Lo smart working ha dei pro e dei contro. Se da una parte aumenta la produttività e le persone non devono più affrontare lunghe code in tangenziale per recarsi al posto di lavoro, in molti si sentono sopraffatti dal non avere più un ambiente strutturato in cui svolgere le proprie mansioni.
Ed è proprio qui che entra in scena il time management, una skill facilmente assimilabile tramite l’applicazione di alcuni metodi che favoriranno un ambiente di lavoro sano e produttivo.
In questo articolo, scopriremo come sfruttare le tecniche di time management per riprendere il controllo del proprio lavoro e lavorare meglio, non di più!
Lavoro da casa: fondamenti di time management
Il time management è una competenza trasversale fondamentale per qualsiasi tipo di lavoro, e permette di avere successo sia nella vita professionale che privata.
Quando gestiamo meglio il nostro tempo, diventiamo più produttivi ed efficienti, comprendendo di cosa abbiamo bisogno per portare a termine una determinata mansione e pianificando di conseguenza.
La gestione efficace del tempo scientificamente produce anche risultati qualitativamente migliori. Quando abbiamo difficoltà con questo aspetto della nostra vita, ci riduciamo all’ultimo e ci sentiamo sopraffatti dalla mole di lavoro.
Capire come sfruttare al meglio il tempo a nostra disposizione può aiutarci a vivere meglio ed è una lezione con un impatto enorme su ogni aspetto della nostra vita.
Lavoro da casa: conoscere il proprio modo di lavorare
Il modo di lavorare non è uguale per tutti, e non siamo fatti tutti con lo stesso stampino. Cercare di adattare il nostro metodo a quello di qualcuno a cui ci ispiriamo potrebbe non essere la situazione giusta.
Invece, dovremmo cercare di capire qual è il nostro specifico modello di produttività, a partire dal momento della giornata in cui siamo appunto più produttivi. Tramite una semplificazione, possiamo dire che ci sono due tipi di persone al mondo:
- I mattinieri, che non hanno problemi a svegliarsi presto e cominciare da subito la loro attività, magari tramite una morning routine.
- I nottambuli, i risentiti dalla sveglia: possono svegliarsi anche in tarda mattinata, perchè hanno la capacità di lavorare fino alle prime ore del mattino.
Tuttavia, capire quando lavorare non è l’unica chiave per essere produttivi, se non abbiamo un metodo. In questo caso, dovremo analizzare i nostri comportamenti ed agire di conseguenza.
Ad esempio alcune persone sono più efficenti per brevi periodi di tempo, e quindi si troveranno meglio ad utilizzare il metodo Pomodoro, mentre altri preferiscono finire le task più pesanti per prime in una maratona senza sosta.
In questo interessante video di Marco Lecchi possiamo imparare di più sul metodo Pomodoro e comprenderne le potenzialità:
Scoprire cosa ci rende produttivi può essere utilizzato a nostro vantaggio. Se notiamo di esserlo nelle prime ore del mattino, allora è bene svolgere le mansioni più pesanti e prioritarie proprio in queste ore.
Costruire la propria tabella di marcia attorno ai nostri modelli di produttività naturali renderà più semplice concentrarci e renderà più efficace il flusso lavorativo.
Lavoro da casa: organizzare il lavoro in maniera efficiente
Sempre più persone stanno adottando l’abitudine di creare una lista delle cose da fare come prima cosa al mattino. E non c’è niente di meglio che vederla completata a fine giornata.
Si tratta di un meccanismo psicologico con cui possiamo ingannare il nostro inconscio a rilasciare endorfine tutte le volte che apponiamo una crocetta su una task completata. Noteremo subito un senso di soddisfazione, e saremo incoraggiati a provarlo di nuovo.
Ogni giorno, è bene quindi prendersi un momento per stilare la propria lista delle cose fa fare: è fondamentale avere una visione dettagliata di ciascuna mansione, perchè inconsciamente stiamo già pianificando il tempo necessario a svolgerla.
Scrivere semplicemente cosa dobbiamo portare a termine durante la giornata però non è ancora abbastanza: dobbiamo mettere le task in ordine cronologico. É quindi bene concentrarsi prima sulle mansioni che hanno un impatto maggiore sul lavoro.
Mettere le task in ordine di importanza aiuta a prioritizzare ed evita il senso di sopraffazione a metà giornata.
Tuttavia cosa succede se non abbiamo ben chiaro quanto tempo impiegheremo a svolgere una determinata task? Ci troviamo a non poter pianificare al meglio il nostro tempo, perchè sottovalutiamo o sopravvalutiamo la mole di lavoro che deriva da determinate mansioni.
Potrebbe infatti essere difficile rimettersi in carreggiata quando una task che avevamo previsto completata in 30 minuti ci porta via metà giornata. Per evitare questo tipo di danno, è bene prendersi una settimana per cronometrare quanto tempo impieghiamo sulle task frequenti.
Due ottime app per cronometrare e registrare la durata di una task sono Toggl e Clockify, che ti permettono di avere una visione organica di tutte le mansioni ricorrenti e quante ore richiedono.
