Il mondo del lavoro è intriso di burocrazia, scadenze e adempimenti da rispettare. I commercialisti, i ragionieri e i consulenti del lavoro lo sanno meglio di chiunque altro. Le loro agende, infatti, sono piene di impegni, date e appuntamenti.
Tuttavia, qualche volta, qualcosa può sfuggire, l’emissione o l’invio di qualche fattura, può saltare. È bene chiedersi allora, quali sono i rischi e le sanzioni che sarebbe meglio evitare. Per evitarli, ovviamente, bisogna anche conoscerli bene.
Nello specifico, in questo articolo, andremo ad affrontare il tema delle fatture elettroniche! Una novità – ormai, non più tanto nuova – che è entrata nelle vite degli imprenditori, dei professionisti e dei commercialisti. Un altro tassello che si è aggiunto al lungo e già pieno scadenziario.
Cosa si rischia se si emette una fattura elettronica in ritardo? Ebbene, in questo articolo, innanzitutto, concentriamoci sulle fatture elettroniche, andando a ricordare quando sono entrate in vigore e per chi. Successivamente, analizzeremo quali sono i rischi e le conseguenze per emissione tardiva della fattura elettronica oppure per la sua omissione. Inoltre, faremo un breve focus sulle novità del 2022.
Fattura elettronica: cos’è e quando è stata introdotta!
La fattura elettronica è diventata obbligatoria per molte categorie di lavoratori, già da qualche anno. Dobbiamo risalire, infatti, al 1° gennaio del 2019, data di entrata in vigore della fattura elettronica.
L’obbligatorietà è stata stabilita dalla Legge di bilancio del 2018 ed è entrata in vigore sia per le cessioni di beni o prestazione di servizio B2B – Business to Business -, ovvero per le operazioni effettuate tra due soggetti passivi Iva oppure per le cessioni o prestazioni B2C – Business to Consumer -, cioè per quelle effettuata da un soggetto passivo Iva nei confronti di un consumatore finale.
L’Agenzia delle entrate, attraverso la pubblicazione del provvedimento n. 89757, il 30 aprile del 2018, ha definito tutte le regole operative della fatturazione elettronica.
In realtà, però, dobbiamo anche ricordare che la fattura elettronica era già in vigore dal 2015, per i rapporti commerciali tra imprese private e PA.
Fatto un breve cenno alla sua entrata in vigore, è bene, adesso, passare al primo aspetto interessante: cos’è la fattura elettronica? La risposta non è molto complessa, ma per capire cos’è dobbiamo partire dalle differenze con l’ormai “passata” fattura cartacea.
Sostanzialmente, a differenza della cartacea, la fattura elettronica deve essere redatta tramite un pc o un qualsiasi altro dispositivo, come anche un tablet. L’altra differenza riguarda la sua emissione: per emettere la fattura elettronica si deve utilizzare il Sistema di Interscambio, meglio conosciuto con la sigla Sdi.
Elettronica è la fattura, elettronica è la modalità di trasmissione. Quindi, nulla di più rispetto alla fattura cartacea. Ma diciamo anche il perché è stata introdotta; il motivo risiede nel tentativo di prevenire l’evasione fiscale ed evitare tentativi di frode.
Oltre a ciò, precisiamo che, l’Agenzia delle entrate sta digitalizzando tutto il sistema fiscale e con la fattura elettronica, appunto, riesce a tenere sotto controllo sia le entrate che le spese dei contribuenti Iva. In questa maniera, l’Ente riesce anche a elaborare la precompilata Iva che andrà in vigore, molto probabilmente, a partire da luglio 2022.
Cosa cambia con la fattura elettronica? Ecco come si trasmette!
Abbiamo già detto che una delle differenze rispetto alla fattura cartacea, riguarda il sistema di trasmissione del documento. La fattura elettronica, essendo appunto elettronica, è un documento digitale. Pertanto, viene trasmesso, come abbiamo anticipato, telematicamente.
Ma quale sistema si usa? La fattura viene trasmessa per mezzo del Sistema di Interscambio, meglio conosciuto con la sigla Sdi.
L’Agenzia delle entrate definisce il Sistema Sdi come un “postino”. Ma per quale motivo? Il Sistema di Interscambio ha il compito di verificare se la fattura è completata di tutti i dati obbligatori, fiscalmente indispensabili e se, inoltre, è indicata la Pec o il Codice destinatario (il Codice unico, formato da sette tra lettere e numeri) al quale si desidera ricevere la fattura.
Ma il Sistema Sdi deve anche verificare che la Partiva Iva del fornitore e del cliente o il Codice Fiscale siano realmente esistenti.
Successivamente, ai controlli e all’esito positivo delle verifiche, il Sistema consegna la fattura al destinatario e invia al mittente la “ricevuta di recapito”, contenente data e ora della consegna.
Ma come si invia? Attraverso un’apposita procedura online messa a disposizione dall’Agenzia delle entrate, un software e un’applicazione, utili non solo a predisporre le fatture, ma anche a conservarle.
Diversamente, il contribuente può utilizzare software gestionali diversi da quelli messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate.
