Tra gli obblighi a cui è necessario adempiere per quanto riguarda la fatturazione elettronica c’è sicuramente quello di conservare le fatture elettroniche.
In questo senso, la conservazione sostitutiva rappresenta una procedura informatica attraverso il quale è possibile dare valore legale nel tempo al documento digitale, andando così ad equipararlo all’originale cartaceo.
Questo significa che tutti i soggetti tenuti all’emissione di fattura non potranno più limitarsi alla stampa e alla conservazione delle fatture all’interno di un faldone.
In questo senso, è fondamentale conservare le fatture elettroniche rispettare una determinata procedura già stabilita dalla legge.
Dunque, in questo articolo, andiamo a vedere come funziona la conservazione delle fatture elettroniche e quali sono i passaggi da seguire affinché venga rispettata la legge sul tema della conservazione delle fatture.
I passaggi per conservare le fatture elettroniche
La conservazione delle fatture elettroniche rappresenta una procedura stabilita dalla legge. A questo proposito, la fattura deve effettivamente rispettare alcuni requisiti fondamentali.
Tra le condizioni da rispettare, c’è anche quella legata alla procedura di conservazione delle fatture elettroniche, che possono essere riassunte in cinque passaggi fondamentali.
Il primo step riguarda il file della fattura. Infatti, il formato della fattura elettronica dovrà essere XML, come previsto e accettato dalla normativa.
Il secondo passaggio affinché la conservazione delle fatture elettroniche sia effettivamente riconosciuta dalla legge, è quello legato alla firma digitale. Soltanto con la firma digitale, infatti, la fattura assume un vero valore legale.
Il terzo step riguarda l’indicizzazione. La fattura elettronica, dunque, dovrà presentare una serie di informazioni e di dati. Tra questi, ovviamente, il numero di fattura, il numero di partita IVA del cliente, e così via.
Attraverso questi dati, quindi, la fattura elettronica può essere indicizzata. Questo significa che la fattura può essere facilmente trovata all’interno dell’archivio digitale delle fatture.
Affinché le fatture elettroniche siano conservate in maniera corretta, è essenziale che queste vengano inserite all’interno di un “lotto di archiviazione”.
La cartella in questione potrà quindi raccogliere tutte le fatture emesse in un determinato periodo di tempo. Le fatture in questione dovranno essere numerate in modo continuo.
Arriviamo ora all’ultimo punto legato alla conservazione delle fatture elettroniche. Si tratta della chiusura del lotto con marca temporale e firma. Ogni lotto di archiviazione infatti viene chiuso mediante firma digitale e marca temporale, apposte dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
In questo modo viene impedita la possibilità di apporre eventuali modifiche alla fattura elettronica.
Conservare le fatture elettroniche: come fare
Abbiamo visto quindi i passaggi obbligatori affinché la conservazione delle fatture elettroniche vada a buon fine.
A questo proposito, è possibile riconoscere due possibili soluzioni per la conservazione della fattura elettronica.
Una prima soluzione è quella legata al servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Mentre, una seconda soluzione è quella di utilizzare un software di fatturazione elettronica.
In questo modo, facendo riferimento al software di fatturazione elettronica, il processo obbligatorio diventa automatico, completamente delegato al sistema.
Quindi, a partire dall’apposizione della firma digitale per dare valore legale fino alla marca temporale, e all’archiviazione per l’intero arco temporale obbligatorio: tutte le procedure sono automatizzate.
Vuoi saperne di più sulle fatture elettroniche? Leggi anche questo articolo: Fatture elettroniche: le nuove regole 2023, per la conservazione a norma di legge.
Chi deve conservare le fatture elettroniche
Ora che abbiamo visto tutti i passaggi da seguire per conservare le fatture elettroniche, è fondamentale chiarire chi è tenuto a tutti gli effetti alla conservazione di questi documenti.
In questo senso, sono tenuti all’obbligo di conservazione della fattura elettronica non soltanto i soggetti che hanno emesso la fattura.
Su questo, facendo riferimento alla legge, all’articolo 39 del Dpr numero 633/1972, la legge stabilisce che è tenuto all’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche anche coloro che ricevono la fattura di tipo elettronico.
Per quanto tempo deve essere conservata la fattura elettronica? Anche in questo caso è importante prendere in considerazione quanto stabilito dalla legge.
Nello specifico, l’articolo 2220 del Codice Civile va a prevedere che le scritture contabili, e quindi incluse le fatture elettroniche, debbano essere conservate per almeno 10 anni, a partire dalla data in cui è avvenuta l’ultima registrazione.
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