La PEC (Posta Elettronica Certificata) è una casella e-mail che consente di inviare e ricevere delle comunicazioni che hanno valore legale.
Si tratta di uno strumento molto utile soprattutto per poter comunicare con gli uffici della Pubblica Amministrazione.
Ma quanto viene utilizzata effettivamente la PEC?
Come leggiamo su un articolo di corriere.it, la PEC ha conosciuto un boom di richieste negli ultimi anni ma specialmente durante il lockdown.
Questo perché, a causa del Covid-19, molte delle nostre abitudini sono cambiate: di conseguenza, anche la comunicazione e l’invio di documenti si sono svolti principalmente per via telematica.
Per poter richiedere un indirizzo PEC è necessario rivolgersi ad alcuni gestori come ad esempio Aruba e le Poste.
Al fine di mantenere questa casella e-mail attiva, è necessario pagare un abbonamento annuale, il cui prezzo può variare in base a diversi fattori: nel caso di Aruba il prezzo cambia a seconda dei GB di spazio. Più la casella PEC è grande e maggiore sarà il prezzo dell’abbonamento.
Prima di scegliere presso quale gestore aprire una PEC, è necessario chiedersi quale utilizzo si intende fare. Sicuramente un’azienda necessita di una PEC con un maggiore spazio rispetto a quella di un comune cittadino.
A fornire una PEC non sono solamente Aruba e le Poste. Esistono infatti anche altri gestori che offrono il servizio PEC come ad esempio Namirial S.p.A. , Sogei e Trust Technologies.
In quest’articolo spiegheremo che cos’è la PEC, come ottenerla e se è obbligatoria per legge. Vedremo anche in quali ambiti può essere davvero utile avere un indirizzo e-mail di questo tipo. Spiegheremo poi perché, quando e come ha valore legale. Infine, parleremo di quali sono i vantaggi e gli svantaggi della Posta Elettronica Certificata.
Iniziamo quest’articolo spiegando nello specifico che cos’è la PEC.
PEC: che cos’è
Il termine “PEC” è l’acronimo di “Posta Elettronica Certificata”.
Si tratta di un indirizzo e-mail che, rispetto agli altri, ha una funzionalità in più che lo contraddistingue: consente infatti di inviare documenti e comunicazioni che hanno valore legale.
Questo significa che ogni messaggio inviato e ricevuto tramite questa tipologia di posta elettronica ha lo stesso valore legale di una raccomandata.
Quando una e-mail PEC viene inviata, il gestore della PEC del mittente si incarica di inviare a quest’ultimo una ricevuta con valore legale della riuscita o mancata tramissione del messaggio.
Ogni e-mail inviata è accompagnata inoltre dalle indicazioni temporali, ovvero data e ora.
Per quanto riguarda il destinatario della PEC, il procedimento è lo stesso. Riceverà anche lui, dal suo gestore, una ricevuta di avvenuta consegna del messaggio con le indicazioni temporali.
In caso di perdita delle ricevute, nel sistema PEC sono presenti delle tracce informatiche che hanno lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, questo per un massimo di 30 mesi secondo quanto stabilito dalle normative.
Dopo aver parlato di che cos’è la PEC, vediamo adesso come ottenerla!
PEC: come farla
Ci sono diversi gestori presso i quali è possibile ottenere un indirizzo PEC.
Uno di questi è sicuramente Aruba, che offre il servizio PEC a pagamento.
I prezzi variano principalmente in base allo spazio della casella di posta elettronica.
L’opzione più economica prevede il costo di 5 euro all’anno che diventano poi 7,90 euro al rinnovo. Quest’opzione prevede però un solo GB di spazio.
Per avere un maggiore spazio ci sono altre due opzioni: una da 25 euro all’anno e l’altra da 40 euro all’anno. Quest’ultima è l’ideale per chi riceve e spedisce molte PEC e quindi necessita di una memoria maggiore.
In alternativa, è possibile ottenere un indirizzo PEC presso le Poste, effettuando la richiesta online.
Sono disponibili, anche in questo caso, diverse fasce di prezzo:
- 6,71 euro (IVA compresa) per un anno
- 10,98 euro (IVA compresa) per due anni
- 12,81 euro (IVA compresa) per tre anni
Aruba e le Poste non sono tuttavia gli unici due gestori. Per avere un elenco completo di tutti i gestori della PEC vi invitiamo a consultare il sito agid.gov.it. Su questo sito sono presenti i nomi dei gestori PEC attualmente attivi e i nomi dei gestori PEC che hanno terminato questo tipo di attività.
Dopo aver parlato di come ottenere un indirizzo PEC, vediamo adesso perché è utile. Un indirizzo PEC infatti vi può servire in diverse circostanze.
PEC: a che cosa serve?
Come abbiamo già anticipato, la funzione della Posta Elettronica Certificata è quella di inviare e ricevere documenti che hanno valore legale, sostituendo così la raccomandata.
Principalmente viene utilizzata dai cittadini per comunicare con le aziende oppure con gli uffici della Pubblica Amministrazione.
La PEC può anche essere utilizzata dai privati per comunicazioni che riguardano l’ambiente lavorativo come ad esempio la ricezione della busta paga.
Dopo aver spiegato a che cosa serve la PEC, vediamo adesso se è possibile aprirne una senza sborsare neanche un centesimo.
