In alcuni articoli abbiamo potuto studiare quali sono i migliori strumenti sul mercato per emettere una fattura elettronica in Italia con più serenità in base alle tue esigenze, che tu sia un imprenditore, un commercialista o un libero professionista.
Se però, ad esempio, hai appena aperto la tua partita IVA o sei in regime forfettario, oppure hai ancora qualche perplessità su come funziona la fatturazione fiscale… Non ti preoccupare, questo articolo servirà proprio per fare chiarezza. Facciamo dunque un passo indietro per capire come funziona la fattura elettronica.
“Forfettari, non preoccupatevi, la fatturazione elettronica è semplice” Intervista a Daniele Ratti, CEO FattureinCloud; BusinessWeekly.
Nel video qui sotto, Giampiero Teresi esperto specializzato nella partita IVA in regime forfettario, ci spiega in modo facile e veloce come emettere una fattura elettronica.
Cos’è una fattura
La fattura è un documento fiscale obbligatorio che, nell’ambito del diritto commerciale, certifica e attesta l’avvenuta compravendita di un bene o servizio. Al suo interno possiamo trovare la lista di tutti i beni o servizi acquistati, completi dei relativi prezzi e quantità.
Per legge questo documento è uno strumento lavorativo necessario e obbligatorio per tutti i titolari di partita IVA, comprese quelle a regime forfettario.
Con il termine fatturazione si intende dunque l’atto d’emissione della fattura, anche se le azioni richieste non sono solo quelle relative all’azione di pura emissione.
Più semplicemente: la fattura è un documento che attesta l’avvenuta compravendita e serve a esplicitare alcuni dati relativi alla cessione, come il costo o la quantità venduta.
Ma chi la emette e chi ha l’obbligo di fare la fattura? La fattura fiscale viene emessa da colui che eroga una prestazione di servizio o vende un bene.
Per avere una corretta emissione, deve contenere alcuni dati ed elementi obbligatori, nel caso siano tutti siano presenti è considerata valida. Inoltre deve essere emessa in duplice copia, di cui una spedita al cliente.
Il professionista dovrà conservare la copia in proprio possesso per almeno dieci anni dal momento un cui viene stampata o inoltrata all’’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema d’Interscambio (SdI), di cui vi parleremo di seguito.
Nel momento in cui il venditore emette la fattura, di fatto, il compratore viene invitato al pagamento e quindi al saldo della stessa attraverso la riscossione del prezzo in valore monetario. Serve pertanto a comprovare l’avvenuta cessione del bene o della prestazione del servizio.
Fattura elettronica Vs fattura cartacea: pro e contro
La prima differenza in assoluto rispetto al passato, come si può percepire anche dal nome, è la digitalizzazione del documento.
Mentre fino a poco tempo fa tutte le fatture venivano emesse in modalità cartacea, la fattura elettronica si avvale di sistemi informatici, server e software specifici per la sua corretta compilazione e per il salvataggio della stessa.
La fatturazione elettronica si distingue così da quella cartacea perché permette d’inviare e ricevere fatture senza dover stampare su carta. Così facendo azzera completamente i costi di stampa, l’eventuale spedizione, senza contare i costi di marca da bollo e dello spazio fisico in cui si devono immagazzinare e conservare le fatture cartacee.
Rispetto alla fattura tradizionale è pertanto solamente necessario essere muniti di un PC, smartphone o tablet connesso alla rete internet e utilizzare software e app specificatamente collegati al Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Fatturazione elettronica: concetti chiave per una corretta emissione
Per emettere correttamente una fattura e trasmetterla al SdI bisogna rispettare alcuni parametri, come il coretto inserimenti di tutti i dati. Come quanto stabilito dal D.L. Crescita n 34/2019, va specificato in primis che la fattura elettronica deve essere trasmessa al SdI entro 12 giorni dopo l’effettuazione dell’operazione (ovvero dopo la compravendita) a cui il documento stesso si riferisce.
Tutte le fatture hanno un numero progressivo che le identifica. Questo numero è fondamentale per non imbattere in errori e ottenere così una fattura univoca e verificabile oggettivamente. Questa numerazione ha due tipologie di possibili:
- Numerazione Progressiva caso uno: il soggetto passivo d’IVA non azzera il numero della fattura all’inizio dell’anno seguente e prosegue con la numerazione iniziando dal primo gennaio 2022 con il numero x+1, rispetto all’ultimo numero x del 2020 e proseguendo progressivamente la numerazione.
- Numerazione Progressiva caso due: il contribuente mantiene il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l’identificazione univoca della fattura è compatibile con quanto sancito dall’articolo 21 Dpr 633/1972.
Una volta scelta la tipologia di numerazione, è necessario indicare con esattezza altri dati, come:
- La data di emissione della fattura. All’interno del documento, deve essere presente la sezione che riguarda la denominazione delle parti contraenti e i dati del rappresentante fiscale.