È necessario, prima di tutto, autenticarsi sul sito dell’Agenzia delle entrate, tramite Spid, Cie o Cns e cliccare sulla sezione “Fatture e Corrispettivi”, poi su “Fattura elettronica” e scegliere la casella “Generazione”.
A questo punto, il sistema consente di scegliere di creare una fattura elettronica ordinaria, una fattura semplificata oppure una per la PA.
In alternativa, è possibile caricarne una in formato XML, redatta su un altro programma.
Ma come si conserva la fattura elettronica? Il servizio è sempre disponibile sul portale dell’Agenzia delle entrate, ma, per poterne usufruire, l’interessato deve aderire all’accordo di servizio, accedendo alla propria area riservata. Oltre alla conservazione, il contribuente può scegliere di visualizzare la fattura in pdf.
Chi è obbligato alla fattura elettronica?
Abbiamo già detto all’inizio dell’articolo che, a partire dal 1° gennaio del 2019, è scattato l’obbligo, per una larga platea di contribuenti all’emissione e trasmissione della fattura elettronica.
Non si tratta, comunque, di un obbligo che riguarda indistintamente tutti i contribuenti privati, in possesso della Partita Iva, perché vi sono anche alcune esenzioni. Comunque, l’obbligo di fatturazione elettronica resterà in vigore fino al 2024, ma ci sono anche altre novità.
Una di queste riguarda l’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche per i contribuenti in regime forfetario. Per la sua applicazione, comunque, si attende la pubblicazione di un’apposita normativa.
Se ti interessa approfondire sull’argomento, consiglio di leggere il seguente articolo pubblicato su Trend Online: Fattura elettronica: obbligo esteso anche ai forfettari!
Ma chi sono gli esonerati? Come si legge sul sito agendadigitale.eu:
“L’Agenzia delle entrate ha calcolato che sono circa 2,2 milioni i contribuenti esentati dall’obbligo di fatturazione elettronica”.
Esonerati dall’obbligo sono, quindi, i medici, i farmacisti, gli operatori sanitari, i piccoli produttori agricoli, le società sportive dilettantistiche e chi non ha la residenza in Italia.
Inoltre, per approfondire sugli esoneri come, per esempio, sui soggetti esenti, si consiglia di visualizzare le FAQ, pubblicate sul sito dell’Agenzia delle entrate, al seguente link.
Fattura elettronica: quando deve essere trasmessa? Ecco i termini!
Un ultimo aspetto che dobbiamo trattare, prima di spostarci sul terreno dei rischi e delle sanzioni in caso di trasmissione tardiva e/o omissione della fattura elettronica, riguarda i termini di invio.
È funzionale e necessario fare prima alcune precisazioni e differenziazioni tra due tipologie di fatture: l’immediata e quella differita.
Iniziamo dalla fattura immediata. Questa, solitamente, viene emessa entro un giorno da quando è stata eseguita la prestazione o consegnata la merce.
Per quanto riguarda, invece, la trasmissione della fattura tramite il Sistema di Interscambio, essa deve avvenire entro dodici giorni da quando è stata effettuata l’operazione.
Spostiamoci sulla fattura elettronica differita. Si tratta di una tipologia di operazione che si utilizza per le vendite di beni oppure per le prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese e allo stesso cliente o commissionario.
In questo caso, tutte le informazioni devono essere state già inserite nel Documento di trasporto – meglio denominata, fattura di cortesia – oppure in qualsiasi altro documento fiscale simile.
Tornando ai termini di emissione, la fattura elettronica differita può essere emessa e trasmessa al Sistema di Interscambio, entro il 15 del meso dopo l’effettuazione dell’operazione.
Vi è, infine, anche una terza tipologia di fattura elettronica: l’anticipata. In quest’ultimo caso, la fattura deve essere emessa nello stesso momento in cui viene effettuata l’operazione.
Fattura elettronica tardiva? Ecco i due rischi da evitare!
Passiamo all’aspetto più importante dell’articolo: i rischi e le sanzioni per chi emette oppure invia la fattura elettronica in ritardo.
Per dimenticanza, distrazione o per qualsiasi altro motivo, può capitare di emettere la fattura elettronica in ritardo, non rispettando, quindi, i termini previsti dalla legge.
È bene sapere cosa si rischia in questi casi. Naturalmente, sono previste sanzioni economiche. Se emetti tardivamente la fattura elettronica, in base all’articolo 6 del D.Lgs. n. 471 del 1997, rischi di essere sanzionato. A quanto ammontano le sanzioni? Esse vanno dal 90% al 180% dell’Iva applicabile sull’importo non dichiarato, con in più un minimo di 500 euro di multa.
Inoltre, qualora la violazione non va a modificare la liquidazione periodica Iva e la determinazione del reddito imponibile, la sanzione prevista va da un minimo di 250 euro fino ad un massimo di 2000 euro.
Tuttavia, c’è anche una via che è possibile percorrere, per sanare l’emissione tardiva della fattura elettronica: il ravvedimento operoso.
Mediante il ravvedimento operoso, è possibile avere uno “sconto” sulla sanzione da pagare, in base al tempo trascorso tra la scadenza da rispettare e il momento in cui il contribuente si mette in regola la propria posizione, di sua spontanea volontà.