Sul web, per fortuna, possiamo trovare moltissimi strumenti che ci permettono di emettere le fatture elettroniche in modo facile e veloce. Alcuni di questi software provvedono anche a fornire servizi extra e aggiuntivi rispetto alla sola funzione di emissione. Fanno parte di questi, tra gli altri, FattureinCloud, Aruba, SDiPEC e anche FAttura24.
Addirittura, il sito web dell’Agenzia delle Entrate utilizza un proprio software allo scopo di aiutare e supportare il cittadino nell’invio delle fatture al Sistema d’Interscambio. Attraverso il sito infatti, viene certificata la correttezza dei dati.
Come già detto, l’obbligo di fatturazione elettronica è esteso anche alle partite IVA in regime forfettario verso tutta la Pubblica Amministrazione, nonché fra B2B e B2C. È diventato quindi indispensabile utilizzare software e applicazioni che ci accompagnino in questo processo di rinnovamento tecnologico.
Hai dubbi su come emettere la fattura elettronica? A volte può risultare complicato utilizzare i software trasmettere e gestire le fatture digitalmente. Potrebbe capitare che inviando una fattura elettronica siano notificati degli errori, ed è una cosa che potrebbe capitare.
Commettere questi sbagli ci farà perdere tempo prezioso, peggio ancora se ci fanno incorrere in sanzioni che avremmo potuto facilmente evitare.
Ma quai sono gli sbagli più comuni che vengono fatti nell’emissione della fattura elettronica? Di seguito troverai una lista dei tre errori più comuni che non devi commettere nell’emettere la fattura elettronica.
Errori formali come l’errata numerazione della fattura, infatti, possono dare seguito a codici numerici sul sito dell’Agenzia delle Entrate che specificano di cosa tratta l’errore e perché appare.
Le sviste possono essere varie e questi codici errore per la fattura elettronica permettono di riconoscere gli sbagli che ci capiterà di fare durante l’invio della fattura al Sistema d’Interscambio. Vediamo dunque quali sono gli errori più comuni durante l’emissione della fattura elettronica e come risolverli.
Errori nella fattura elettronica: quando una fattura è considerata emessa
Una fattura viene considerata emessa quando il file XML (Linguaggio di Marcatura Estendibile) viene inviato al Sistema d’Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
Al termine di quest’operazione potrai visualizzare uno dei seguenti esiti del processo d’invio della fattura sul tuo profilo:
- Consegnata: il processo di emissione di fattura elettronica si è concluso correttamente. Ciò significa che la fattura è stata recapitata al destinatario e dunque, in questo caso, la denominazione del ricevente è detta cessionario.
- Mancata consegna: in questo caso, invece, il cedente (chi emette la fattura) non è riuscito a consegnare il file alla Pubblica Amministrazione o all’impresa destinataria. Durante l’iter di fatturazione elettronica può succedere a volte che lo stesso Sistema d’Interscambio non riesca a consegnare la fattura al destinatario, nonostante l’abbia effettivamente validata. Viene così contrassegnato con lo stato di mancata consegna (MC).
In questo video di PartitaIva24 puoi confrontarti e comprendere meglio come funziona la notifica di ricezione nella fatturazione elettronica.
Errori nella fatturazione elettronica: la Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura
Un’altra possibilità è che la Pubblica Amministrazione rifiuti una fattura elettronica già approvata dal Sistema d’Interscambio. In queste circostanze è possibile che la fattura elettronica venga rifiutata in due modi:
Con “Notifica di esito negativa”:
L’avviso arriverà direttamente al software di fatturazione che hai utilizzato per l’emissione, in modo simile a quello delle notifiche di scarto. Per risolvere l’errore, in questo caso sarà necessario correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI, con la stessa data e numero della precedente.
Con un rifiuto dopo l’accettazione o la decorrenza dei termini:
La Pubblica Amministrazione decide di rifiutare la fattura, o dopo averla già accettata (magari per errore), oppure nei 15 giorni successivi alla ricezione della fattura.
In questi casi, la PA ti contatterà direttamente (via telefono, mail, PEC o notifiche) per chiederti d’inoltrare una nota di credito e una nuova fattura elettronica.
