valida, rispettando, però, le forme indicate dal condominio.
Inoltre, la legge non vieta neppure di inviare la delega conferita tramite posta elettronica; però, nella e-mail, oltre all’oggetto, deve essere indicato anche il soggetto delegato.
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