Fatture elettroniche: le nuove regole 2023, per la conservazione a norma di legge

Arrivano nuove regole 2023 per le fatture elettroniche, che riguardano soprattutto la conservazione. Ecco di cosa si tratta.

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Le fatture elettroniche sono ormai una realtà per molti professionisti con Partita Iva e imprese. L'obbligo di procedere con la fatturazione elettronica nel 2023 infatti è esteso ai lavoratori autonomi con Partita Iva ordinaria, salvo alcune eccezioni, e a molti lavoratori con regime fiscale forfettario.

Questo sistema digitale permette una trasmissione rapida e trasparente delle fatture elettroniche all'Agenzia delle Entrate, tuttavia le stesse devono essere conservate nel modo corretto e compilate con tutte le informazioni specifiche.

Recentemente la stessa Agenzia ha dichiarato quali sono le regole specifiche per la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge: vediamo in questo articolo le nuove regole 2023.

Fatture elettroniche: nuove regole di conservazione

Sulle fatture l'Agenzia delle Entrate è intervenuta per specificare quali sono le regole di conservazione, per rendere validi questi documenti nel tempo. Grazie ai diversi software di fatturazione elettronica, un professionista con Partita Iva può conservare in formato Pfd tutte le fatture, anche sul proprio computer.

Con il provvedimento 433608/22 l'Agenzia delle Entrate ha infatti specificato diversi aspetti sul funzionamento di questo sistema di fatturazione, e ha indicato con precisione quali sono le regole per la corretta conservazione di questi importanti documenti.

Si premette che i professionisti possono conservare i documenti, comprese le eventuali note di variazione, con l'utilizzo del servizio gratuito messo a disposizione dell'Agenzia, aderendo ad un apposito accordo.

L'Agenzia potrà conservare queste fatture elettroniche, secondo le nuove disposizioni, fino alla fine dell'ottavo anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione corrispondente.

Fino al secondo anno inoltre questi documenti potranno essere conservati nell'area riservata del portale. Ma come vanno conservate, dal lavoratore autonomo o dall'impresa, queste fatture?

Secondo le regole ribadite anche da InfoCert, è obbligatorio conservare questi documenti, per eventuali controlli fiscali, per almeno dieci anni, e la conservazione del semplice documento in Pdf non è sufficiente.

Bisogna infatti conservare le fatture tramite gli strumenti digitali conformi a questo scopo, sia nel caso di documenti emessi che di fatture ricevute.

Si tratta quindi di un sistema di conservazione sostitutiva, che deve essere in linea alle linee guida dell'Agenzia delle Entrate, ovvero le fatture elettroniche devono essere la riproduzione fedele di quelle originali. Si tratta di supporti informatici, sistemi in cloud, o altri metodi che consentono la sicurezza dei dati.

Perché conservare le fatture elettroniche?

Conservare le fatture elettroniche è un obbligo di legge, e il periodo di conservazione è di almeno dieci anni. La fatturazione digitale ha consentito uno snellimento sostanziale delle procedure: ad oggi con questo sistema è più facile ricevere o inviare fatture.

Questo metodo, sviluppato in un'ottica di digitalizzazione del paese, permette di risparmiare sulla carta utilizzata precedentemente per emettere le fatture, appoggiandosi a sistemi completamente virtuali.

Ma per quale scopo tali documenti vanno conservati, in formato digitale? Risulta indispensabile questo passaggio per permettere al fisco di effettuare determinati controlli anche a distanza di diversi anni.

La conservazione delle fatture le rende accessibili alle autorità, per eventuali verifiche di diverso tipo. Ma per poter essere conservate secondo le norme di legge, le fatture devono contenere tutte le informazioni attinenti alla transazione, come:

  • la data in cui la fattura viene emessa;

  • i dati dei soggetti coinvolti, come il numero della Partita Iva;

  • l'indicazione sugli eventuali beni ceduti;

  • l'indicazione sugli eventuali servizi ceduti.

Per i professionisti le fatture possono essere facilmente scaricate dai diversi programmi di fatturazione in formato XML per un corretto invio anche al commercialista. Anche in questo contesto si vanno a snellire le procedure.

L'obbligo dell'utilizzo di questi sistemi attualmente è esteso a tutte le Partite Iva ordinarie, con l'eccezione delle prestazioni sanitarie.

Per il 2023 infatti le fatture emesse da medici e professionisti nella sanità non sono ancora elettroniche, e i motivi di questo esonero sono principalmente legati alla privacy.

Per ciò che riguarda invece i lavoratori autonomi con una Partita Iva con regime fiscale forfettario, le cose cambiano in base ai ricavi. Chi supera 25.000 euro di guadagno annuo infatti deve provvedere alla fatturazione elettronica, mentre ne sono esclusi coloro al di sotto di questa soglia.