Il modo più semplice e veloce per risolvere il problema è quello di emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata. Dopodiché sarà necessario trasmettere una nuova fattura elettronica al Sistema d’Interscambio seguendo le istruzioni fornite dall’Amministrazione.
Errori formali nella fattura elettronica: lo stato di Mancata Consegna
Nel caso di Mancata Consegna, non farti prendere dal panico: la tua fattura non è andata persa e quello che dovrai fare è semplicemente andare a recuperarla dal sistema.
Questo contrassegno, però, è possibile che appaia solo nel caso in cui il canale di emissione della fattura elettronica dal Cessionario sia quello diretto.
Cosa significa la notifica dello stato di mancata consegna e come puoi risolvere questo problema? Lo stato di mancata consegna appare in automatico se la fattura viene emessa utilizzando la PEC (Posta Elettronica Certificata).
Può accadere in questo caso che ci siano problemi con l’indirizzo PEC (ad esempio potresti aver inserito l’indirizzo email in modo scorretto) o potrebbe verificarsi che il processo non si chiuda correttamente e che la fattura elettronica venga depositata nell’Area Fatture e Corrispettivi del sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.
In breve, questo errore formale nell’emissione della fattura elettronica può accadere nei casi in cui:
- il codice destinatario o la PEC non siano inseriti in fattura;
- il codice destinatario o la PEC inseriti in fattura non siano corretti.
Questo, in realtà, è di fatto lo stato che avranno tutte le fatture i cui cessionari siano cittadini privati.
Se sei un venditore, nel caso in cui la fattura sia contrassegnata “MC”, avrai comunque ottemperato ai tuoi obblighi di Legge.
Errori formali nella fatturazione elettronica: errore SdI
Questo tipo di errore si presenta quando il processo non si è concluso correttamente e il documento generato è stato rifiutato dall’Agenzia delle Entrate.
Come puoi risolvere l’errore SdI nel caso la tua fattura elettronica non sia stata emessa correttamente? Il cedente (chi emette la fattura elettronica) deve, in questo caso, provvedere a comprendere quale sia l’errore che si presenta ed, eventualmente, risolverlo. È importante che ti ricordi di una cosa: se incappi in un ”Errore SdI” il documento in questione non risulta né emesso né accettato.
Nel caso ti capiti d’incontrare quest’errore ricordati che hai cinque giorni per correggere gli eventuali errori segnalati nella ricevuta. Fatto questo dovrai poi inviarla di nuovo al Sistema d’Interscambio con lo stesso numero e stessa data del precedente documento fiscale (quello che non era stato accettato).
L’errore SdI, infatti, è sempre corredato e seguito da uno o più Codici Errore classificati in ordine numerico che hanno lo scopo di esplicitare, anche in questo caso, il motivo del rifiuto della fattura elettronica.
Errori formali nella fatturazione elettronica: nomenclatura e unicità del file XML
Un altro errore formale molto comune che potresti commettere accidentalmente durante la gestione contabile della tua partita IVA potrebbe proprio essere la dimensione del file XLM della fattura elettronica.
Anche se sei in regime forfettario, le dimensioni della fattura non dovrebbero mai superare alcuni parametri determinati che sono imposti dal Sistema d’Interscambio.
A titolo di esempio: se la fattura viene trasmessa tramite indirizzo email PEC, il file non deve superare i 5 megabyte. Dunque, in questo caso, se il file XML della fattura elettronica supera i limiti d’impostazione previsti, la ricevuta ci segnalerà:
“codice di errore formale 00003, le dimensioni del file superano quelle ammesse”.
Per risolvere questo problema dovrai necessariamente modificare il file o, in alternativa, comprimerlo il più possibile nelle dimensioni con l’utilizzo di alcuni programmi. Questi programmi sono reperibili anche online e senza bisogno d’installarli sul tuo computer. Ad esempio puoi avvalerti di Compress o altri software simili che potrai trovare in rete.
Puoi anche anticipare questo problema e verificare preventivamente le dimensioni del file: cliccando con il tasto destro del tuo mouse su “proprietà” e andando alla voce “dimensioni” potrai vedere se il tuo documento fiscale supera i 5 megabyte imposti come limite per l’invio della fattura elettronica.