Spesso ci chiedono se abbiamo una Posta Elettronica Certificata, ma che cosa è? Si tratta di una comunicazione che dal punto di vista dell’impegno richiesto all’utente, sia in termini di dotazione elettronica che di abilità tecnica, è uguale alla classica posta elettronica che abbiamo tutti.
Le differenze sono invece dal punto di vista della tecnologia che c’è dietro, che la rende molto più sicura. Grazie e questa, nel caso siano rispettate tutte le regole, per legge possiamo dare certezza alle nostre comunicazioni nello stesso modo che se avessimo usato le vecchie raccomandate.
Un sistema, quindi pratico e sicuro che assieme allo SPID e alle altre identità digitali diventerà sempre più una componente indispensabile pet tutti. In teoria non è un obbligo per i privati cittadini, ma lo diventa di fatto nel momento in cui si intende accedere ad alcuni servizi, presentando richieste, oppure inviando documenti, per i quali abbiamo la necessità di avere una conferma di invio.
Anche per chi non deve avere la PEC in modo obbligatorio, nonostante sia un servizio offerto dai privati e quindi abbia dei costi, costituisce un mezzo di comunicazione conveniente, che vince il confronto con le vecchie raccomandate.
Cosa è la PEC
Il legislatore italiano si è occupato di PEC con il DPR 11 febbraio 2005 numero 68 dove si dice che
la posta elettronica certificata permette di inviare messaggi che sono validi ai fini di legge. Il documento si considera come spedito nel momento in cui è stato inviato al proprio gestore e come ricevuto dal destinatario quando è stato reso disponibile sulla sua casella di posta.
In sostanza questo tipo di comunicazione ha lo stesso valore che hanno le vecchie raccomandate con avviso di ricevimento, che prevedono che la missiva deve essere messa dal postino nelle mani del destinatario, il quale deve firmare una ricevuta. Quella firma vale come prova, mentre non serve dimostrare anche che abbia effettivamente aperto la busta e ne abbia letto il contenuto.
I gestori di questi servizi sono tenuti a garantire un livello minimo di tecnologia che certifichi tutti gli spostamenti della missiva, ma anche il rispetto della riservatezza dei dati personali che contengono e devono poter dare la certezza che in nessun modo il contenuto del documento è stato alterato, eventualmente anche dal destinatario.
Chi è obbligato ad avere una PEC
Avere una PEC non costituisce per i privati un obbligo. Devono invece averla tutte le imprese, perché il legislatore ha ritenuto che questo rendesse più semplice e sicuro dialogare con la pubblica amministrazione.
Con il DL numero 76 del 16 luglio 2020 si è stabilito che
entro il primo ottobre dello stesso anno tutte le società avrebbero dovuto comunicare il proprio domicilio digitale rendendo di fatto effettivo un obbligo già in vigore da alcuni anni. Con il termine domicilio digitale si intende il proprio indirizzo sul web, cioè una posta elettronica certificata.
Obbligo di comunicazione ai loro albi o registri anche per tutte le imprese individuali. Le imprese nate dopo quella data, dovranno sempre indicare il proprio domicilio digitale, se non vorranno vedersi respingere la domanda. Chi non lo dovese comunicare sarà sottoposto a sanzioni, anche piuttosto pesanti
Perché la PEC conviene anche ai privati
Abbiamo visto che per i privati al momento avere una PEC non costituisce un obbligo di legge. Può comunque essere molto utile, perché, come già detto ha lo stesso valore dal punto di vista legale di una raccomandata.
Allora ci si può chiedere. Perché cambiare se il sistema vecchio per me ha sempre funzionato bene? Perché, in effetti, chi non ha difficoltà nell’inoltrare una semplice email, non l’avrà neppure ad inviare un messaggio di posta certificata, con in più una serie di vantaggi.
Tra questi il principale è avere subito una ricevuta che certifica non solo che noi abbiamo consegnato al nostro gestore la missiva, ma anche che questa è passata di mano in mano, fino ad arrivare nella casella di posta del destinatario.
Questo è possibile grazie al rispetto di una serie di protocolli, che garantiscono che il messaggio non sia stato alterato, o vi abbia potuto accedere qualcun altro. Il rovescio della medaglia qui è che noi non potremo cambiare idea e negare di averlo spedito.
La ricevuta che arriverà al nostro indirizzo ci confermerà la consegna segnalando anche data e orario. Nel caso ci fossero stati errori nella consegna riceveremo una notifica che ci segnalerà il problema, per esempio indirizzo inesistente se abbiamo sbagliato a digitarlo o se è stato disattivato, consentendoci di trovare un’altra soluzione al più presto.
La ricevuta in effetti non ci conferma che il nostro documento sia stato anche letto, ma dal punto di vista legale, questa prova non è richiesta: basta che sia arrivato a destinazione. Pensiamo per esempio al caso in cui vogliamo partecipare a un concorso pubblico, che ha una scadenza di presentazione della domanda. La nostra ricevuta varrà come prova del rispetto dei termini.