Può sembrare un lavoro inutile, ma è direttamente collegato alla tabella di marcia che creiamo in sede di stesura della lista delle cose da fare: ora sappiamo cosa fare, e quanto tempo ci metteremo nel complesso.
Lavoro da casa: fare pace con lo stress
Sul lavoro, un minimo di stress è inevitabile: si tratta comunque di una grossa parte della nostra vita, e quando non è possibile eliminarlo, bisogna almeno scenderci a patti.
Ignorare i segnali inviati dal nostro corpo può sembrare una power move all’inizio, ma porterà ad un calo significativo di produttività che si trasformerà, naturalmente, in altro stress. Per questo motivo è importante prendersi delle pause regolari.
Alle volte, tutto quello di cui abbiamo bisogno per rimetterci in carreggiata è un momento di tranquillità per decomprimere ed energizzarci nuovamente.
Che sia fare una passeggiata, guardare un episodio di una serie TV o prendere un caffè con un amico, è importante staccarsi regolarmente dal lavoro. Soprattutto, è importante saper dire di no e delegare le task che non ci appaiono prioritarie.
Dire di no al lavoro sembra sempre un rischio, e abbiamo paura di sembrare pigri o poco coinvolti, ma questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. Non tutte le mansioni richiedono un’attenzione immediata, e tantissime cose possono aspettare.
Nel caso in cui una mansione dovesse sembrarci di vitale importanza ed abbiamo la facoltà di farlo, dovremo imparare a delegare. Può sembrare semplice, ma per molti è più stressante perdere il controllo su una task che dover lavorare fino all’una di notte.
É importante quindi lavorare sulla fiducia e vedere il delegare come un’opportunità offerta ad un collega per crescere e sviluppare le sue competenze, fornendoti nel contempo il tempo libero di cui hai bisogno.
Un altro consiglio è quello di creare una propria routine e seguirla tutti i giorni: l’essere umano è una creatura abitudinaria. E come creatura abitudinaria odia anche le distrazioni.
Una distrazione non è solo rappresentata dall’occasionale messaggio su Facebook o la telefonata di un amico. A volte, possiamo anche essere distratti dal numero spropositato di mail di lavoro che incombe sulla nostra giornata lavorativa.
É possibile limitare il numero di e-mail tramite software come Boomerang, su cui è possibile impostare un periodo della giornata in cui sospendere lo scaricamento delle nuove mail, o mettendo in pausa le notifiche.
Infine, lo stress deriva spesso da un ambiente disordinato: può sembrare un’esagerazione, ma il disordine ci impedisce inconsciamente di concentrarci e contribuisce al nostro senso di sopraffazione.
É bene quindi prendersi un momento ogni mattina per riordinare la scrivania e comporla in maniera che trasmetta pulizia e organizzazione. Rimuovi tutto ciò che non è essenziale, e rimpiazzalo con un diffusore di oli essenziali ed una cassa portatile su cui ascoltare dell’ottima musica rilassante.
Lavoro da casa: collaborare davvero con gli altri
Se ti trovi a lavorare da casa ma rimani comunque all’interno di un team, una collaborazione sana rimane necessaria, specialmente in un periodo in cui incontrarsi vuol dire prendersi almeno 10 minuti per verificare che la connessione funzioni bene e che il microfono si senta.
Esistono tantissimi software di team management, come Trello, che però devono essere corroborati da un time management impeccabile. Un ambiente in cui il team può scambiare opinioni e informazioni è un toccasana per i momenti di maggiore pressione.
Oltre a Trello, consigliamo altri tre ottimi strumenti di project management:
- Asana, attraverso il quale è possibile creare progetti e assegnare mansioni ai colleghi, specificandone le scadenze. Asana risulta particolarmente indicato per la comunicazione tra colleghi.
- Jira, largamente utilizzato per l’IT, offre funzionalità specifiche per gli sviluppatori software, anche se oggi può essere utilizzato da qualsiasi azienda.
- Monday.com, software di pianificazione simile a Trello, che però offre funzioni anche per relazionarsi con i clienti se necessario.
Qui sarà possibile condividere le priorità settimanali e giornaliere con il team, monitorarne lo stato ed intervenire qualora ci fossero problemi senza dover sempre organizzare un confusionario status meeting.
A proposito di meeting, una buona idea è quella di organizzarli sempre allo stesso giorno e alla stessa ora, preferibilmente non a metà mattinata o pomeriggio per evitare l’interruzione del flusso di lavoro.
Lavoro da casa: imparare dai propri errori
Nessuno nasce perfetto, ed ogni errore compiuto è una lezione per il futuro. Il segreto sta nell’analizzare i successi e i fallimenti passati per comprendere cosa fare e cosa non fare.
Una volta completato un progetto o terminata la giornata di lavoro, quale preziosa lezione possiamo trarne? Magari abbiamo notato di essere più produttivi al mattino, e che il nostro sprint iniziale comincia a scemare dopo pranzo.
Documentare i processi che portano ad una giornata di lavoro perfetta o disastrosa ci aiuta a creare il nostro metodo personale, su misura per noi. Il time management è una qualità inestimabile, che va sviluppata con il tempo.