Dire che la retribuzione costituisce un obbligo a carico del datore di lavoro verso chi in cambio gli dà una prestazione lavorativa costituisce una cosa ovvia.
Ce lo dice anche la Costituzione all’articolo 36. Forse meno ovvio invece è il fatto che anche consegnare tutti i mesi la busta paga è un onere che se non rispettato viene sanzionato e questo indipendentemente dal fatto che il salario sia arrivato nelle tasche del dipendente nella misura esatta in cui gli spetta.
Il rovescio della medaglia è che ogni lavoratore ha diritto a ricevere un documento, redatto secondo i criteri fissati per legge, dal quale sia possibile capire in che modo si è arrivati alla somma accreditata sul conto corrente del lavoratore e anche quali sono i contributi, le tasse e gli accantonamenti per il trattamento di fine rapporto che sono stati fatti.
Libertà invece viene lasciata per le modalità utilizzate per consegnare il documento. Ancora possibile la consegna in forma cartacea, anche se accantonata soprattutto dalle aziende di maggiori dimensioni a favore di portali dove il lavoratore accede in autonomia e trova tutta la sua storia lavorativa.
Cosa è la busta paga
Di busta paga si parla nella legge numero 4 del 5 gennaio 1953 dove si dice che
il datore di lavoro al momento della consegna della retribuzione deve dare al lavoratore dipendente anche un prospetto di paga. Esclusi dall’onere solo i dirigenti.
Pur non entrando nei dettagli della forma che deve avere il prospetto viene fatto un elenco dei requisiti minimi che deve avere e dei dati che deve riportare.
Si tratta di nome cognome codice fiscale e qualifica del lavoratore, anzianità di servizio, il periodo a cui si riferisce, tutti gli elementi che contribuiscono a formare la retribuzione e le detrazioni elencate in modo separato e dettagliato.
Per essere valido il documento deve sempre contenere il timbro dell’azienda e la firma del titolare. Deve inoltre corrispondere ed essere coerente con le annotazioni che sono state fatte sui libri paga o sugli altri registri riferiti allo stesso periodo.
Busta paga anche se lo stipendio è zero
La busta paga deve essere consegnata ai propri collaboratori tutti i mesi, anche se per ragioni varie lo stipendio da corrispondere sia pari a zero. Eventualità del genere sono rare ma è possibile che in un mese dove siano state fatte poche ore di lavoro, magari a causa di conguagli, le trattenute superino lo stipendio. Possibile poi che lo stipendio non sia distribuito a causa di una crisi aziendale o di una mancanza momentanea di liquidità
In ogni caso ciò a cui il lavoratore ha diritto deve essere documentato, offrendogli la possibilità, se è il caso, di fare ricorso, e sempre di verificare ferie e permessi a cui ha diritto, e il regolare versamento dei contributi che gli spettano.
Modalità di consegna della busta paga
La busta paga veniva in passato consegnata solo in forma cartacea. Di fronte alla necessità di adeguarsi alla tecnologia e di offrire sia ai datori di lavoro che ai lavoratori modalità più rapide ed efficaci, è intervenuto il Ministero consentendo di utilizzare altre modalità.
Con l’interpello numero 1 del 2008 il Ministero del Lavoro ha chiarito che non ci sono ragioni per escludere che la busta paga possa essere consegnata anche con email, PEC e che questi mezzi costituiscono anche prova dell’avvenuta consegna.
Mentre sulla Posta Elettronica Certificata, che per sua natura è sicura ed ha valore legale non ci sono mai dubbi, alcune precisazioni sono da fare a proposito delle comuni email.
Se si decide di consegnare i documenti con questi mezzi, per essere certi di essere in regola, deve trattarsi di un indirizzo personale intestato al lavoratore. Escluso quindi che a questo scopo sia fornito quello del coniuge o dei figli. Per evitare la possibilità di manomissione e un grado minimo di sicurezza deve poi trattarsi di una casella di posta dotata di una password.
La massiccia diffusione che hanno avuto i sistemi informatici nell’ultimo decennio ha imposto al Ministero del Lavoro di intervenire nuovamente in materia con l’interpello numero 13 del 2013. In quell’occasione si è dato il via libera anche alla consegna attraverso un portale web.
Nella pagina personale di ogni dipendente vengono caricati tutti i documenti che lo riguardano. Utilizzando le proprie credenziali: uno username e una password potrà leggere, scaricare o stampare tutti i propri prospetti.
Quando è un obbligo consegnare la busta paga su carta
Abbiamo detto che anche nel mondo del lavoro la tecnologia è stata accolta a braccia aperte. È comunque un fatto inconfutabile che l’alfabetizzazione digitale non è patrimonio di tutti in Italia. Molte sono le persone che ancora non dispongono della tecnologia e delle competenze sufficienti anche solo per scaricare un documento da un portale.
Proprio per questo l’interpello 12 del 2013 del Ministero del Lavoro ha stabilito che
il datore di lavoro che decida di ricorrere un portale debba poi mettere a disposizione dei collaboratori una postazione internet dotata anche di stampante. Chi non potesse o volesse sostenere la spesa dovrà consegnare una busta tradizionale a chi abbia carenza informatiche.