Altro caso è quello in cui ci rifiutino un contributo, perché manca qualche documento, che invece noi siamo sicuri di avere allegato. La nostra posta certificata è la prova di avere fatto tutto secondo le regole.
Con la PEC si risparmiano soldi
Iniziamo con il parlare di costi. Una raccomandata ci può costare fino a 7 euro, solo di spese postali. Teniamo conto, poi che per inviarla dobbiamo recaci a un ufficio postale e fare la coda, che può essere anche piuttosto lunga.
Anche usare una PEC ha un costo, variabile a seconda del gestore scelto e del tipo di contrato sottoscritto, e che in genere è costituito da un canone annuale fisso, che consente di inviare un numero di messaggi illimitati, ma che ha una serie di servizi accessori che possono fare lievitare notevolmente il conto finale.
Se le comunicazioni che dobbiamo fare, sono molte, sicuramente il vantaggio dal punto di visto economico è piuttosto rilevante. Non sottovalutiamo, poi il fatto di poter fare questa operazione da casa o dall’ufficio senza necessità di passare da uno sportello.
Con la PEC risparmiamo tempo
Parliamo adesso di tempi di consegna. Spesso abbiamo bisogno di far avere un documento in modo piuttosto celere, ed altrettanto celermente abbiamo bisogno di avere una risposta. Farlo con una raccomandata significa, che bene che vada il nostro destinatario non l’avrà in mano prima di un paio di giorni.
Farlo con una PEC significa invece che la consegna è quasi immediata, e non solo ci arriva una notifica con la data, ma anche con l’ora in cui è stata ricevuta.
Infine usare una raccomandata significa stampare tutti i documenti, che vogliamo spedite. Usare una posta certificata invece permette di inviarli, in modo digitale, anche dallo smartphone, consentendoci di farlo ovunque, anche se non abbiamo a portata di mano una stampante. Vantaggio aggiuntivo è quello di evitare di sprecare carta.
Pec e firma digitale sono la stessa cosa?
No, in realtà si tratta di due cose diverse, anche se entrambe hanno lo scopo di fornire valore legale a documenti trasmessi via web. La prima però certifica solo che un documento è stato inviato da un indirizzo e ricevuto dal destinatario. Non rende legalmente validi i documenti che vi sono allegati.
Per quello continua a servire una firma: la novità è che adesso non deve essere apposta come in passato solo di propria mano dall’interessato. È possibile farlo anche in modo digitale con un sistema che associa un codice a quell’atto e conferma che non è stato modificato dopo l’apposizione della firma.
Per apporre la firma digitale è necessario stipulare un contratto con un gestore autorizzato e dotarsi di un lettore di smartcard, o una chiavetta. Può essere sempre usata in abbinamento alla posta elettronica certificata, così da avere sia la certezza dell’autenticità del documento, sia dell’invio. Niente impedisce però che si possa utilizzare una normale casella di posta.
Come richiedere una PEC
La PEC, visto che ha un valore legale deve garantire di essere sicura e di non avere subito manomissioni. Per questa ragione possono essere gestite solo da operatori verificati e autorizzati dallo stato. Una lista di quelli accreditati si trova sul sito ufficiale dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Da qui accedendo al sito del gestore scelto si troveranno tutte le istruzioni e i costi de servizi base e accessori.
Vale la pena, ancora una volta, ricordare di affidarsi solo a chi si trovi in questa lista, aggiornata in tempo reale. Offerte di altro tipo, anche a costi bassi probabilmente sono truffe che hanno lo scopo di carpire i nostri dati personali.
È possibile avere una PEC gratuita?
Come detto la PEC non è un servizio che ci viene offerto dalla pubblica amministrazione, ma ci dobbiamo rivolgere ai privati che richiedono il pagamento di un abbonamento. In effetti fino al 2014 esisteva un servizio pubblico, del tutto gratuito, ma costando troppo e avendo ricevuto uno scarso interesse da parte degli utenti è stato cancellato.
Oggi una delle poche possibilità per avere un indirizzo di posta elettronica certificata, senza pagare un abbonamento è quello di aderire alle offerte della maggior parte dei gestori, che offrono un servizio di prova. Per un periodo, che può arrivare anche fino a sei mesi, l’utente privato può utilizzare la propria PEC, senza spendere nulla. Al termine deciderà se chiuderla o se confermare l’abbonamento.
Si tratta di una scelta, indubbiamente conveniente per chi debba spedire un documento con queste modalità solo una volta, visto che in quel caso gli costerebbe meno ricorrere alla vecchia raccomandata piuttosto che sottoscrivere l’abbonamento per un anno.
Per chi invece la debba utilizzare con regolarità, invece l’unica alternativa è quella di sottoscrivere un contratto, magari facendo attenzione ad accettare solo i servizi di cui ha effettivamente bisogno.
Può essere saggio, prima di scegliere un gestore, verificare, nel caso si sia iscritti a un albo professionale o similari che non ci siano in corso delle convenzioni che ci consentono di avere questo servizio in modo gratuito, o a costi calmierati.