Come nei migliori film horror, quella notifica è sempre nella coda dell’occhio. Siamo arrivati a 300 e passa mail non lette sulla nostra casella di posta elettronica e, quando spegniamo il PC, a ricordarcelo c’è il nostro smartphone.
Questo scenario, per molti, è diventato una realtà quotidiana, una sorta di incubo digitale che si ripete giorno dopo giorno. L’incessante afflusso di email, tra lavoro, promozioni, newsletter e comunicazioni varie, può trasformare rapidamente una casella di posta ordinata in un vero e proprio campo di battaglia digitale.
La gestione efficace della posta elettronica è fondamentale non solo per mantenere l’ordine e la chiarezza, ma anche per ridurre lo stress e migliorare la produttività. Fortunatamente, esistono metodi testati e affidabili per tenere ordinata la nostra casella di posta elettronica: ecco come fare.
Il metodo RAFT per tenere ordinata la casella di posta elettronica: come si mette in pratica?
Il metodo RAFT, acronimo di “Read, Act, File, Trash” (Leggere, Agire, Archiviare, Cestinare), rappresenta una strategia semplice ma efficace per gestire la posta elettronica.
Questo approccio incentrato sull’azione si basa su quattro passaggi fondamentali, che aiutano a ridurre l’accumulo di email e a mantenere la casella di posta ordinata. In particolare, si tratta di:
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leggere (read): il primo passo è leggere attentamente ogni email ricevuta. Questo ti permette di valutare immediatamente l’importanza e l’urgenza del messaggio. Una lettura consapevole è il presupposto per qualsiasi azione successiva
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agire (act): dopo aver letto l’email, il passo successivo è agire. Questo può significare rispondere immediatamente, completare un’attività richiesta o prendere note per azioni future. L’obiettivo è evitare la procrastinazione e gestire l’email in modo proattivo
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archiviare (file): le email importanti che necessitano di essere conservate per riferimenti futuri dovrebbero essere archiviate in modo organizzato. Creare cartelle specifiche per argomenti o progetti può aiutare a ritrovare facilmente le informazioni quando necessario.
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cestinare (trash): infine, le email irrilevanti o non più necessarie dovrebbero essere eliminate immediatamente. Ciò previene l’accumulo di messaggi inutili che possono sovraccaricare la casella di posta e rendere difficile trovare le comunicazioni importanti.
Innovativo e intuitivo: prova il metodo LIFO
Il metodo LIFO, che sta per “Last In, First Out“ (l’ultima arrivata, la prima trattata), propone un approccio un po’ diverso alla gestione delle email.
Contrariamente all’istinto di molti di iniziare dall’inizio, LIFO suggerisce di dare priorità alle email più recenti, procedendo poi verso quelle più vecchie. Questo metodo può sembrare controintuitivo, ma offre vantaggi significativi nella gestione della posta elettronica.
Iniziando dalle email più recenti, infatti, assicuri di rispondere alle questioni più urgenti e attuali. Ciò è particolarmente utile in ambienti lavorativi dinamici, dove le informazioni e le priorità possono cambiare rapidamente.
Il metodo LIFO aiuta a prevenire l’accumulo di email non lette. Invece di sentirsi sopraffatti da un numero crescente di messaggi vecchi, questo approccio permette di mantenere un flusso costante e gestibile di comunicazioni.
Gestire le email in ordine cronologico inverso può ridurre lo stress legato alla sensazione di essere sempre in ritardo rispetto alle email non lette. Sapendo che le informazioni più recenti sono state già affrontate, si può avere una maggiore tranquillità mentale.
Il metodo LIFO è particolarmente adatto a coloro che ricevono un alto volume di email giornaliero. Fornisce un sistema flessibile che può essere facilmente adattato a seconda delle esigenze e delle circostanze specifiche di ogni giorno.
Conosci il metodo 4D? Provalo subito
Il metodo 4D, che sta per “Delete, Do, Delegate, Defer“ (elimina, esegui, delega, rimanda), offre un quadro strutturato per prendere decisioni rapide ed efficaci su ogni email ricevuta.
Questo metodo aiuta a categorizzare e gestire le mail in modo che ogni messaggio venga trattato in modo appropriato, riducendo l’accumulo e il disordine nella casella di posta. Quindi, cosa bisogna fare? Ecco i passaggi da seguire:
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elimina (delete): il primo passo è valutare se l’email necessita di una risposta o di un’azione. Se il messaggio è irrilevante, spam o non richiede alcuna azione, deve essere eliminato immediatamente. Di solito però, lo spam viene già filtrato da alcuni provider, come Gmail
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esegui (do): se l’email richiede un’azione che può essere completata in meno di due minuti, è meglio eseguirla subito. Rispondere rapidamente o completare il compito richiesto impedisce l’accumulo di piccole attività
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delega (delegate): se l’email richiede un’azione che non rientra nelle tue competenze o priorità, è opportuno delegarla a una persona più adatta. Delegare compiti consente di gestire meglio il proprio tempo e risorse, concentrandosi sulle attività più importanti e pertinenti.
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rimanda (defer): per le email che richiedono più tempo o attenzione, è ragionevole rimandarne la gestione a un momento più opportuno. È importante, tuttavia, fissare un promemoria o aggiungere l’attività a un elenco di cose da fare per assicurarsi che non venga dimenticata.
E nel caso questi metodi non bastassero per raccogliere tutte le nostre comunicazioni, possiamo rassegnarci e aumentare lo spazio disponibile su Gmail!