- È altresì necessario riportare Il proprio numero di partita IVA e le indicazioni inerenti ai beni o servizi compravenduti, inserendo: natura, qualità e quantità, oppure i dati relativi al servizio prestato.
Nella sezione dedicata alla base imponibile, dovrete indicare il valore del bene ceduto o della prestazione di servizio, inserendo pertanto il corrispettivo con il termine e il valore monetario. Va inserita anche l’aliquota e l’ammontare dell’IVA o gli eventuali tipi di esenzione, arrotondando il tutto al centesimo.
Come funziona la fattura elettronica: guida veloce
Per emettere la fattura elettronica nel 2022 in modo semplice e veloce, dovrai collegarti al sito dell’Agenzia dell’Entrate effettuando il login con il vostro account oppure utilizzando applicazioni certificate dal Sistema d’Interscambio nazionale, come ad esempio FattureinCloud o Aruba.
Una volta effettuato l’accesso con uno di questi strumenti che permettono di certificare la fattura tramite il Sistema d’Interscambio, dovrete assicurarvi d’inserire obbligatoriamente i seguenti dati:
- L’intestazione della propria ditta, riportando precisamente: via, numero civico, telefono, fax, codice di avviamento postale (CAP), città, provincia, numero di partita IVA;
- Inserire il cognome e il nome del cliente o della sua ditta, riportando in modo preciso e assicurandosi di non commettere errori di battitura: via, numero civico, codice di avviamento postale, città e il suo numero di partita IVA o, in alternativa, il Codice Fiscale;
- Per ogni prodotto venduto è obbligatorio riportare: codice e descrizione dell’articolo, quantità vendute, prezzo unitario senza IVA, prodotto tra quantità e prezzo unitario senza IVA, aliquota IVA;
- Durante l’inserimento dei prezzi, devi anche ricordarti di sommare in modo separato tutte le imposte e gli imponibili della merce venduta. Ti ritroverai dunque a sommare l’imponibile totale all’imposta totale per ottenere il totale della fattura, in modo da evidenziare in modo chiaro tutti i costi presenti nella fattura.
- Se trattasi di prodotti fisici, bisognerà indicare il numero dei colli, la causale del trasporto, le modalità del trasporto, l’aspetto esteriore dei beni e le modalità di pagamento.
La fatturazione elettronica: quando farla e per chi è obbligatoria
Chi ha l’obbligo di emettere la fattura elettronica e in quali casi è necessario farlo?
Vediamo di seguito quali sono i soggetti che hanno l’obbligo di fatturazione elettronica e chi invece ne è esente. Dal 2022, l’obbligo di fatturazione elettronica è imposto alle seguenti categorie:
- Tutti i proprietari di partita IVA, imprese e lavoratori autonomi, anche in regime forfettario, che effettuano vendite verso operatori economici (business to business, B2B) e anche verso privati (Business to client, B2C).
- Operazioni e pagamenti verso la Pubblica Amministrazione.
Va assolutamente specificato che le categorie appena elencate, devono obbligatoriamente emettere la fattura in modalità elettronica.
Sono invece esenti da tale obbligo:
- Medici e tutti i soggetti che operano nel settore sanitario, continuando ad applicare le stesse regole; questo perché i dati sanitari non possono essere inseriti nei documenti fiscali che passano dal Sistema d’Interscambio.
- Soggetti o enti non residenti fiscalmente sul territorio italiano.
- Associazioni che hanno optato per l’applicazione del regime forfetario di cui alla legge n. 398/1991.
Guida alla fatturazione elettronica: un riassunto veloce
Ricapitolando, ricordiamo che è obbligatorio emettere la fattura elettronica entro 12 giorni dalla vendita del bene o dalla prestazione del servizio, che vige l’obbligo di conservazione di 10 anni e che, per considerarsi valida, una fattura deve contenere i seguenti dati sia del cliente che della persona giuridica:
- Indirizzo, completo di via e numero civico;
- Numero univoco di partita IVA;
- Nome e cognome della persona fisica.
I dati soprastanti vanno inseriti obbligatoriamente anche per l’acquirente, e, nella fattura, bisognerà specificare anche:
- Il nome della ditta;
- La data di emissione;
- Il numero progressivo della fattura;
- Le condizioni generali di vendita: come ad esempio la tipologia di consegna utilizzata, l’imballaggio e modalità di pagamento (facoltativo).
La parte tabellare, la fattura deve invece contenere:
- Quantità e descrizione delle merci rivendute;
- Il prezzo unitario e l’importo complessivo della merce;
- La base imponibile su cui calcolare l’IVA, l’aliquota IVA e il costo totale della fattura;
- Gli sconti concessi al compratore e le spese accessorie relative.