Termini per la consegna della busta paga
La busta paga deve essere consegnata per legge contestualmente alla retribuzione. Una interpretazione stretta della legge quindi vorrebbe che soldi e documento dovrebbero essere messi nello stesso momento in mano al lavoratore. Mentre un’ipotesi del genere era possibile con una busta in formato cartaceo e soldi in contanti, oggi non sarebbe più praticabile.
Come detto le buste sono spesso caricate su un portale, e non è più possibile pagare i lavoratori in contanti, ma è necessario ricorrere a mezzi tracciabili. La prassi adottata è quella di considerare in regola chi abbia fatto il bonifico e caricato il documento entro l’ultimo giorno valido per pagare gli stipendi.
Il giorno in cui tutti devono avere in tasca lo stipendio dipende dalla categoria a cui si appartiene. Questa informazione si trova sul contratto collettivo di lavoro, o per chi non lo abbia, su quello individuale.
Come dimostrare che la busta paga è stata consegnata
Sia che la busta paga sia stata consegnata a mano, sia utilizzando la tecnologia, trattandosi di un obbligo di legge, c’è la necessità di provare l’arrivo al destinatario. Il metodo utilizzato dipende dal tipo di consegna utilizzato.
In caso di documento cartaceo basta chiedere al lavoratore di appore in calce alla copia che rimane al datore di lavoro una firma. Da precisare che qui si sta parlando solo dell’avvenuta consegna del documento, non di approvazione del suo contenuto, che evidentemente richiede almeno il tempo di scorrere con calma tutte le voci.
Non si tratta di un obbligo, come stabilito dalla Corte di Cassazione con l’ordinanza numero 21699 del 2018 perché la consegna può eventualmente essere dimostrata anche in altri modi, per esempio la prova di testimoni che hanno assistito.
Non è neppure una esplicita o implicita dichiarazione di avere ricevuto anche lo stipendio come affermato dall’articolo 1 della legge numero 205 del 2017 secondo il quale
una firma in fondo alla busta non può essere portata come prova anche dell’avvenuto pagamento della retribuzione.
Chi decide di avvalersi della Posta elettronica Certificata potrà avvalersi di avvisi di ricevimento o di altre procedure che garantiscano una prova legale. Chi ha scelto un portale dovrà utilizzare sistemi che dimostrino l’avvenuto caricamento. In genere poi questi sistemi memorizzano e tengono traccia anche della prima visone.
Sanzioni per chi non consegna la busta paga
Chi dovesse ritardare la consegna della busta paga, o addirittura non dovesse consegnarla per niente sarà assoggettato a delle sanzioni. Si tratta di qualcosa che non ha nulla a che fare con la consegna regolare dello stipendio. Le due cose vanno di pari passo, ma adempire a solo uno dei due oneri non basta ad escludere sanzioni.
L’articolo 5 della legge numero 4 del 1953, come modificata da ultimo nel 2000 dice che salvo il caso in cui il fatto rientri tra i reati se la busta paga non viene consegnata o se è consegnata in ritardo o se mancano le registrazioni relative a quel prospetto il datore di lavoro è destinatario di una sanzione pecuniaria amministrativa compresa tra i 150 e i 900 euro.
La multa lievita notevolmente verso l’alto e arriva a cifra tra un minimo di 600 fino a un massimo di 3.600 euro se riguarda più di cinque lavoratori o se l’illecito si sia protratto per più di sei mesi. Quando i lavoratori coinvolti superano i dieci o i mesi con delle irregolarità sono più di dodici la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.
La vigilanza sul rispetto delle regole stabilite da questa legge è affidata all’Ispettorato del Lavoro, che deve astenersi dall’infliggere la sanzione nel caso invece della busta paga il datore abbia consegnato ai propri dipendenti una copia delle registrazioni fatte sul registro unico del lavoro.
Come tutelarsi se non si riceve la busta paga
I controlli dell’Ispettorato del Lavoro possono essere fatti a campione su tutte le aziende che rientrano nella sua circoscrizione. Le carenze di personale però rendono difficile una presenza costante e capillare sul territorio. Tocca quindi allo stesso lavoratore segnalare eventuali problemi e ritardi nella consegna della busta paga e fare partire una verifica.
Come regola sarebbe meglio prima di intraprendere quanta strada chiedere a voce e poi con una richiesta scritta di cui tenere traccia di avere i propri documenti.
Se la situazione è tesa e soprattutto se si tratta di una prassi ormai consolidata è meglio chiedere una verifica che verrà fatta mantenendo l’anonimato di chi ha fatto la segnalazione, per evitare che ci siano delle ritorsioni.
Nell’esposto dovrebbero essere indicati almeno il nome e l’indirizzo del datore di lavoro, la violazione che si lamenta e tutti i dettagli di cui si è in possesso e che si ritiene possano essere utili a chi farà la verifica.
Nel corso dell’ispezione l’azienda dovrà dimostrare con prove documentali o informatiche di avere assolto ai propri obblighi. Se non lo abbia fatto gli sarà intimato di farlo al più presto e gli sarà applicata una sanzione commisurata alla irregolarità commessa.