Quando parliamo di fattura elettronica a cosa ci stiamo riferendo?
Vi proponiamo un breve manuale per comprendere il funzionamento della fatturazione elettronica. Una sorta di guida o di supporto. Parleremo di ogni tipo di fattura elettronica.
Proviamo a partire dalla normativa e dalle scadenze. Come si è espressa la legge in quanto a fattura elettronica?
Federica Mutti, in un video caricato sul suo canale Youtube, ci spiega come fare una fattura in regime forfettario:
Privati e consumatori. La fattura elettronica e le suo norme
La fattura elettronica si pone come un ponte verso il positivo progredire dell’impalcatura fiscale e imprenditoriale nostrana. Una prospettiva in cui possiamo dirci all’avanguardia.
La fattura elettronica è atto vincolante. Una decisione che fu presa nel 2014. La decisione include i rapporti con la PA e con gli enti pubblici, Seguiranno anche le relazioni con le aziende presenti nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate è stato messo a disposizione, a partire dal 2017, per gli società e professionisti privati al fine di spedire e/o accogliere fatture elettroniche a loro discrezione.
La Legge di Bilancio 2018 è un altro passaggio cruciale. Con tale disposizione è stato allargato il vincolo alla fattura elettronica. Un procedimento predisposto per i rapporti commerciali tra soggetti passivi Iva privati (società e professionisti con P.Iva) e per le relazioni con i fruitori finali.
Alla data 1°gennaio 2019 ecco il vincolo alla tipologia XML (quella della FatturaPA). Sempre avvalendosi del Sistema di Interscambio.
Fattura elettronica, lo stato attuale in Italia
Il suddetto vincolo alla fatturazione elettronica prende piede con l’attuazione della deroga agli articoli 218 e 232 della direttiva IVA. Il termine della suddetta deroga era stato fissato al 31 dicembre 2021.
Il consenso al suo proseguimento è stato richiesto tramite un atto presentato il 5 novembre 2021. La proroga si esetende fino al termine del 2024. L’istanza è stata accolta e poi presentata al Consiglio dell’UE. Il tutto è stato confermato nel corso delle prime settimane dello scorso dicembre. L’’Italia ha così vincolato la fattura elettronica nelle operazioni tra privati (B2B e B2C) per tutto il 2022 e per i successivi due anni.
Fattura elettronica, di cosa si tratta
Sono ormai tre anni che hanno fatto la loro comparsa le temutissime “e-fatture”, così denominate da tanti tra gli esperti del settore.
Passiamo allora all’effettivo funzionamento di questo apparato digitale. Ecco le operazioni chiave della fatturazione elettronica:
- generazione
- trasferimento
- archiviazione
Viene abbandonato definitivamente il sussidio cartaceo e qualsivoglia annessa spesa di stampa, inoltro e mantenimento.
La sua natura elettronica stravolge completamente l’iter di compilazione, invio, ricezione e archiviazione delle fatture. Il formato, chiamato FatturaPA, è il modello con il quale le fatture elettroniche dovranno essere generate.
Siamo di fronte a un circolo di elementi organizzati in formato digitale con i medesimi contenuti esplicativi di una fattura cartacea, ma redatto il codice XML. Ovviamente non c’è nulla da temere, non si dovrà apprendere nessun codice.
La fatturazione è avvenuta nel corso della sua storia in modi sempre differenti. Carte, macchina da scrivere, programmi di calcolo e chi più ne ha più ne metta. Una volta era compito del fornitore redigere il documento per poi inviarlo al fruitore via posta, e-mail. A quel punto il cliente archiviava in formato cartaceo l’atto in questione per almeno un decennio. Insomma, giunta una fattura la si mandava immediatamente in stampa, con consumo di carta e inchiostro.
La modernità della fattura elettronica
A oggi il processo della fatturazione elettronica percorre un itinerario unico e standardizzato. Imprescindibile il ruolo del Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
1. Il percorso si attua per mezzo di un software di fatturazione elettronica.
2. Fondamentale è la firma digitale (certificata) di colui che genera il documento o del suo legale rappresentante così da poter assicurare provenienza e contenuto.
3. Una volta emessa, la fattura sarà inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Un passaggio obbligato a norma di legge per tutte i documenti da muovere verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
4. Terminate le verifiche tecniche automatiche, il Sistema di Interscambio si occupa del recapito della fattura alla Pubblica Amministrazione o al destinatario privato al quale fa riferimento.
