Piano ferie, quanto tempo prima bisogna muoversi per organizzarlo e programmare le ferie per i dipendenti? Scopriamolo insieme.
Organizzare con anticipo le ferie è fondamentale, non solo per permettere ai dipendenti di recuperare le energie fisiche e psicologiche con un periodo di riposo, ma anche per consentire alle aziende di non rallentare la propria attività.
Senza una buona pianificazione, infatti, si rischia che gran parte del team finisca per mancare nello stesso momento oppure di creare squilibri e problemi interni al personale. Inoltre, la mancata programmazione delle ferie può far incorrere il datore di lavoro in sanzioni amministrative.
Ma cos’è un piano ferie, quando è il momento giusto per realizzarlo ed entro quanto tempo va comunicato? Inoltre, quali sono gli strumenti che aiutano a crearne uno efficiente?
Cos’è il piano ferie e tutti i vantaggi
Il piano ferie è un documento molto importante per qualsiasi tipo di azienda, che si tratti di una grande realtà o di una PMI.
Organizzando e pianificando le ferie dei dipendenti c’è la possibilità sia di garantire a questi ultimi i periodi di ferie che spettano loro per legge (anche in base a quanto stabilito dal CCNL) sia di non trovarsi nella spiacevole situazione di un rallentamento della produzione e di tutte le attività indispensabili dell’azienda stessa.
La gestione delle ferie viene stabilita dal datore di lavoro, ma quest’ultimo deve sempre tenere conto dell’efficienza aziendale e delle specifiche esigenze di ciascun dipendente.
In linea di massima, il piano ferie comporta diversi vantaggi:
- permette di mantenere alta l’efficienza aziendale, assicurando la presenza del personale in ogni periodo dell’anno
- consente di evitare tensioni e squilibri, perché tiene conto delle richieste e del diritto dei lavoratori di prendere una pausa e riposarsi
- evita al datore di lavoro di incorrere in sanzioni previste in caso di inosservanza delle leggi sulla fruizione delle ferie
Piano ferie quanto tempo prima realizzarlo e quali sono le scadenze
Non esiste una scadenza precisa per la realizzazione del piano ferie da parte del datore di lavoro. In genere, comunque, è il lavoratore a presentare richiesta scritta, ma l’ultima parola è lasciata sempre al datore di lavoro.
Di norma, la strategia migliore è cominciare a occuparsi del piano per la gestione delle ferie con largo anticipo.
Molte aziende, per esempio, predispongono due piani ferie: un piano ferie estivo e un piano ferie invernali, entrambi da realizzare anche 6 mesi prima dell’arrivo del periodo di riferimento stesso.
In questo modo, i dipendenti hanno la possibilità di pianificare al meglio le proprie ferie, evitando al datore di lavoro problemi di organizzazione aziendale e legali.
Come si realizza il piano ferie
Il datore di lavoro ha la responsabilità di stabilire le modalità in cui gestire la pianificazione delle ferie.
In molte aziende, ciò consiste nella redazione di un modulo che il dipendente è tenuto a compilare e a consegnare al datore di lavoro per l’approvazione.
Nel modulo, in sostanza, vengono indicati i periodi utili entro i quali è possibile per i dipendenti assentarsi, stabiliti dal datore di lavoro in relazione alle esigenze di produzione. I dipendenti, poi, possono mostrare la propria preferenza e indicare il periodo scelto.
Tuttavia, la realizzazione del piano ferie non è sempre semplice. Bisogna considerare, infatti, che per ciascun dipende è necessario effettuare il calcolo delle ferie maturate e di quelle non godute.
Tutto questo porta alla ricerca di strumenti che possano facilitare la realizzazione del documento di pianificazione delle ferie che, se redatto a mano, chiaramente potrebbe presentare diversi problemi.
Strumenti utili per realizzare il piano ferie
Oggi come oggi, la realizzazione del piano ferie passa per strumenti informatici capaci di facilitare il lavoro di organizzazione e di calcolo.
Per questi motivi, molto spesso le aziende optano per l’utilizzo di strumenti come Excel per la realizzazione della programmazione ferie. In effetti, il programma permette di inserire i dati necessari nelle rispettive caselle e, dopodiché, effettua in automatico i calcoli utili (previo inserimento delle formule).
Inoltre, una volta realizzato il modello di piano ferie, questo potrà essere riutilizzato per ogni successiva pianificazione, avendo semplicemente cura di cambiare i dati.
Excel non è l’unico strumento che le aziende utilizzano per organizzare e gestire le ferie del personale. Oggi sono sempre più diffusi specifici software di gestione che nascono proprio con l’obiettivo di facilitare lavori di questo tipo.
Soprattutto, i software danno la possibilità di condividere il documento con il team riducendo i tempi e facilitando il dialogo tra i vari attori coinvolti, dal proprio consulente del lavoro ai dipendenti.
Strumenti di questo tipo possono rappresentare un valido aiuto non solo in grandi realtà in cui la produzione e la mole di dipendenti è alta, ma anche per piccole e medie imprese che vogliono ridurre al minimo gli errori di calcolo.
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