PEC: è gratuita?
Purtroppo, la PEC non è gratuita.
Per poterla ottenere è necessario infatti pagare una tariffa.
Come abbiamo visto, Aruba e le Poste prevedono il pagamento di una quota una volta all’anno al fine di poter continuare ad utilizzare la propria casella di posta PEC.
In alcuni casi, è possibile trovare dei gestori che danno la possibilità di aprire e utilizzare un indirizzo PEC per un periodo gratuito come nel caso di Register.it. Questo gestore dà infatti la possibilità ai propri clienti di usufruire di sei mesi gratuiti. Al momento del rinnovo però viene applicato il prezzo di listino più l’IVA.
Non vi è possibilità, dunque, di ottenere una PEC gratuita al 100%. Il consiglio è quello di valutare le proposte dei vari gestori.
Dopo aver spiegato se la PEC è gratuita, vediamo adesso quando, come e perché ha valore legale.
PEC: ha valore legale?
Come abbiamo già menzionato, la PEC ha valore legale. Tuttavia, è necessario specificare alcune dinamiche.
Infatti, come spiega laleggepertutti.it, la PEC ha valore legale solamente nel momento in cui si riceve la seconda conferma. Si tratta della ricevuta di avvenuta consegna.
Questa email è molto importante poiché conferma che il destinatario è effettivamente nelle possibilità di poter leggere il messaggio contenuto nella PEC.
Anche nel caso in cui non riuscisse a leggerla per vari motivi, la PEC avrà a questo punto valore legale. Una cosa molto importante da ricordare in merito alla PEC è quella di conservare la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna.
Dopo aver spiegato come e perché la PEC ha valore legale, vediamo adesso quando e se è obbligatoria.
PEC: è obbligatoria?
Come spiega un articolo di money.it, sono obbligati ad avere la PEC i professionisti, le società, coloro che hanno la partita IVA, le ditte individuali (inclusi gli artigiani) e le Pubbliche Amministrazioni.
Se queste categorie non sono in possesso di un indirizzo PEC c’è il rischio di incorrere in sanzioni.
Le società rischiano una multa dal valore compreso tra i 206 e i 2.064 euro.
Le imprese individuali rischiano invece una multa che va da 30 a 1.548 euro.
La PEC non è invece obbligatoria per i privati cittadini. Questi ultimi hanno comunque la possibilità di aprire un indirizzo PEC tranquillamente.
Dopo aver spiegato quando e se la PEC è obbligatoria, vediamo adesso quali sono i suoi pro e i suoi contro.
PEC: tutti i pro e contro
La PEC è sicuramente uno strumento molto utile per inviare e ricevere comunicazioni che hanno valore legale.
Una volta ricevuta la doppia conferma, anche se il destinatario non è in grado di leggerla, la PEC ha comunque un valore legale.
Inoltre, ogni email di questo tipo presenta la data e l’ora dell’invio e della ricezione della comunicazione.
Questo comporta che, rispetto ad una comune raccomandata, è più sicura.
Inoltre, è possibile consultare un messaggio ricevuto con la PEC sia con il computer che con lo smartphone, basta solamente disporre di una buona connessione internet.
Tuttavia, la PEC presenta anche alcuni svantaggi.
Il primo svantaggio riguarda principalmente la questione dei costi. Non è possibile infatti ottenere una PEC gratuitamente. Bisogna infatti rivolgersi presso i gestori qualificati e pagare una tariffa che varia in base a diversi fattori come lo spazio della casella di posta.
A questo punto la domanda sorge spontanea: è meglio pagare la tariffa annuale della PEC oppure la raccomandata?
La risposta è: “Dipende”.
Il prezzo dell’invio di una raccomandata cresce in base al numero di pagine che vengono inviate. La PEC invece prevede una tariffa annuale e, solitamente, l’invio illimitato di comunicazioni. Bisogna dunque mettere a confronto i prezzi dei pacchetti dei gestori e le raccomandate che dobbiamo inviare.
Un altro problema è che la PEC è un’iniziativa italiana e non è riconosciuta a livello internazionale. Per cui potrebbero esserci delle incomprensioni nel caso in cui si scelga di comunicare tramite PEC con un’azienda situata all’estero.
Se si sceglie inoltre di aprire una casella di Posta Elettronica Certificata, bisogna sapere che è necessario consultarla regolarmente per evitare di dimenticarsi comunicazioni importanti. Si ricorda infatti che la PEC ha valore legale anche se il destinatario non può o non vuole leggerla.
Un altro limite della PEC è sicuramente la capienza. Alcune PEC mettono a disposizione solo 1 GB di memoria. Prima di fare scelte impulsive, è importante dunque valutare i vari pacchetti dei gestori al fine di non trovarsi ad avere problemi di spazio.
Teoricamente, se la casella PEC del destinatario è piena, il mittente dovrebbe ricevere un messaggio di mancata consegna. Per queste questioni più specifiche, è importante informarsi presso i siti dei gestori scelti.
Ma non è finita qui. Un ultimo problema ma non per questo meno importante, riguarda la sicurezza. La PEC, per quando garantisca validità legale per i messaggi e i documenti, non è sicurissima al 100%. Questo significa che è possibile incorrere in malware.