Il Sistema di Interscambio è adibito quindi solo a mo di giuntura tra le parti in gioco e ha la funzione di appurare che la forma dell’atto ricevuto sia esatta e che gli elementi riportati siano integrali.
Come funziona l’iter di fatturazione elettronica
Entriamo nel merito dell’effettivo funzionamento della fatturazione elettronica. Non sono mancate domande nel corso del tempo circa l’intero procedimento. A porle per diversi mesi imprenditori, professionisti, addetti amministrativi…
Onde evitare un accumulo di fuorvianti elementi tecnici e tecnologici, proveremo a proporre con rapidità i dettagli essenziali da prendere in considerazione con attenzione:
- Stesura del documento
- Firma elettronica certificata
- Inoltro per mezzo del Sistema d’Interscambio
- Ricezione e rilevazione
- Archiviazione della fattura elettronica
Come redigere una fattura elettronica
Gli iter procedurali di fatturazione elettronica contano anche delle somiglianze tra le diverse tipologie in essere. Si pensi alle similitudini tra quelle che interessano privati per mezzo del Sistema di Interscambio e quelle verso la PA.
Considereando come criterio la comodità di compilazione, occorre prendere in considerazione il software di fatturazione o gestionale (se non se ne disponesse, i gestionali Danea Easyfatt o Fatture In Cloud).
Le modalità d’azione si presentano le medesime per entrambi. Innazitutto ci sarà la compilazione della fattura. Successivamente, abrogando ogni sorta di stampa e invio di file in Pdf, sarà generato il file fattura in XML FatturaPA. A questo punto sarà firmata digitalmente e spedita con un solo clic al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Vi sono anche delle importanti differenze da segnalare. Il riferimento va alla fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), fattura alla PA e verso consumatori (B2C).
Il Sistema di Interscambio, funzioni
Il Sistema di Interscambio si avvale di un duplice metodo, al variare della tipologia del fruitore, così da comprendere a chi vada recapitata la fattura elettronica:
• Gli uffici della PA sono riconosciuti con il Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che dovrà essere apposto necessariamente in fattura;
• Il CF sarà segno di riconoscimento dei consumatori, lo SdI rilascerà le fatture nel Cassetto Fiscale. Previsto il rilascio di una copia in formato cartaceo per chi ne avesse necessità;
• per i fruitori B2B (imprese, professionisti, ecc…) l’ipotesi di spedizione si presenta come duplice:
o Codice destinatario SdI. Una circostanza che si presenta quando il cliente può vantare il possesso di un codice di accreditamento SdI, il quale, appunto, servirà per inoltrare il documento;
o PEC (non usuale): il file XML avrà come suo contenuto l’indirizzo PEC del consumatore al quale SdI dovrà poi trasmettere la fattura.
Il momento della firma digitale della fattura elettronica e l’invio per mezzo del SdI
Siamo arrivati al momento fondamentale che segue la generazione della fattura elettronica (file XML). Essenziale sarà apporle la firma digitale per mezzo di una firma elettronica certificata. Solo così potrà essere trasmessa per mezzo del Sistema d’Interscambio al fruitore finale.
L’opzione più comoda sarebbe quella di delegare tutto a un gestionale di fatturazione (come Danea Easyfatt o Fatture in Cloud). In questo modo sarà semplificato l’invio al Sistema e l’amministrazione delle risposte e la valutazione di potenziali comunicazioni di errore.
Il programma si impegnerà nel:
• Applicazione della firma digitale (elettronica certificata). Senza dimenticare la segnatura temporale su ciascuna fattura.
• Invio della fattura al Sistema di Interscambio, monitorando in toto l’itinerario di certificazione e ammissione (o scarto) della stessa, e annotando con immediatezza possibili problematiche problemi o irregolarità.
• Invio in archiviazione sostitutiva del documento elettronico per un decennio.
Ricevere e registrare la fattura elettronica
Il SdI si presenta come una sorta di postino sui generis. Spetterà al medesimo Sistema far arrivare la fattura, solo dopo aver esaminato i necessari parametri tecnici. Al destinatario basterà solamente trasferire la fattura elettronica nel proprio software per archiviarla.
Alternative anche per coloro che ci tenessero a registrarla manualmente. Non si dovrà far altro che leggere il file con un apposito lettore. In questo modo si potrà effettuare la registrazione. Prevedibile, in ogni caso, che inizialmente le società facciano pervenire ai clienti anche una fattura “tradizionale”.